Gegen die E Mail Flut im Urlaub
So halten Sie Ihr Büro-Postfach sauber
„Liebe Kolleginnen und Kollegen, für euch vor meiner Abreise nur schnell zur Info ...“Eine solche Mail ist noch in Ordnung, viele davon sind ein Problem – und derzeit keine Seltenheit. Gerade zur Ferienzeit im Sommer nimmt die E-Mail-Flut im Büro oft bedrohliche Ausnahme an. Denn viele Kollegen und Vorgesetzte wollen Projekte noch vor dem Urlaub fertigstellen, ihren Posteingang abarbeiten oder Übergaben machen.
Mit diesen Tricks und Regeln vom TÜV Rheinland lässt sich die Zahl der E-Mails auch im Sommer überschaubar halten:
Keine Massenmails Individuelle Nachrichten für einzelne Kollegen sind oft besser als lange Mails an viele Empfänger. So bekommt jeder nur die Informationen, die er wirklich braucht - und keine überflüssigen Inhalte, die das Postfach verstopfen.
CC filtern Kettenmails mit unzähligen CC-Empfängern kosten Zeit und Nerven, sind in vielen Unternehmen aber leider üblich. Dann sollten Empfänger ihr Mailprogramm so einstellen, dass CC-Mails automatisch in einem eigenen Ordner landen.
Konkrete Betreffzeilen Die Überschrift der Mail sollte schon verraten, was der Empfänger damit tun muss. Der TÜV empfiehlt, dafür feste Abkürzungen zu etablieren: „ZK“für „Zur Kenntnis“oder „A“für „Bitte um Antwort“zum Beispiel.
Wer verreist, sollte das auch kommunizieren
Urlaubsmails für alle Für interne und externe Mail-Kontakte sollten Reisende sogenannte Abwesenheitsnotizen erstellen. So wissen alle Absender genau, wann der Empfänger zurück ist – und verstopfen das Postfach nicht mit Nachfragen.
Klare Vertretungsregeln Die Urlaubsvertretung sollte immer Zugriff auf das eigene Postfach haben – natürlich nur, wenn das für die Vertraulichkeit und den Datenschutz kein Problem darstellt. So kann die Vertretung zumindest einen Teil der Nachrichten abarbeiten, und Urlauber werden nach ihrer Rückkehr nicht gleich von der nächsten Mail-Flut erschlagen.