Das Handwerk nutzt „digitales Büro“
Referent spricht über Chancen und Anforderungen der papierlosen Buchführung
TUTTLINGEN (pm) - Mit dem Thema „Das digitale Büro – weg mit dem Papier?!“hat sich die Kreishandwerkerschaft Tuttlingen im Rahmen einer Abendveranstaltung in den Räumen der Beruflichen Bildungsstätte Tuttlingen befasst. Hierzu konnte Kreishandwerksmeister Armin Schumacher als Referent Thomas Biermann, DATEV, begrüßen.
Diese Veranstaltung kam unter Zusammenarbeit der BWHM GmbH – Beratungs- und Wirtschaftsförderungsgesellschaft für Handwerk und Mittelstand durch das Projekt „Digitallotse Handwerk“ zustande, das durch das Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Wohnungsbau Baden-Württemberg gefördert wird.
Der Referent erläuterte zunächst die GoBD, welche für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“steht, und für alle Veranlagungszeiträume ab dem 31. Dezember 2014 gilt.
Insgesamt sieht der Datev-Experte in der Digitalisierung einen Wettbewerbsfaktor, der zudem noch für eine Kosteneinsparung sorge. So ging er etwa auf die elektronische Rechnung ein, die gewisse Anforderungen in den Bereichen Authentizität, Integrität und Lesbarkeit erfüllen muss. Deshalb sei es unerlässlich, sich die notwendigen fachlichen Informationen einzuholen. Weiterhin ging er auf die entsprechende Archivierung ein.
Insgesamt gelte es, die Papierflut zu stoppen und alle steuerrelevanten Papiere nach Eingang zu digitalisieren (zum Beispiel als PDF-Datei mit Schreibschutz). Außerdem sei es wichtig, die Dokumente in einem Managementsystem fälschungssicher und ordnungsgemäß – Zeitraum zwischen sechs und zehn Jahren – abzulegen. Natürlich muss auch die Datensicherheit berücksichtigt werden. Deshalb empfehle es sich, bei der Archivierung der Daten nur einen zertifizierten Anbieter zu wählen, dessen Sitz in Deutschland ist, da ja deutsches Recht Anwendung findet.
In der Abschlussdiskussion wurde klar, dass die Digitalisierung und das papierlose Büro nicht aufzuhalten sind.