Halb Büro, halb daheim

Hybrides Arbeiten Erst hat die Pandemie mit der Umstellung aufs Homeoffice Unternehmen und Beschäftigte gefordert. Jetzt kommt die nächste Hürde: Wie lässt sich eine „geteilte“Belegschaft gut organisieren? Und wie nimmt man Neue ins Team auf?

Berlin Corona hat die Arbeitswelt aufgerüttelt, viele wechselten von einem Tag auf den anderen ins Homeoffice. Jetzt arbeitet nur noch gut ein Viertel der Beschäftigten zumindest zeitweise zu Hause, schätzt das Ifo-Institut. Dennoch: Viele Firmen gestalten die Arbeit flexibler als vor der Pandemie. Für die Mischform von Büro und Homeoffice hat sich die Bezeichnung hybrides Arbeiten durchgesetzt. Wie gelingt das hybride Onboarding?

● Grundvoraussetzungen Die Rahmenbedingungen müssen stimmen. „Klarheit und Orientierung sind für das hybride Arbeiten in wechselnden Settings Grundvoraussetzung, damit ich mich sowohl in der virtuellen Arbeitsumgebung als auch am Arbeitsplatz auskenne“, sagt Katrin Glatzel, Autorin des Buches „Collaborative Leadership“und Beraterin bei Osb International in Berlin. Dafür müssen neue Teammitglieder wissen, wann sie im Büro oder am Arbeitsplatz sein werden und wann sie von zu Hause aus arbeiten. Zudem müssen sie eine Einführung in beide Arbeitsweisen bekommen: Wo ist mein Arbeitsplatz, gibt es einen digitalen Team-Check-in, welche Zugänge nutzt man? Solche Fragen dürfen nicht offenbleiben. „Die technische Ausstattung muss nicht nur da sein“, so Glatzel. Neue Teammitglieder müssen sich mit Software und Tools auch auskennen. Auf jeden Fall braucht es einen Kennenlernen-Termin: „Egal, ob das digital oder in Präsenz abläuft.“

● Buddy‰Programme und Paten‰ schaften Alexander Hein, Inhaber der Beratungsagentur „WIU – Work it up“, empfiehlt „konkrete Patenschaften“. So gebe es in allen Fällen immer einen greifbaren Ansprechpartner für das neue Teammitglied. Auch Fabian Treiber hat sich an der Hochschule für Technik und Wirtschaft (HTW) Berlin mit Onboarding-Prozessen auseinandergesetzt. Seine Erkenntnis: „Buddy-Programme“werden sehr positiv aufgenommen. „Bei unseren Befragungen in Unternehmen haben wir vielfach das Feedback bekommen, dass Mitarbeitende Probleme haben, sich zu vernetzen“, sagt Treiber. Ein Buddy-Programm, bei dem einem neuen Teammitglied ein fester Ansprechpartner zur Seite gestellt wird, kann helfen.

● Verbindliche Pläne „Team Büro“ und „Team Homeoffice“, fliegender Wechsel, freitags plötzlich keiner da: Je flexibler ein Unternehmen Arbeitsmodelle handhabt, desto unübersichtlicher kann es werden. Katrin Glatzel plädiert für einen Planungshorizont von vier Wochen. „Längere Zeiten können wir im Augenblick gar nicht überschauen.“Für den Vier-Wochen-Plan empfiehlt die Beraterin einen Kalender, in dem ein Team sichtbar macht, wer wann wo ist. Häufig haben Teams auch feste Tage, zu denen sich alle am Arbeitsplatz treffen. Glatzel rät, das beim Onboarding ebenso zu handhaben: „Wenn man davon ausgeht, dass es ein Bürojob ist, in dem es auch in Zukunft ein hybrides Setting aus Präsenz- und Remote-Arbeit geben wird, sollte man das auch von Anfang an so starten.“Ansonsten gewöhne man sich zu schnell an eine Situation.

● Die Mischung machts Wie viele Tage Präsenzarbeit, wie viele Tage Homeoffice bieten sich während des Onboardings an? Laut Hein ist das sehr abhängig von Branche, Unternehmen, Mitarbeiterstruktur und den Mitarbeitern selbst. „Ganz grob gesprochen bewährt sich jedoch oft die 2/3- oder 3/2-Umsetzung“, so der Berater. Heißt also zwei oder drei Tage Büro, Rest im Homeoffice oder umgekehrt. Dadurch lasse sich eine gute Balance finden und genug Zeit für Meetings vor Ort.

● Die Rolle der Führungskraft Sie muss im Onboarding-Prozess vor allem für Klarheit und Orientierung sorgen, sagt Glatzel. „Wie ist unser Verständnis von hybridem Arbeiten? Wann erwarte ich, dass du auch in Präsenz da bist? Was sind die Erwartungen an deine Stelle?“Die Führungskraft ist dafür verantwortlich, dass Kontakt und Kommunikationsmöglichkeiten im Team entstehen. Neben dem Kennenlerntermin geht das etwa, indem einzelne Teammitglieder in Projekten zusammengebracht werden.

● Die Rolle des Teams Das Team hat vor allem die Aufgabe, offen und ansprechbar zu sein. Laut Hein sollte es sich auf den „Feel-Good“-Faktor konzentrieren. Das schaffe gleich in der ersten Phase eine positive, vertrauensvolle Atmosphäre. Wichtig sei zudem, das Teambuilding im Hybriden „weiter auf dem Schirm“zu haben, so Glatzel.

Foto: Christin Klose, dpa Beim hybriden Onboarding ist es Experten zufolge wichtig, dass die Einarbeitung so‰ wohl am Arbeitsplatz vor Ort als auch zu Hause stattfindet.