Warum der Fachkräftemangel die Projektarbeit ausbremst

War es früher noch eine Auszeichnung, wenn jemand in ein Projekt berufen wurde oder sogar die Projektleitung anvertraut bekam, so ist Begeisterung heute kaum noch spürbar. Der Grund: Zu viel Arbeit wird auf zu wenige Mitarbeiter verteilt, was die Belastung der Betroffenen massiv erhöht.

Laut einer Studie des Baseler Forschungsinstituts Prognos wird sich der Fachkräftemangel weiter verstärken. Die Auguren erwarten, dass in Deutschland bis zum Jahr 2030 drei Millionen Fachkräfte fehlen werden. Dabei zeigt eine Untersuchung von Robert Walters, dass schon heute 41 Prozent der Mitarbeiter überlastet sind oder Schwierigkeiten haben, Termine und Fristen einzuhalten sowie Kundenerwartungen zu erfüllen.

Für die Projektarbeit hat das spürbare Konsequenzen, denn unabhängig von diesen ungünstigen Rahmenbedingungen nimmt das Arbeiten in Projektstrukturen weiter zu. Kann das auf Dauer gut gehen? Nicht, wenn die Unternehmen so weitermachen wie bisher.

Es ist eine Tatsache, dass die globalen Anforderungen der Wirtschaft den Unternehmen viel Agilität abverlangen. Folglich versuchen die Betriebe, möglichst flexibel und schnell auf Marktveränderungen zu reagieren, und setzen deshalb auf Projektstrukturen und innovative Methoden, von denen sie sich Flexibilität versprechen. Was in der Theorie gut klingt, scheitert im Arbeitsalltag oft an der praktischen Umsetzung. Warum? Weil der Personalmangel in diesen Überlegungen oft ausgeblendet oder sogar ignoriert wird.

Jeder weiß, dass die Mitarbeit in einem Projekt nicht einfach nur eine zusätzliche Aufgabe ist, die erledigt werden muss. Wer mit der Leitung eines Projekts betraut wird, muss neben seinem Fachwissen auch noch Führungskompetenz, Erfahrung und jede Menge Zeit mitbringen. Weil aber der Faktor Zeit immer knapper bemessen ist, werden viele Projekte nicht mehr erfolgreich abgeschlossen. Zwar gibt es zahlreiche Plattformen und Lösungen, die das Planen, Umsetzen und Kontrollieren der Vorhaben erleichtern. Diese sind aber auch nur so gut wie die Daten, mit denen sie von den Projektmitarbeitern „gefüttert“werden.

Fakt ist: Alle müssen umdenken. Im Gesamtkontext des Projekt-Managements ist der Faktor Mensch die begrenzende Komponente. Wird er dauerhaft überlastet, hat er keine Chance, erfolgreich zu sein.

Weniger Routinearbeit schafft Entlastung

Unternehmensleitungen müssen ungeachtet von externem Druck dafür sorgen, dass ihre Mitarbeiter durchatmen können. Hier können digitale Lösungen helfen, denn sie bieten Möglichkeiten, wiederkehrende Tätigkeiten und Routineaufgaben zu automatisieren.

Digital erfasste Informationen zu erfolgreichen Projekten, gekoppelt mit Geschäftsdaten, schaffen außerdem eine unbestechliche Grundlage, um die eigenen Vorhaben und Geschäftstätigkeiten zu priorisieren. Es geht darum, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und die Belastung durch das Bearbeiten weniger gewinnträchtiger Geschäftsfelder zu reduzieren.

Ballast abzuwerfen schafft Freiraum, sorgt für Entlastung und erhöht die Chance, dass die Mitarbeiter ihre Aufgaben erfolgreich bewältigen können – sowohl in den Projektteams als auch in ihren klassischen Arbeitsbereichen in den Fachabteilungen.