Drei Stufen Plan hilft bei der Vorbereitung
Einmal jährlich ist Eigentümerversammlung
Bald beginnt die Saison der Eigentümerversammlungen. Auf den jährlichen Sitzungen bestimmt die Gemeinschaft der Wohnungsbesitzer, was wie in den Erhalt ihrer Immobilie investiert wird. Das Wohnungseigentumsgesetz legt fest, dass die Versammlung sich mindestens einmal im Jahr trifft. Mit einem Drei-Stufen-Plan bringen Eigentümer das Treffen gut über die Runden.
● Stufe 1: Planen, lesen, überlegen Eigentümer erfahren den Termin der Veranstaltung aus der Einladung. Die verschickt der Verwalter. Er legt auch das Datum fest. Für die Uhrzeit existieren rechtliche Vorgaben. Demnach darf es frühestens um 15 Uhr losgehen, damit arbeitende und von auswärts kommende Eigentümer teilnehmen können. Ferienzeiten sind nicht erlaubt.
Bei Terminproblemen können Eigentümer schriftlich einen Vertreter bevollmächtigen. Es sollte jemand Vertrautes sein. „Damit der Vertreter bei Abstimmungen im Sinne des Eigentümers entscheidet“, erläutert Steffen Haase, Sprecher des Dachverbands deutscher Immobilienverwalter (DDIV). Manche Teilungserklärungen beschränken den Kreis auf Verwandte ersten Grades, Miteigentümer und Verwalter.
Typische Punkte der Tagesordnung sind der Rechenschaftsbericht des Verwalters, die Genehmigung der Hausgeldabrechnung, der Wirtschaftsplan fürs Folgejahr, Sanierungen und Beiratswahl. Wichtig: Die Versammlung „darf nur über Dinge abstimmen, die auf der Agenda ausgewiesen sind“, sagt der auf WEGRecht spezialisierte Anwalt Michael Eggert aus Dresden. Ansonsten würden Beschlüsse unwirksam.
Vor der Versammlung ist daher Lesen angesagt – und Nachdenken: Wie entscheide ich mich? Für oder gegen höheres Hausgeld, für neue Fahrradständer, gegen Ladestationen für E-Autos? Wohnungsbesitzer können eigene Anliegen auf die Agenda bringen. Diese muss klar formuliert sein, damit Eigentümer sich vorbereiten können, entschied der Bundesgerichtshof (BGH) (Az.: V ZR 96/10).
● Stufe 2: Lage peilen und entscheiden
Auf den Versammlungen menschelt es. Neuen Wohnungsbesitzern empfiehlt Corinna Mercyn vom Bündnis für Wohneigentum, „sich zu verhalten wie im neuen Job: nicht alles sofort umkrempeln, nicht auftrumpfen, sondern beobachten, wie es läuft“. So lasse sich herausfinden, wer auf einer Linie liegt und mit wem Allianzen möglich sind, um eigene Anliegen durchzusetzen und potenzielle Vertreter auszugucken. Hilfreich sei, Kontakte zu anderen Eigentümern schon im Vorfeld zu knüpfen.
Alteigentümer besitzen einen Wissensvorsprung. Den gleichen Anfänger aus, indem sie „mindestens von drei vorhergehenden Versammlungen die Protokolle vom Verwalter anfordern“. Sie sollten außerdem die Teilungserklärung und die Beschlusssammlung dabei haben. In die eine wird bei Streitigkeiten geguckt. Die andere dient der Kontrolle, ob der Verwalter die Beschlüsse der Eigentümer umsetzt.
Zu Beginn der Versammlung stellt der Verwalter die Beschlussfähigkeit fest. Das Quorum ist in der Teilungserklärung geregelt. In manchen Anlagen hat jeder Eigentümer unabhängig von der Zahl seiner Wohnungen eine Stimme. Die Mehrheit der Anwesenden zählt – auch bei Beschlüssen. In anderen Anlagen heißt die Stellgröße Miteigentumsanteil.
Beschlussfähig ist die Versammlung, sobald die Mehrheit der Anteile vertreten ist. Diese kann in der Hand eines einzigen Wohnungsbesitzers liegen. Fehlen diese Anteile, geht der Rest der Eigentümer unverrichteter Dinge nach Hause.
Die Beschlüsse binden jeden Eigentümer. Unabhängig davon, ob er auf der Versammlung war oder nicht. Der Verwalter protokolliert die Sitzung. Teilnehmer dürfen eigene Notizen anfertigen. Mitschnitte per Handy und anderen Aufzeichnungsgeräten sind nicht erlaubt. „Heimlich machen ist eine Straftat“, warnt Eggert. Weil das Treffen nicht öffentlich ist, bleiben Kinder, Freunde, Verwandte und Berater wie Anwälte und Architekten in der Regel draußen.
● Stufe 3: Prüfen, protestieren, zurücklehnen
Nach der Sitzung fertigt der Verwalter das Protokoll an. Bei Fehlern bitten Eigentümer den Verwalter um Korrektur. Wer Beschlüsse anfechten will, hat einen Monat Zeit. Die Frist läuft vom Tag der Versammlung an, nicht ab Erhalt des Protokolls. Ein weiterer Monat bleibt zum Begründen. Ohne Beanstandungen können Eigentümer auf das nächste Meeting warten.