Hätte eine E-mail nicht genügt?
Anrufe per Videocall kommen in Mode. Doch nicht immer lohnt sich dieser Weg. So finden Teams die Balance.
acht Videoanrufe pro Tag: Wer beruflich erreichbar sein muss, hat in jüngster Zeit ziemlich häufig Zoom und Co. gestartet. Das war zumindest Ergebnis einer Befragung, die im Januar 2021 von Bitkom Research durchgeführt wurde. Manchen nervt das. Die Homeoffice-expertin Teresa Hertwig erklärt, was an Meetings wirklich sein muss.
Vermeiden kann man wohl weder E-mails noch Videocalls ganz, insbesondere nicht, wenn während der anhaltenden Pandemie viele zu Hause arbeiten. „Weil wir uns nicht sehen können, geht die Flut an Meetings und E-mails hoch“, sagt Hertwig. Häufig sei aber ein Problem, dass die Videomeetings nicht begrenzt sind. Und das sowohl mit Blick auf die Zahl der Teilnehmenden als auch auf die Länge der Besprechung.
Deswegen gilt es Hertwig zufolge, die Frage zu stellen: Muss wirklich jeder und jede dabei sein? „Da sollte auch die Führungskraft proaktiv Mitarbeiter dazu aufrufen, offen zu kommunizieren und gegebenenfalls zu sagen: ,In diesem Meeting habe ich nichts zu suchen.’“
Die Zeit zu begrenzen, sei dann ebenfalls eine gemeinsame Aufgabe von Führungskraft und Team. Hilfreich sei eine klare Agenda: „An jeden Punkt der Tagesordnung kommt ein Zeit-korridor. Und dann legt man zum Beispiel fest: Wir besprechen zu jedem Punkt 15 Minuten, danach wird aufgehört, und zwar unabhängig davon, ob wir fertig sind oder nicht.“So erziehe sich das Team im Endeffekt selbst.
Hertwig ist der Ansicht, dass eine E-mail auch keine bessere Idee ist als ein gut strukturiertes Meeting. E-mails seien besonders für interne Kommunikation ungeeignet und sollten nur für Schriftwechsel mit Ansprechpartnern außerhalb der eigenen Organisation eingesetzt werden, sagt die Expertin. Alles andere kommt als Aufgabe in ein Projektmanagementtool oder wird in einem internen Kollaborationstool kommuniziert.