Diese Regeln gelten für E Mails auf der Arbeit
Experten erklären, wann Smileys in einer Unterhaltung in Ordnung sind und warum falsche Rechtschreibung ist, als käme man ungeduscht ins Büro. Fünf Ratschläge für jede Situation
Freiburg/Zürich Reden, wie der Schnabel gewachsen ist: Nach diesem Prinzip gehen viele im Chat oder in privaten E-Mails vor. Mit der Rechtschreibung nimmt man es nicht so genau, stattdessen gibt es ja Smileys, und Anrede und Verabschiedung sind unwichtig. Was in der Familie oder im Freundeskreis noch okay ist, kann auf der Arbeit aber schnell unpassend wirken – vor allem dann, wenn am anderen Ende der Leitung der Chef sitzt. Welche Regeln gelten für die elektronische Kommunikation im Büro?
Rechtschreibung „Eine nachlässige Rechtschreibung ist wie ungeduscht ins Büro gehen“, sagt Coach und Etikette-Expertin Elisabeth Bonneau. Wer den Kollegen oder gar dem Chef keinen Buchstabenhaufen schickt, zeige seinen Respekt. „Die Rechtschreibung dient ja der Verständlichkeit“, sagt Bonneau – und empfiehlt deshalb, auch auf Groß- und Kleinschreibung sowie Zeichensetzung zu achten.
Anrede unter Kollegen In der ersten Mail oder Nachricht sollte man nicht auf die Anrede verzichten. „Das gilt in Deutschland als sehr unhöflich“, sagt Bonneau. Zwei Man schickt jemandem während eines Telefonats eine Zusatzinformation oder die Mails gehen in kurzer Zeit hin und her. Innerhalb eines Unternehmens sind Anreden wie „Lieber...“oder „Hallo“in Ordnung.
Anrede gegenüber dem Vorgesetz ten Gerade in konservativen Unternehmen und Branchen gelten bei großen Statusunterschieden Extraregeln. Ein Trainee in einer Bank sollte den Abteilungsleiter mit „Sehr geehrter ...“anschreiben, rät BonAusnahmen: neau. Erwidert der Abteilungsleiter die höflich-förmliche Variante, sollte der Trainee im weiteren Mailverlauf dabei bleiben – ansonsten darf er die Anrede anpassen.
Emojis „Adressatengerecht“ist hier das Stichwort, so Bonneau. „Wenn der Chef selber mal ein ,Schönen Abend‘ mit einem Glas Rotwein versehen schickt, darf man selbst auch mal einen Emoji verwenden“, sagt sie. „Ansonsten lässt man besser die Finger davon.“In offiziellen Dokumenten haben Emojis nichts zu suchen, warnt Beraterin und Coach Anne Forster. Ansonsten dürfe es aber schon mal ein Smiley sein. Das kann sogar nützlich sein: „Emojis beeinflussen, wie das Gesagte wahrgenommen wird.“
Schnelligkeit „24 Stunden, um eine Antwort zu geben, sind die Obergrenze“, sagt Forster. Das gelte für Mails, nicht für Chats. Denn diese ersetzen häufig den persönlichen Kontakt und erfordern daher im Prinzip sofort eine Antwort. Ähnlich sieht es Bonneau: Antworten sollte man „so schnell wie möglich“. Manchmal sei es jedoch weniger eilig: etwa wenn jemand schreibt, dass er etwas bis morgen um 14 Uhr braucht. Da reicht es, im Laufe des Tages mit einem kurzen „Okay“zu antworten. Und natürlich spielt auch der Status des Absenders eine Rolle: Antworten an den Chef gehen in der Regel vor.