Wie Unternehmen ihre Büros für die Arbeitswelt von morgen einrichten
Das Büro ist nicht tot, es wird künftig aber anders aussehen. Unternehmen beschäftigen sich mit Ansätzen, die persönliche Begegnungen erlauben und gleichzeitig hybride Konzepte der Zusammenarbeit unterstützen. Ein virtueller Besuch bei Shop Apotheke Europe im niederländischen Venlo.
Als Shop Apotheke Europe im Januar 2020, unterstützt vom Büroausstatter Steelcase, die Innengestaltung eines neuen Firmengebäudes plante, verfolgte der Medikamenten-Versand mehrere Ziele. So sollten alle 850 Beschäftigten, die am Hauptsitz in Venlo arbeiten, Räumlichkeiten vorfinden, die flexibles Arbeiten, aber auch den Austausch in unterschiedlichster Form ermöglichen. Steelcase-Managerin Katja Schmitz erläutert: „Ziel war es, resiliente Büroräume zu schaffen. Solche Räume lassen sich schnell an die Bedürfnisse der Nutzer anpassen, denn sie sind multifunktional und bieten Auswahl an: So ist es zum Beispiel möglich, abwechselnd im Stehen und im Sitzen zu arbeiten – digital oder analog. Ebenso besteht die Möglichkeit, sich in eine Lounge zurückzuziehen.“
Mit dem Ausbruch der Corona-Pandemie, die virtuelle und auch hybride Meetings notwendig machte, bewährte sich der Ansatz. Teilnehmer vor Ort und virtuell zugeschaltete Kollegen fanden eine optimale Arbeits- und Konferenzumgebung.
Claudia Manthey hat bei Shop Apotheke Europe den Umzug in das neue Firmengebäude im Juli verantwortet und zieht eine positive Zwischenbilanz: „Hybride Meetings, in denen die Mehrheit der Teilnehmer virtuell zugeschaltet und einige wenige Menschen vor Ort sind, funktionieren bei uns sehr gut.“Die Bildschirme seien so in den Raum, mitunter sogar in die Möbel integriert, dass ein Austausch zwischen anwesenden und zugeschalteten Teilnehmern auf Augenhöhe funktioniere. Laut Manthey hat sich dadurch auch die Zusammenarbeit über die unterschiedlichen Unternehmensstandorte hinweg verbessert. Bewusst hat sich die Online-Apotheke, die in den vergangenen Jahren stark gewachsen ist und
mittlerweile über 1.000 Mitarbeiter beschäftigt, für ein Open-Office Konzept entschieden. Es galt, mehr Transparenz zu ermöglichen, Gemeinschaft und Wohlbefinden im Büro zu fördern. „Dazu tragen die großzügigen Büroflächen, das neue Casino für erholsame Pausen, die Lounge zum Chillen, aber auch die große Auswahl an unterschiedlichsten MeetingRäumen bei“, so Manthey.
Bewegliche Stühle machen den Unterschied
Statt ehemals acht hat Shop Apotheke in ihrer Firmenzentrale in Venlo heute 45 MeetingRäume. Während der Coronakrise, vor allem aber danach führt dieses Angebot zu optimalen Voraussetzungen für persönliche Begegnungen. Laut Manthey kam es bei der Einrichtung durchaus auf vermeintliche Kleinigkeiten an. In den Meeting-Räumen finden sich nur Stühle und Tische mit Rollen, sodass sich mit wenigen Handbewegungen schnell neue Arbeitssituationen herbeiführen lassen. Hochtische fördern das Arbeiten im Stehen, in einigen sind die Monitore direkt integriert. Wird mal ein leerer Raum benötigt, ist das ebenfalls schnell umgesetzt.
„Unsere Räume sind überwiegend verglast, das empfinden wir als angenehm, weil es mehr Transparenz schafft“, so Manthey weiter. Im Vorbeigehen sieht man beispielsweise, ob ein Meeting-Raum frei ist, und kann diesen spontan am digitalen Buchungssystem RoomWizard direkt an der Tür buchen. Die Mehrheit der Buchungen laufe aber über die Einladung des Meetings-Raums in Outlook.
Steelcase-Managerin Katja Schmitz stellt zwei Trends in der Arbeitswelt fest: „Viele Unternehmen haben ihre Skepsis gegenüber dem Home-Office abgelegt, nachdem der Praxistest während des Lockdowns positiv ausfiel. HomeOffice funktioniert. Zugleich verbreitet sich die Erkenntnis, dass Büros als Begegnungsstätten eine unverzichtbare Funktion haben. Ein Weg, solch eine Begegnungsstätte auch während der Corona-Pandemie zu schaffen, sind hybride Konzepte, die Präsenz- und virtuelle Zusammenarbeit verbinden.“
Auch ihr Kollege Fabian Mottl ist überzeugt, dass das Home-Office wichtig bleibt, allerdings sei Heimarbeit nicht für alle Beschäftigten ideal. Das Wohlbefinden und die Sicherheit der Mitarbeiter seien zentrale Aspekte, unter denen man heute Büros gestalten sollte. „Darum gewinnen Räume mit wohnlichem Charakter an Bedeutung. Abstandsregeln kann man auch so umsetzen, dass sie nicht als restriktiv empfunden werden, etwa eine Dekoration auf die eine Hälfte des Sofas stellen, dann setzt sich nur eine Person hin“, so Mottls pragmatische Empfehlung.