Große Projekte brauchen ein gutes Stakeholder-Management
Der Erfolg von Projekten hängt wesentlich von der Zusammensetzung des Teams, größtmöglicher Transparenz und einer guten Kommunikation ab. Ein professionelles Stakeholder-Management kann dabei helfen.
Beim Stakeholder-Management innerhalb von Projekten geht es darum, Kommunikationsabläufe zu steuern und Probleme im Team im Konsens zu lösen. Dazu tritt der Projektmanager mit allen in Kontakt, die am Projekt beteiligt sind. Das können Teams und interne sowie externe Beteiligte sein. Bei einem Digital-Marketing-Projekt wären das zum Beispiel der Projektsponsor, die Marketingabteilung, Kunden, SEO-Spezialisten und externe Softwareanbieter. Der Begriff „Management“darf in diesem Zusammenhang nicht zu eng verstanden werden: StakeholderManagement bedeutet, die Beteiligten zu lenken, mit ihnen zu reden und als Mentor zur Verfügung zu stehen.
Wenn das gelingt, verstehen die Beteiligten, was von ihnen erwartet wird und worin ihre Aufgaben liegen. Sie können in ihrer Abteilung besser erklären, warum sie Zeit für dieses Vorhaben aufwenden. Das reduziert Konflikte und Geschäftsrisiken, denn die gemeinsamen Ziele sind allen Beteiligten klarer vor Augen.
Eine Stakeholder-Management-Strategie zu entwickeln erfordert in der Regel vier Schritte:
➊
Die Projektbeteiligten identifizieren: Zunächst analysiert der Projektmanager, wer in das Vorhaben involviert und wer im weiteren Sinne davon betroffen sein wird. Ein Register dokumentiert diese Analyse mit Namen, gegenwärtigen Rollen, Projektaufgaben, Kontaktdaten und einer Einschätzung der Bedeutung von Personen für den Projekterfolg.
➋
Die Rolle jedes Stakeholders erkennen und dokumentieren: Im Idealfall trifft der Projektmanager jeden Stakeholder persönlich. Ziel ist es, ein Bild von dessen Engagement und seinem Auftreten zu bekommen. Manche Stakeholder beeinflussen die Beteiligten stärker, andere halten sich eher zurück.
➌
Die Stakeholder priorisieren: Je nachdem welche Motivation sie mitbringen und welchen Wirkungsgrad sie haben, werden die Manager ihre Stakeholder für das jeweilige Projekt einordnen. Manchen kommt eine Schlüsselrolle zu, weil sie großes Interesse mitbringen oder aber Einfluss auf Projektsponsoren und Entscheider nehmen können. Andere bringen vielleicht weniger Engagement mit, sind aber für das Ergebnis wichtig. Außerdem gibt es Teilnehmer, die eher als Unterstützer und Mentoren agieren. Die geringste Priorität kommt Stakeholdern zu, die gelegentlich eingebunden sind und in Abteilungen arbeiten, die nur am Rande vom Projekt betroffen sind.
➍
Einen Kommunikationsplan erstellen: Gutes Stakeholder-Management setzt viel Kommunikation voraus. Projektmanager müssen daher einen Plan erstellen, mit wem sie wann und wie kommunizieren. Diese Kommunikation sollte dokumentiert werden. Der Plan umfasst die Beschreibung des Kommunikationstyps, der Häufigkeit, des Formats (Mail, Telefon, persönliches Gespräch), der Teilnehmer und der Ergebnisse.
Über einen solchen Plan hinaus haben sich einige Best Practices für das Stakeholder-Management bewährt: Jeder Projektmanager muss Transparenz herstellen. Nur so gewinnt er Vertrauen und Einsatzbereitschaft der Stakeholder. Außerdem: Wer ein Projekt leitet, muss klar kommunizieren und sicherstellen, dass jeder über Aufgaben und Ziele informiert ist. Umso wichtiger ist es, alle Beteiligten einzubeziehen.