Collaboration-Tools – die wichtigsten Videokonferenz-Systeme
Videokonferenz-Systeme helfen nicht nur in Krisenzeiten. Mit den Tools könnten Anwenderunternehmen ihre Produktivität steigern und Kosten senken, versprechen die Anbieter.
Wir stellen Ihnen die wichtigsten Lösungen für Face-to-Face-Meetings im virtuellen Raum vor.
Videokonferenz-Systeme und andere Collaboration-Tools stehen wegen der Coronavirus-Pandemie aktuell hoch im Kurs. Doch nicht nur in Krisenzeiten sind Werkzeuge für Remote-Meetings wertvoll für Unternehmen: Sie verbessern Produktivität sowie Effizienz und sorgen für sinkende (Reise-)Kosten. Wie die Praxis zeigt, genügt häufig ein Notebook oder Desktop-PC mit Webcam für ein Meeting mit einzelnen Mitgliedern oder dem gesamten Team – unabhängig davon, wo diese sich physisch befinden. Wir stellen Ihnen einige der wichtigsten Plattformen sowie deren Leistungsumfang vor.
Zoom Meetings: Freemium-Collaboration
Zoom positioniert sich nach seinem erfolgreichen Börsengang 2019 als einer der führenden Anbieter für Videokonferenzen. Schlüssel zum Erfolg sind dabei die einfache Nutzung und ein attraktives Freemium-Angebot. So können Nutzer bereits mit der kostenlosen Basic-Version eine unbegrenzte Anzahl von Videokonferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern abhalten – allerdings nur maximal 40 Minuten lang. One-on-one-Meetings sind unbegrenzt lang möglich.
Zu den Features zählen HD-Sprach- und Videowiedergabe, Sprecheransicht, lokale Aufzeichnung, Vollbildansicht, Teilnahme via Telefon sowie Collaboration-Features wie Breakout-Räume, privater oder Gruppen-Chat, Bildschirmfreigabe und Whiteboarding. Jeder kann sich mit dem entsprechenden Link einwählen oder an Zoom-Meetings teilnehmen.
Bei der Pro-Version für 13,99 Euro pro Monat und Moderator kommen zu den Basisfunktionen noch Dinge wie eine unbegrenzte MeetingDauer (24 Stunden) mit bis zu 100 Teilnehmern,
eine individuelle persönliche Meeting-ID, Admin-Verwaltung, Reporting und Mitschnitt sowie Speicherung in der Cloud (1 GB) hinzu.
Außerdem hat man über eine REST-API Zugang zu einem Marktplatz für Add-ons, hierbei handelt es sich um nützliche Integrationen in alle möglichen Anwendungen, einschließlich Slack oder Microsoft Teams. Die Abo-Pläne Business und Enterprise (jeweils 18,99 Euro pro Monat und Moderator) unterscheiden sich primär durch die Anzahl der Hosts und der möglichen Teilnehmer (300 beziehungsweise 500) sowie die Support-Leistungen. In allen drei Plänen kann man außerdem bis zu 1.000 Teilnehmer monatsweise dazu buchen.
Microsoft Teams: Video-Chats mit Office 365
Der Nachfolger von Lync und Skype for Business ist kein alleinstehendes Produkt, sondern ein Teil der Microsofts Office 365 Suite. Allerdings kann sich jeder mit einem MicrosoftKonto für die kostenlose Version von Teams anmelden. Teams Free eignet sich mit bis zu 300 Mitgliedern für kleine Unternehmen und unterstützt immerhin Gastzugang sowie Einzel- und Gruppen-Videotelefonate, Bildschirmfreigabe und Dokumenteneinfärbung bei Online-Office-Anwendungen.
Allerdings ist der Speicherplatz für gemeinsam genutzte Dateien auf 2 GB pro Benutzer und 10 GB pro Team beschränkt. Es gibt auch keine Unterstützung für geplante Besprechungen, Telefonanrufe oder Audiokonferenzen und keinen Zugang zu Management-Tools für die Verwaltung von Benutzern, Anwendungen und die Erstellung von Nutzungsstatistiken.
