Stödtlen beschafft ein Ratsinformationssystem
Digitalisierte Kommunikation ist angesagt – Papierflut wird verringert – Räte erhalten ein Tablet
STÖDTLEN (hafi) - In der jüngsten Gemeinderatssitzung in Stödtlen ist das Ratsinformationssystem „Regisafe comundus“vorgestellt worden. Patrick Schummer und Stefan Fuchs erläuterten den Räten das System. Auch das optionale „Start-E“wurde vorgestellt.
Hintergrund sind eine digitale Verknüpfung der Verwaltung mit den Gemeinderäten und der Wunsch, die Papierflut einzudämmen. Das alles will sich Stödtlen rund 14 000 Euro kosten lassen. Dazu kommen noch einmal rund 11 000 Euro für die Beschaffung von Tablets und Zubehör, mit denen die Gemeinderäte kommunizieren und zum Beispiel Sitzungsvorlagen aufrufen können.
Bei der Suche nach einem geeigneten Ratsinformationssystem blieb Stödtlen an der Firma „Regisafe comundus“hängen. Dieses System stelle sich als das wirtschaftlichste und technisch beste heraus. Das System biete insbesondere durch eine enge Verbindung mit dem Dokumentenmanagementsystem „Regisafe“große Optimierungsmöglichkeiten von Verwaltungsprozessen.
Rückfragen bei mehreren Gemeinden, die bereits ein Ratsinformationssystem eingeführt haben, bestätigten, dass man durch die Nutzung Verwaltungskosten eingespart habe. Das System biete auch den Vorteil, dass Beschlüsse schnell und unkompliziert auf elektronischem Wege gefasst werden könnten. „Derzeit wird spürbar, dass wir auf eine gut funktionierende digitale Infrastruktur angewiesen sind“, sagte Bürgermeister Ralf Leinberger.
Des Weiteren entschieden sich die Räte zur Beschaffung des Digitalisierungspakets „Start-E“. Dieses wird ebenfalls von der Firma Regisafe angeboten, derzeit mit nur 30 Prozent der regulären Kosten, sodass 8000 Euro eingespart werden können. Dieses System ermöglicht es der Gemeinde auf noch mehr Papier zu verzichten und eine vollständig digitale Akte einführen zu können.
Damit all dies jedoch funktioniert, müssen Gemeinderäte und die Verwaltung mit Tablets ausgerüstet werden. Dazu werden I-Pad air beschafft. Diese Tablets sind um einiges kostengünstiger als das etwas größere I-Pad pro und kosten bei geplanten 14 Geräten (elf für den Gemeinderat, drei für die Verwaltung) rund 11 000 Euro. Wer von den Gemeinderäten bereits ein Tablet besitzt, darf dieses in das System mit einbinden. Dadurch werde Geld bei der Anschaffung gespart. Vom Leasing der Tablets wurde Abstand genommen, weil die hochgerechneten Kosten weit über den tatsächlichen Anschaffungskosten lagen.
Der Gemeinderat beauftragte die Verwaltung, das Ratsinformationssystem sowie das Digitalisierungspaket „Start-E“zu beschaffen und einzuführen. Ebenso wurde einstimmig die Beschaffung der Tablets verabschiedet. Nach Aussagen der Firma „Regisafe comundus“kann damit gerechnet werden, dass bereits nach den Sommerferien, zumindest teilweise, mit dem System gearbeitet werden kann.