Filesharing made in Germany
Der Nürnberger Anbieter Owncloud bietet eine Open-Source-Lösung für den Austausch und das Bearbeiten von Dateien an. Neben einer kostenlosen Version gibt es auch eine gebührenpflichtige Enterprise Edition. Die Lösung lässt sich On-Premises im eigenen Rechenzentrum betreiben oder als Software-as-a-Service (SaaS) aus der Cloud beziehen.
Die Owncloud-Verantwortlichen bewerben ihr Werkzeug als sichere deutsche Alternative zu den Diensten der großen US-amerikanischen Anbieter. Der Quellcode sei frei verfügbar. So könne sich jeder Kunde selbst davon überzeugen, ob die Software Hintertüren enthalte, über die Daten an Dritte abfließen könnten. Die SaaS-Variante werde als Managed Private Cloud DSGVO-konform ausschließlich auf Servern in Deutschland betrieben, verspricht der Anbieter.
Christian Schmitz, Chief Strategy & Innovation Officer bei Owncloud, warnt davor, die Risiken beim Einsatz von Collaboration-Lösungen US-amerikanischer Anbieter zu unterschätzen. Der US Cloud Act stelle durchaus eine Bedrohung für den gesamteuropäischen Wirtschaftsraum dar. Auf seiner Grundlage könnten US-amerikanische Behörden von Cloud-Providern aus den USA die Herausgabe sämtlicher Daten einer Person oder eines Unternehmens verlangen. „Solange das so ist, können wir uns Datenschutz und Datensouveränität abschminken“, sagt Schmitz. „Der US Cloud Act steht nämlich nicht nur europäischen Datenschutzgesetzen wie der DSGVO diametral entgegen; er öffnet auch Wirtschafts- und sonstiger Spionage Tür und Tor.“
Außerdem gibt es die Möglichkeit, Ablaufdaten für freigegebene Dateien festzulegen. Mit Hilfe von „Google Vault“, das standardmäßig in der Business- und Enterprise-Edition der G Suite enthalten ist, lassen sich darüber hinaus Aufbewahrungsregeln definieren, beispielsweise wie lange bestimmte Informationen vorgehalten werden sollen. Das funktioniert unterschiedlich granular von einzelnen Organisationseinheiten und Teams bis hin zu einer ganzen Domain.
Außerdem bietet Vault zusätzliche Such- und Export-Funktionen. Google arbeitet außerdem daran, den Zugriff von Usern auf benötigte Daten zu vereinfachen. Dafür setzt der CloudSpezialist auf Techniken wie künstliche Intelligenz (KI). Mit Hilfe von Machine Learning lernt das System, wie und auf welche Daten einzelne Nutzer zugreifen und macht dementsprechend in bestimmten Situationen Vorschläge, welche Informationen und Dateien möglicherweise jetzt gebraucht werden könnten.
Neben den im Google-System erzeugten Dateien lassen sich auch Daten aus Drittsystemen einbinden. Beispielsweise gibt es Plug-ins für Microsoft Office und Outlook. Google spricht davon, dass sich über 40 verschiedene Dateitypen einschließlich PDF und MPEG4 in Drive öffnen und dort direkt bearbeiten lassen.
So wie Microsoft-Kunden ein Office-Konto benötigen, müssen auch Google-Nutzer ein Konto eröffnet haben, wollen sie Dateien gemeinsam nutzen.
Allerdings ist es seit einiger Zeit auch möglich, Dateien mit Personen zu teilen, die kein GoogleKonto besitzen. Dafür verschickt der Inhaber eines G-Suite-Dokuments eine Einladung mit einem Link zu der Datei, die gemeinsam bearbeitet werden soll. Der Empfänger bekommt daraufhin eine persönliche Identifikationsnummer (PIN). Nach Eingabe dieser PIN kann er das freigegebene Dokument ebenfalls öffnen und bearbeiten.
Dropbox Business: Mehr als nur Storage
Der File-Sharing-Spezialist Dropbox offeriert mit der Business Edition seines Dienstes weitreichende Funktionen rund um die Ablage, Freigabe und Bearbeitung von Dokumenten. Es gibt drei verschiedene Versionen. Bereits im Standardangebot (zehn oder zwölf Euro pro User und Monat je nach Dauer des Abonnements) stehen Anwendern Tools zum Teilen beziehungsweise Freigeben von Dateien und für die Zusammenarbeit zur Verfügung.
Die Advanced-Variante (15 oder 18 Euro) bietet mehr Speicherplatz und Transfervolumen sowie weitere Features für Verwaltung, Audits, Integration und Sicherheit. Die Enterprise-Version (Preis auf Anfrage) schließlich beinhaltet eine zentrale Verwaltungskonsole sowie zusätzliche Kontroll- und Steuerfunktionen. Der Anbieter spricht im Zusammenhang von Dropbox Business Enterprise von einer „Produktivitätsplattform“für Anwenderunternehmen.
