Wege zum erfolgreichen Konferieren
Für sinnvolle Meetings braucht es eine klare Agenda, Spielregeln – und das Verantwortungsgefühl jedes Einzelnen
Besprechungen im Job gelten als Zeitverschwendung. Denn oft wird dort viel geredet, aber nichts wirklich gesagt – und meistens passiert hinterher erst mal nichts. Doch das muss nicht sein. Und dazu kann jeder etwas beitragen.
„Ich sitze heute schon wieder fünf Stunden in Meetings.“Es gibt wohl kaum einen Arbeitnehmer, der diesen Satz freudestrahlend ausspricht – zu unbeliebt sind Besprechungen aller Art, oft aus gutem Grund. Doch damit sich das ändert, muss deutlich mehr passieren als Nörgelei unter Kollegen. Sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter können dafür etwas tun.
Zunächst sollte man gut darüber nachdenken, ob ein Meeting tatsächlich sein muss, rät Karrierecoach Ute Bölke aus Wiesbaden. Und auch wenn das der Fall ist, lohnt sich ein Blick auf die Teilnehmerliste: Müssen wirklich alle dabei sein? Auch der Zeitpunkt muss passen: „Gleich am Montagmorgen zwei Stunden in einer Besprechung sitzen, das muss nicht sein.“
Außerdem sollte man pünktlich starten – sonst sind viele Teilnehmer schon genervt, bevor es überhaupt losgeht. Und falls etwa eine Präsentation oder eine Telefonkonferenz ansteht, checkt man die Technik am besten im Vorfeld, damit Pannen das Geschehen nicht unnötig aufhalten.
Wenn diese Basisfragen geklärt sind, ist das größte Problem oft, dass es kein klares Ziel gibt. „Dann ufern Besprechungen schon aus, bevor sie angefangen haben“, sagt Führungskräfte-Coach Axel Rittershaus. Ebenso wichtig ist eine klare Agenda. Denn dann ist direkt klar, wer was vorzubereiten oder beizutragen hat. Allerdings ist eine Agenda nur dann sinnvoll, wenn sie respektiert wird – vom Moderator und von den Teilnehmern.
„Jeder Einzelne ist dafür verantwortlich, das Meeting zu einem Erfolg zu machen“, sagt Coach und Autor Michael Gerharz. Denn mitunter liegt es nicht an der fehlenden Struktur oder dem falschen Zeitpunkt, dass die Besprechung alles andere als gewinnbringend endet.
Da gibt es zum Beispiel Kollegen, die ständig alles wiederholen, was andere schon längst gesagt haben. „Manchmal hören die einfach nicht gut zu. Bei komplexen Themen aber kann man einfach nicht alles im Kopf behalten, was bereits gesagt wurde“, erklärt Gerharz. Was erfahrungsgemäß Abhilfe schafft: Die Diskussion schriftlich festhalten und Gedanken visualisieren, zum Beispiel auf einem Whiteboard. Ein positiver Nebeneffekt: Dadurch werden die Inhalte auch konkreter.
Bölke rät in diesem Zusammenhang auch zu einem Moderator, der als eine Art Zeitwächter fungiert: Er legt Redezeiten fest und achtet auch darauf, dass diese eingehalten werden. Denn nicht nur Wiederholungen können ein Problem sein. „Manche Teilnehmer kommen in einen Rausch, wenn sie erst mal dran sind, und dadurch zieht sich alles in die Länge“, erklärt Bölke.
Das kann vielfältige Gründe haben: zum Beispiel, dass derjenige nicht gut vorbereitet ist und sein Thema deswegen nicht klar fassen kann, erklärt Gerharz. Oder aber die Sorge, dass die anderen die eigene Sicht der Dinge nicht verstanden haben. Das ist vielleicht nachvollziehbar – andererseits kann sich aber niemand einen fünfminütigen Monolog merken.
Kernaussage in drei Sätzen
Außerdem betont Gerharz: „Viel reden spricht nicht für Kompetenz. Kompetent wirken die, die sich verständlich ausdrücken können und auf den Punkt kommen.“Er empfiehlt daher, sich für Präsentationen genau zu überlegen, was die Kernaussage ist. Es lohne sich immer, die eigene Aussage vorher in drei Sätzen zusammenzufassen. Schließlich könne man damit auch steuern, was die anderen inhaltlich mitnehmen.
Wenn jemand in Sachen Redezeit über die Stränge schlägt, dürfen auch die Kollegen ihn bitten, zum Punkt zu kommen, sagt Rittershaus. Eine Besprechung erfordere schließlich von allen Beteiligten Disziplin. Rittershaus hält es auch für wichtig, dass man ehrlich miteinander umgeht: Wer nicht vorbereitet ist, sollte das offen zugeben. Dann kann eventuell die Agenda umgestellt werden, und man vergeudet weniger Zeit.
Was auch passieren kann: Man sitzt in einem Meeting, zu dem man nichts beitragen kann. Dann müsse man nichts erzwingen, sagt Gerharz. Es gelte aber: konzentriert zuhören, lernen und gegebenenfalls moderierend eingreifen – etwa, wenn es nur noch Wiederholungen gibt oder ein Kollege im Rederausch ist.
Feedback zur Besprechung sollte nicht nur am Ende des Meetings erfragt werden, wenn alle schon mit den Hufen scharren und gedanklich im nächsten Termin sind, rät Rittershaus. Es ist vielmehr sinnvoll, spontane Kommentare durch eine anonyme Befragung nach dem Meeting zu ergänzen. Dazu gebe es kostenlose Online-Tools. Der Fragebogen sollte spätestens am nächsten Morgen verschickt werden, das Ausfüllen darf höchstens fünf Minuten dauern. „Wenn das Feedback schlecht ausfällt, sollte man im nächsten Meeting Zeit einplanen, um das zu besprechen.“
Pflicht, Inhalte umzusetzen
Und noch etwas ist zu tun, wenn die Besprechung vorbei ist, so Rittershaus: „Alle müssen sich wirklich verpflichten, die besprochenen Inhalte auch umzusetzen.“Das habe auch mit dem Verantwortungsgefühl jedes einzelnen Mitarbeiters zu tun. Passiert nach einem Meeting nichts, sei das frustrierend und demotivierend für die Beteiligten. (dpa)