Richtig Sinn macht Microsoft Teams als Videokonferenzlösung daher erst in Verbindung mit den Business- oder EnterpriseVersionen von Office 365. Hier können Team-Mitglieder eine unbegrenzte Anzahl von Videokonferenzen in HD-Auflösung mit bis zu 250 Teilnehmern abhalten, Dateien gemeinsam nutzen (bis zu 1 TB pro Benutzer), Besprechungen direkt von Outlook aus planen, Sitzungen aufzeichnen und mit den DesktopOffice-Programmen und SharePoint online an Dokumenten zusammenarbeiten. Den Administratoren steht wiederum eine ganze Reihe an Verwaltungs-, Sicherheits- und Compliance-Tools zur Verfügung.
Um angesichts der aktuellen CoronavirusKrise die Arbeit von zuhause aus zu fördern, können Unternehmen die Premium-Version sechs Monate lang kostenlos testen. Außerdem kündigte Microsoft an, dass Nutzer der Gratisversion ab sofort auch Besprechungen planen können.
Google Hangouts Meet: G-Suite-Videokonferenzen
Die Positionierung von Google Hangouts
Meet ist vergleichbar mit der von Microsoft Teams, wobei hier keine kostenlose Version angeboten wird. Die Lösung ist fest integriert in Googles Office-Produkt G Suite. Für rund fünf Euro pro Monat können Anwender hier in der Basic-Version nicht nur Google Mail, Docs, Tabellen und Co. nutzen, sondern auch Webbasierende Video- und Telefonkonferenzen durchführen. Für die Kommunikation im Team ist außerdem Hangouts Chat enthalten. Wie die meisten Google-Dienste ist Hangouts Meet für den Chrome-Browser konzipiert, allerdings wird auch der Internet Explorer 11 begrenzt unterstützt. Außerdem sind mobile Anwendungen für Android und iOS verfügbar.
Während die Basisversion bei Videokonferenzen bis zu 100 Teilnehmer zulässt, steigt die maximale Zahl mit den Versionen Business und Enterprise auf 150 beziehungsweise 250 Teilnehmer. G Suite Enterprise unterstützt zusätzlich noch Live-Streaming für bis zu
100.000 Zuschauer, außerdem können Meetings aufgezeichnet und auf Google Drive gespeichert werden. Zusätzlich wird für jede Konferenz eine eigene Einwahlnummer erstellt, damit Nutzer auch von unterwegs und ohne Internet-Verbindung teilnehmen können. Als Reaktion auf die Reisebeschränkungen durch COVID-19 stehen diese Funktionen aktuell auch Nutzern der G Suite und G Suite Education kostenlos zur Verfügung.
Gäste, die Skype for Business oder Konferenzsysteme auf Basis von SIP- oder dem älteren H.323-Standard (etwa Poly und Cisco) verwenden, können über Pexip Infinity direkt an Besprechungen in Hangouts Meet teilnehmen. Außerdem bietet Google auch selbst HangoutsMeet-Hardware für Konferenzräume an.
GoToMeeting: Mehr als nur Remote Meetings
LogMeIn hat seine Videokonferenzsoftware GoToMeeting Ende 2019 komplett überarbeitet. Dabei wurde eine ganze Reihe neuer Funktionen implementiert. Unter anderem funktioniert die Lösung nun im Browser via WebRTC sowie über Desktop- und Mobile-Apps. Außerdem wurde der Hub zum Planen und Starten von Meetings neu gestaltet und zeigt nun alle verfügbaren Meeting-Informationen, Diagnosen und Chat-Optionen. Nach Angaben des Herstellers lassen sich Meetings jetzt um rund 65 Prozent schneller als zuvor starten.
Das Subscription-Angebot beginnt bei 10,75 Euro pro Monat und Host für die ProfessionalVersion. Diese unterstützt bis zu 150 Teilnehmer, außerdem sind Features wie HD-Video, Screensharing, persönlicher Meeting-Raum sowie diverse Plug-ins und Integrationsmöglichkeiten bereits enthalten. In der BusinessVersion für 14,33 Euro monatlich kommen weitere 100 potenzielle Teilnehmer hinzu. Außerdem können die Nutzer neben der nun möglichen Aufzeichnung der Konferenz als Video-Datei (lokal oder in der Cloud) auch Präsentationsfolien aus einer Besprechung
erfassen und in einer PDF-Datei zum späteren Download bereitstellen. Zu den weiteren Features gehören unter anderem Zeichenwerkzeuge und die Möglichkeit der Übergabe von Tastatur und Maussteuerung.
