Collaboration ist kein Selbstläufer
In immer mehr Unternehmen kommen Tools für Social Collaboration zum Einsatz. Eine Studie zeigt aber, dass der Erfolg stark davon abhängt, ob die Mitarbeiter im Vorfeld professionell geschult wurden.
Wer auf Collaboration-Tools wie Slack oder Microsoft Teams setzt, sollte sich klarmachen, dass die erfolgreiche Einführung stark von der Schulungsqualität abhängt.
Tools für Social Collaboration fassen in deutschen Unternehmen immer besser Fuß. Gemeinsam mit der Technischen Universität Darmstadt haben die Berater von Campana & Schott zum wiederholten Mal eine Studie erhoben, um in einem identischen Teilnehmerfeld den Reifegrad der Betriebe in Sachen Collaboration zu ermitteln. Auf einer Skala von eins bis sieben kletterte der Durchschnittswert von 3,96 im Vorjahr auf jetzt 4,23. Demnach verlassen sich Nutzer weniger auf E-Mail, Telefon und Meetings und greifen nun zu Collaboration-Lösungen.
Durch den intensiven Einsatz von Tools wie Microsoft Teams oder Slack verbessert sich die Arbeitseffizienz laut Studie um bis zu 50 Prozent. Im vergangenen Jahr lag dieser Effekt noch bei 30 Prozent. Knapp die Hälfte der Befragten nimmt zudem eine engere Zusammenarbeit über Projektgruppen und Abteilungen hinweg wahr. „Das bedeutet, neue Formen der Zusammenarbeit werden durch CollaborationTools unterstützt – oder sogar erst ermöglicht“, bilanziert Eric Schott, CEO von Campana & Schott.
Der Studie zufolge spielen für nur ein Viertel der Befragten Social-Collaboration-Tools noch immer keine Rolle. Knapp 60 Prozent befinden sich noch in der Implementierungs- oder Planungsphase, 16,8 Prozent haben die Einführung überwiegend abgeschlossen. Moderne digitale Technologien zur Zusammenarbeit werden somit in naher Zukunft ein selbstverständlicher Teil des Arbeitsplatzes sein.
Der Weg dorthin kann aber durchaus steinig sein. Zwei Drittel der Befragten sind nicht damit zufrieden, wie diese Tools bislang in ihrem
Unternehmen eingeführt wurden. Die Gründe dafür sind insbesondere eine mangelnde Berücksichtigung der Bedürfnisse einzelner Mitarbeiter und zu wenig Zeit, um sich mit den Tools zu beschäftigen. Die Studie zeigt also, dass sich viele Mitarbeiter bei der Einführung schlecht betreut fühlen.
Damit Collaboration-Software erfolgreich eingeführt wird, bedarf es laut Untersuchung umfassender Maßnahmen. Wird alles richtig gemacht, nutzen die Befragten die Tools häufiger und sind effizienter in der Bearbeitung von Aufgaben und dem Aufbau von Wissen. Zudem haben sie weniger Angst davor, Fehler zu machen. „Die beste Anwendung hilft nicht, wenn die Mitarbeiter sie nicht effizient einsetzen oder sogar heimlich ablehnen“, meint Schott.
KI-Anwendungen mit hohem Potenzial
Künftig wird die Integration von künstlicher Intelligenz (KI) in Social-Collaboration-Werkzeugen eine wichtige Rolle spielen. ChatbotFunktionen unterstützen Mitarbeiter oder dienen als integrierte Hilfe bei der Suche nach Informationen und dem richtigen Experten, lautet eine der Umfrageschlussfolgerungen. Tatsächlich erwarten viele Mitarbeiter, dass damit die Arbeit effizienter und hochwertiger wird (jeweils über 40 Prozent). Weil KI im Arbeitsalltag ankommt, sehen die Befragten weder ihren Arbeitsplatz noch das Geschäftsmodell ihrer Firma in Gefahr. Offensichtlich haben sich die Menschen bereits mit Amazon Alexa, Microsoft Cortana oder dem Google Assistant beschäftigt und ihre Meinung gebildet. 41,6 Prozent der Befragten finden das Gespräch mit einer Maschine ähnlich gut oder besser als mit einem Menschen.