Digitalisierung schafft Vertrauen. Jetzt ist Zeit für Steuerberatung 4.0
Wie es die Kanzlei Dr. Spann schafft, engen Kontakt zu den Mandanten bei intensiver Digitalisierung der Prozesse zu halten
Stellen Sie sich vor, es ist Montagvormittag, ein gewisser 10. eines Monats. Im Unternehmen herrscht Aufruhr. Die Buchhaltung verlangt von Ihnen als Inhaber wichtige Belege, weil heute die Umsatzsteuervoranmeldung erledigt werden muss.
Dieser Stress rund und um die Papierablage entfaltet sich tausendfach, in großen wie in kleinen Betrieben und jeden Monat aufs Neue. Was man dagegen tun kann? Hier setzt das Team der Kanzlei Dr. Spann an.
Weniger Stress mit Digitalisierung!
„Dieser Stresspegel kann dauerhaft vermieden werden, wenn die Belege bereits beim Entstehen digitalisiert werden - oder besser noch – bereits digital das Unternehmen erreichen“, so Dr. Spann. „Wir unterstützen gemeinsam mit Partnern sowohl die Optimierung der Inhouse-Finanzbuchführung als auch den Austausch mit uns als Steuerberater“. Dabei setzt die Kanzlei auf Lösungen der DATEV und untermauert ihre langjährige digitale Expertise durch mehrfache Auszeichnungen.
Steuerberatung 4.0: Was passiert?
Zurück zu unserem Beispiel des gestressten Inhabers. Wie sieht die digitale Lösung aus? Der besagte Inhaber hätte mit den Werkzeugen der Kanzlei Dr. Spann die fehlenden Tank- oder Restaurantbelege längst mit Smartphone und App digital an die Finanzbuchführung übermittelt. Die Belege können nämlich zu jeder Zeit und bereits zum Zeitpunkt des Entstehens hochgeladen werden, die Weiterleitung der Belege ist kein stressiger Stichtagsprozess mehr. Darüber hinaus stärkt der digitale Workflow den Inhaber auch in Sachen Rechtssicherheit bei Betriebsprüfungen, da die Belege revisionssicher archiviert werden.
Die Digitalisierung ergibt Effizienzsteigerungen
Das automatische Verbuchen der Bankumsätze, der Import von Ausgangsrechnungen, die Archivierung der Belege, die digitale Suchmöglichkeit und der jederzeitige Zugriff auf die Daten per Internet-Browser, das sind nur einige der vielen Vorteile der Digitalisierung. Ferner kann auch der Rechnungsausgang nahtlos ohne Interaktion für den Fibu-Prozess im Hintergrund aufbereitet und archiviert und dieser Teil der Finanzbuchführung zu 100 Prozent automatisiert werden. Auch die Rückübermittlung der Auswertungen erfolgt automatisch ohne Zeitverzug. Dorthin wandern ebenso die Lohninformationen zur Abrechnung, als auch sämtliche Lohnauswertungen. Dabei kann im höchsten Ausbaugrad der Digitalisierung sämtlichen ArbeitnehmerInnen die Abrechnung automatisch, digital und sicher zur Verfügung gestellt werden. Wenn Inhouse-Zeiterfassungssysteme nicht nur Stundendaten, sondern auch Personalstammdaten und Meldevorgänge übermitteln, fließen
Daten ohne Medienbruch digital in die Abrechnung. Der Mandant wird maximal entlastet.
Kanzlei Dr. Spann setzt auf weitere digitale Bausteine
Dazu gehören die vollständige E-Mail-Verschlüsselung nach neuesten Standards, umfangreiche Infos auf der Homepage mit verschiedenen OnlineRechnern und Tools sowie die Verfolgung digitaler Trends. „In der digitalen Kommunikation mit dem Finanzamt setzen wir auf Effizienz und Sicherheit sowie Nachverfolgbarkeit der Kontakte. Sämtliche Daten werden bei uns revisionssicher archiviert und so der Informationsaustausch innerhalb des Teams gesichert“, so Dr. Spann.
Die Zukunft, die Umwelt und die Zeit
Durch die Digitalisierung fällt weniger Papier an, Verkehrswege zur Kanzlei fallen weg und gerade in Corona-Zeiten kann die Zusammenarbeit online erfolgen. Das alles schafft Zeit für Beratung. Tatsächlich nutzen digitalisierte Mandate die Beratungsangebote der Kanzlei häufiger und investieren mehr Zeit in ihr Unternehmen, zum Beispiel für Qualitätsmanagement
und Prozessoptimierung. Diese Effekte möchte die Kanzlei auch weiterhin ausbauen.
Vertrauen schaffen und schrittweise digitalisieren
Endlose Listen und manuelles Aufsummieren gehören der Vergangenheit an. Sobald digitale Schnittstellen getestet, eingerichtet und geprüft sind, schaffen sie Vertrauen in eine korrekte Datengrundlage. Krankheit, Mitarbeiterwechsel
oder zeitliche Engpässe im Unternehmen verlieren den Schrecken. Die Sicherheit in einen gut funktionierenden Workflow überwiegt. Die Kanzlei Dr. Spann begleitet die Mandanten in diesem Change-Prozess. „Wichtig bleiben das Ziel und der Mut zur Veränderung. In allen Fällen sichert Digitalisierung Qualität und Zuverlässigkeit“, ist Dr. Spann überzeugt: „Es ist nie zu früh, mit der Digitalisierung zu beginnen, aber irgendwann zu spät, um verpasste Chancen aufzuholen. Jetzt ist Zeit für Steuerberatung 4.0.“