Zusätzlich gibt es noch ein spezielles Enterprise-Angebot für bis zu 3.000 Teilnehmer, hier kann man die Videokonferenz-Lösung mit dem bestehenden Raumsystem verbinden. Außerdem unterstützt LogMeIn die Einführung durch ein kundenspezifisches Onboarding und Schulungen.
Cisco WebEx: Videokonferenz-System-Veteran
1995 gegründet und 2007 von Cisco übernommen, ist WebEx der Veteran unter den Konferenzlösungen. Die Cisco-Tochter zählt zu den Playern, die mit Gratisangeboten auf die Verbreitung von COVID-19 und damit verbundene Reiseverbote reagieren. So unterstützt die Kostenlos-Version von WebEx bis auf weiteres zeitlich unbegrenzte Meetings mit bis zu 100 Teilnehmern und wartet mit Features wie HD-Video, Audio-Einwahl, persönlicher Konferenzraum, Bildschirmfreigabe auf Desktopund Mobilgeräten, 1-GB-Cloud-Speicher und Aufzeichnung auf.
Außerdem bietet WebEx noch die Versionen Starter (12,85 Euro pro Nutzer und Monat), Plus (17,30 Euro) und Unternehmen (25,65 Euro) an. Der Unterschied liegt dabei hauptsächlich in dem zusätzlichen Cloud-Speicher sowie diversen Management- und Integrationsfunktionen. So steht ab der Plus-Version ein spezielles Admin-Portal zur Verfügung, mit der BusinessVersion können Administratoren Benutzerinformationen mit Microsoft Exchange und Active Directory synchronisieren.
BlueJeans: Pionier der Browser-Videokonferenz
Ähnlich wie WebEx ist auch BlueJeans ein Pionier, nämlich bei Browser-basierten
Videokonferenzen über WebRTC. Das Unternehmen fokussiert sich auf spontane Verbindungen über eine App oder den Browser (ohne Download). Zusätzlich unterstützt die Meeting-Lösung von BlueJeans aber auch (je nach Aboplan) Konferenzsysteme und lässt sich in Business-Collaboration-Anwendungen wie Microsoft Teams oder Slack einbetten. Ein weiteres Feature ist die Integration von Dolby Voice für eine verbesserte Audiowiedergabe.
Es gibt drei Servicepläne: „Me“ist mit 14,63 Euro pro Host und Monat für Einzelpersonen sowie kleine Firmen konzipiert. Das Einstiegsangebot unterstützt maximal 50 Teilnehmer, bietet aber ansonsten keine erweiterten Funktionen. „My Team“für 19,50 Euro monatlich enthält zusätzlich zehn Stunden Cloud-Aufzeichnung und unterstützt bis zu 75 Teilnehmer bei einem Meeting. Die Enterprise-Lösung „My Company“wiederum bietet die Integration in H.323- oder SIP-basierte Raumsysteme von Cisco, Lifesize und Co. Außerdem enthält der Plan eine unbegrenzte Länge von Cloud-Aufzeichnungen und unterstützt bis zu 150 Teilnehmer. Die Preise verhandelt BlueJeans hier individuell.
Slack: Videokonferenzen mit Einschränkungen
In einem Collaboration-Toolset wie Slack darf natürlich die Möglichkeit, Videotelefonate zu tätigen, nicht fehlen. Die Company nennt das Ganze Slack Calls, allerdings ist die Sache etwas kompliziert geregelt. Für Screen-Sharing und um eine Audio- oder Videokonferenz abzuhalten, benötigt man nämlich ein Bezahl-Abo (ab 6,25 Euro pro Monat) und selbst dann ist die Zahl der Teilnehmer auf 15 Teammitglieder beschränkt.
Wollen Anwender ein virtuelles Meeting mit mehr als 15 Teilnehmern abhalten, müssen sie dazu einen Workspace einrichten und Einladungen versenden. Außerdem müssen die Gäste Slack-Accounts einrichten, um an der Videokonferenz teilzunehmen. Eine andere Option ist, Slack so zu konfigurieren, dass es mit Diensten wie Zoom, BlueJeans, WebEx oder GoToMeeting zusammenarbeitet. Allerdings können nicht alle Videodienste als Standard-Conferencing-App für einen Workspace festgelegt werden.