Eine Software für 850 Kitas
Die Diözese Rottenburg-stuttgart macht digital Tempo und setzt auf eine einheitliche Lösung für alle Kindergärten der Kirchengemeinden.
Anfangs war es für uns alle mordsmäßig Arbeit“, sagt Peter Hecht, „aber inzwischen bin ich total begeistert von der neuen Software.“Hecht leitet das Katholische Verwaltungszentrum Ehingen, dort und in Horb startete im Frühjahr die Pilotphase der Kindergartensoftware „Kitaplus“. Bis Ende des Jahres sollen alle 25 Verwaltungszentren der Diözese Rottenburg-stuttgart und alle 850 katholischen Kitas mit 55 000 Plätzen im Bistum diese Software nutzen – nicht nur zum Abrechnen von Elternbeiträgen und Mittagessen. Für jede Kita-gruppe wird es ein Tablet geben, eine App soll die Kommunikation zwischen Kita und Eltern vereinfachen.
Ehingen und Horb sind Piloten
Die Pilotphase verlangte von Hecht und seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern viel ab. Die Daten aller 32 Kitas, aller betreuten Kinder aller 20 Kirchengemeinden im südlichen Alb-donau-kreis, die zum Verwaltungszentrum gehören, mussten erst einmal eingegeben werden, mit Betreuungszeiten und Beiträgen.
„Bisher hat jede Kirchengemeinde alles selber ausgerechnet und eingezogen, jetzt erledigt das unser Verwaltungszentrum für alle“, sagt Hecht. Möglich macht das die neue Software. Auch in den Tagesstätten musste für die Neuerung erst geworben werden, sagt Hecht. „Natürlich hieß es da öfter, wieso sollen wir das ändern? Das machen wir doch schon ewig so.“
Die einheitliche Abrechnung funktioniert diözesanweit nur mit einheitlicher Software. Einen Fehler sollte man beim Umstellen allerdings vermeiden, so Hecht: Beim Ersterfassen die Daten aller Kitas auf einmal schaffen zu wollen. „Das ist zu viel, da bleibt alles andere liegen, besser eine Kita nach der anderen“, so Hecht. „Und wenn erst einmal alle Daten drin sind und sich alle Beteiligte ans neue Programm gewöhnt haben, dann merkt man schnell, wie viel Arbeit und Zeit man spart im Vergleich zu vorher.“
Schließlich soll unter dem Strich nicht mehr Bürokratie, sondern weniger Aufwand stehen, auch für das Kita-personal. „Ziel ist, mehr Zeit für die Kernaufgabe zu haben, für die pädagogische Arbeit mit und für die Kinder“, sagt Hecht. Erst recht bei der extrem angespannten Personalsituation. Was man sich durch die Software und die Eltern-app an Zettelwirtschaft und Telefonaten erspare, überzeuge mit der Zeit sicher alle, Eltern und das Kitapersonal, sagt Hecht. Sogar eine Übersetzungsfunktion hat die Gruppen-app. Wenn die aktiviert wird, kann jede Kita-nachricht in eine von 13 Wunschsprachen übersetzt werden. Arabisch, Rumänisch
oder Französisch lassen sich zum Beispiel auswählen.
Nach den Pilotbezirken Ehingen und Horb begann im vergangenen Sommer die Einführungsphase in den Verwaltungszentren Ulm, Albstadt, Göppingen-geislingen, Aalen und Hohenlohe. Aktuell stehen unter anderem Riedlingen, Biberach, Heidenheim und Schwäbisch Gmünd auf dem Plan, ab Juli Esslingen, Reutlingen, Tübingen und Ellwangen.
„Die Piloten haben dank ihres großen Engagements alle ,Kinderkrankheiten‘ erfolgreich geheilt und damit wertvolle Vorarbeit für das umfangreiche Rollout geliefert“, sagt Antonius Bero vom Kita-projektteam der Diözese. Der Zeitplan sei eingehalten worden, geholfen habe dabei ein Team der Firma Price Waterhouse Coopers (PWC). Datenschutzbedenken gab es kaum, sagt Bero. Kitaplus werde bereits in verschiedenen Bundesländern bei Kommunen und Kirchengemeinden eingesetzt, zudem sei ein Datenschutzgutachten erstellt worden. Kirchenpfleger Hecht verweist in Sachen Datenschutz auf beschränkte Zugriffsberechtigungen jeweils für einzelne Programmebenen.
Offline-eltern, gibt‘s die?
Eltern oder Kita-beschäftigte, die ohne Smartphone oder vollends offline leben, dürften mittlerweile die große Ausnahme sein. „Trotz Digitalisierung wird aber niemand ausgeschlossen“, sagt Bero. „Sofern Eltern nicht digital kommunizieren wollen oder können, verläuft die Zusammenarbeit wie bisher – mündlich und in Schriftform.“
Mit den Kommunen sei man natürlich im Austausch. Kitas gehörten zur kommunalen Daseinsvorsorge, die Kirchengemeinden nehmen diese Aufgabe für die Kommunen wahr. Deshalb sei eine gute Abstimmung wichtig, die Schnittstellen zu kommunalen Softwarelösungen müssten funktionieren.
Ein Ziel, das mit dem Digitalpaket angepeilt wurde, sei schon sichtbar: Sobald Programm und Apps eingeführt und mit den Stammdaten von Kindern, Fachkräften und der Einrichtung selbst befüllt seien, reduzierten sich Papier- und Karteikartensysteme, sagt Bero. Besonders entbehrlich: Doppeldatenhaltungen und Endlosaufschriebe.