Über die reine Datenablage hinaus bietet Dropbox eine ganze Reihe von Collaboration Features. Innerhalb des Cloud-Speichers lassen sich individuell Ressourcen für einzelne Teams und Abteilungen einrichten und verwalten. User können Dritte einladen, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Das können neben
Office-Dateien beispielsweise auch GoogleFiles sein. Links zu den Dokumenten lassen sich per Kennwort schützen. Außerdem besteht die Möglichkeit, eine zeitlich begrenzte Gültigkeitsdauer für einen Zugriff festzulegen.
Auch Nutzer außerhalb des eigenen Unternehmens können auf Ordner respektive einzelne Dateien zugreifen, auch wenn diese keine Dropbox-Kunden sind. Um diese Freigaben zu kontrollieren, lassen sich die entsprechenden Links mit Kennwörtern und Ablaufdaten schützen. In der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten können Feedback und Kommentare gesammelt werden. Hinzugefügte beziehungsweise bearbeitete und veränderte Dateien werden automatisch synchronisiert, sodass jeder Beteiligte immer über die aktuelle Version der entsprechenden Dateien in seinem Dropbox-Ordner verfügt.
Für die Arbeit an Dokumenten bietet Dropbox die Funktion „Paper“an. Damit könnten Dokumente in Echtzeit gemeinsam bearbeitet werden, so der Anbieter. In Paper sollen sich zudem bestimmte Aufgaben automatisieren lassen, zum Beispiel das Gestalten von Dokumenten, das Erstellen von Präsentationen und das Nachverfolgen von Aufgaben im Team. Für die Verwaltung von Teams und Daten bietet Dropbox ein zentrales Portal. Dort lassen sich Nutzerlisten inklusive deren Berechtigungen steuern. Mit Hilfe von Audit-Protokollen können Administratoren nachverfolgen, wie Daten für Einzelpersonen innerhalb und außerhalb des eigenen Unternehmens freigegeben werden. Filter und Suchfunktionen ermöglichen Analysen zur Datennutzung.
Für die Sicherheit der in Dropbox abgelegten Unternehmensinformationen sollen verschiedene Security-Ebenen dienen, darunter die Multifaktor-Authentifizierung. Außerdem lassen sich Teammitglieder über eine bestehende Identity-Management-Software wie das Active Directory anmelden. Dropbox kooperiert eng mit anderen Anbietern und integriert deren
Werkzeuge und Apps in den eigenen Dienst. Dazu zählen neben den Großen wie Microsoft und Google auch Spezialisten wie Slack und Zoom. Insgesamt sind laut Anbieter mehr als 300.000 Apps mit dem eigenen Dienst verknüpft. In der Kombination dieser Services lassen sich vorkonfigurierte Lösungen für bestimmte Unternehmensgrößen, Abteilungen oder auch Branchen zusammenstellen.
Box: Integrierte Collaboration
Auch Box setzt auf die Integration mit anderen Anbietern. Mehr als 1.400 Tools, um Kollaborations- und andere Unternehmensprozesse effizienter zu machen, seien auf der eigenen Plattform verfügbar, heißt es von Seiten des Anbieters – darunter Services wie Microsoft Office 365, Googles G Suite und Salesforce.
Wie Dropbox hat auch Box unterschiedliche Editionen für Unternehmen im Programm.
Box Business (13,50 Euro pro User und Monat) bietet Kernfunktionen für die Synchronisierung und Freigabe von Dateien. Business Plus (22,50 Euro) beinhaltet darüber hinaus zusätzliche Features für Administration und externe Zusammenarbeit. Die Enterprise-Edition (Preis auf Anfrage) offeriert zudem weiterreichende Security-Funktionen.
Dazu zählen beispielsweise „Box KeySafe“und „Box Governance“, die nur im Enterprise-Tarif verfügbar sind. Mit KeySafe erhalten Anwender laut Hersteller die vollständige Kontrolle über ihre Codierungsschlüssel, mit denen Daten chiffriert in Box abgelegt werden. Der Dienst beinhaltet zudem eine detaillierte Aufzeichnung der Schlüsselnutzung, sodass Anwenderunternehmen genau verfolgen können, warum und wofür ein Zugriff auf die Schlüssel der eigenen Organisation erfolgt ist.
Mithilfe der Funktion Governance können BoxKunden Richtlinien für die Nutzung sowie die Aufbewahrung und Verfügbarkeit bestimmter Dokumente festlegen. Mit „Box Shield“steht