Bei der Weihnachtsfeier auch an den Fiskus denken
Steuertipps
Viele Unternehmen feiern das ausklingende Geschäftsjahr mit einer Weihnachtsfeier. Die Aufwendungen dafür sind unter bestimmten Voraussetzungen steuer- und beitragsfrei. Worauf sollten Firmenchefs achten?
Betriebliche Feiern sind ein wichtiges Instrument, um das Betriebsklima zu fördern. Oft fallen hierfür hohe Summen an, gerade wenn Veranstaltungen in stilvollem Ambiente stattfinden oder auch die Lebenspartner der Mitarbeiter teilnehmen.
Zollkodex-Anpassungsgesetz definiert Rahmenbedingung Das sogenannte Zollkodex-Anpassungsgesetz definiert die steuerlichen Rahmenbedingungen für Betriebsveranstaltungen. Liegen die Kosten über dem zulässigen Freibetrag, hält der Fiskus die Hand auf. Unternehmen sollten sich daher mit den geltenden Vorgaben vertraut machen.
Mit dem Zollkodex-Anpassungsgesetz ging 2015 eine begriffliche Änderung einher, die es in sich hat. Aus der ehemaligen Freigrenze von 110 Euro wurde ein Freibetrag in gleicher Höhe. Die Zuwendungen unterhalb dieses Freibetrages blieben beim Arbeitnehmer weiterhin steuer- und beitragsfrei. Dies gilt bis heute für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich und ist bei jeder Betriebsveranstaltung für jeden teilnehmenden Arbeitnehmer zu prüfen.
Das Gesetz wurde jedoch durch zwei Urteile des Bundesfinanzhofs (BFH, Az. VI R 94/10; Az. VI R 7/11) ausgehebelt und damit die steuerlich relevanten Aufwendungen erweitert.
Die Folge: Alle Kosten, die der Arbeitgeber im Rahmen einer Betriebsveranstaltung aufwendet, sind beim Arbeitnehmer zu berücksichtigen. Diese Regelung gilt unabhängig davon, ob die Zuwendungen den einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung handelt.
Damit sind einem Arbeitnehmer neben den Kosten für Bewirtung, Speisen oder musikalische Darbietungen auch die Aufwendungen für Räumlichkeiten und Dekoration zuzu- rechnen. Erschwerend kommt hinzu, dass Arbeitnehmern auch die anfallenden Kosten für eine Begleitperson als Zuwendungen angerechnet werden.
Warum weniger Steuern anfallen
Im Vergleich zur früheren Freigrenzenregelung fallen heute deutlich weniger Steuern an, da bei Überschreitung des Freibetrages in Höhe von 110 Euro Steuern nicht mehr auf den Gesamtbetrag fällig werden, sondern nur noch auf die Kosten über dem Freibetrag. Dessen ungeachtet wird der Freibetrag aber deutlich schneller überschritten, da Arbeitnehmern alle Kosten der Veranstaltung sowie die Kosten einer Begleitperson zugerechnet werden müssen.
Wie wird aber ermittelt, ob die Ausgaben innerhalb des Freibetrags liegen? Die Summe der Kosten wird gleichmäßig auf die Gäste aufgeteilt. Eine Besonderheit ergibt sich, wenn die tatsächliche Teilnehmerzahl stark von den Anmeldungen abweicht. Dann können vergebliche Aufwendungen wie Speise- und Getränkepauschalen für Nichtanwesende aus der Summe herausgerechnet werden.
Da es sich bei einer Betriebsveranstaltung um eine beruflich veranlasste Veranstaltung handelt, ist eine Erstattung der Reisekosten im Rahmen der Reisekostenabrechnung denkbar. Die Reisekosten bleiben steuerfrei.
Für die Berechnung des Freibetrags sind nicht die Netto- ausgaben, sondern grundsätzlich die Bruttobeträge maßgeblich. Liegen die Kosten pro Teilnehmer über 110 Euro, wird der übersteigende Betrag steuerund beitragspflichtig. Die Konsequenz: Der Arbeitgeber muss dann diese Kosten mit 25 Prozent pauschal der Lohnsteuer unterwerfen oder die Ausga- ben als zusätzlichen Arbeitslohn mit dem Monatsgehalt abrechnen.
Vorsicht bei der Auswahl der Gäste
Vorsicht ist grundsätzlich bei der Gästeauswahl für eine Betriebsfeier geboten. Die Veranstaltung muss allen Mitarbeitern offenstehen. Begrenzte Teilnehmerkreise erkennen die Finanzbehörden nur in Ausnahmefällen an. Möglich sind Feierlichkeiten für bestimmte Abteilungen oder Fachgruppen. Allerdings dürfen einzelne Mitarbeiter keinesfalls bevorteilt oder benachteiligt werden.
Bei Betriebsfeiern mit freien Mitarbeitern oder Geschäftspartnern sieht das Finanzamt besonders genau hin. Ihre Bewirtung ist im Gegensatz zu Angestellten und ihrer persönlichen Begleitung nur eingeschränkt abzugsfähig. Unternehmen sollten eine Teilnehmerliste erstellen, die den Status der Gäste aufschlüsselt und ihre Anwesenheit vermerkt. So können Unternehmen unbeschwert feiern und riskieren keine bösen Überraschungen mit dem Finanzamt.
Der Autor ist Steuerberater der Kanzlei WWS in Aachen.