Welche Dokumente dürfen vernichtet werden?
Pünktlich zu Beginn des neuen Jahres stehen viele Unternehmer wieder vor der Frage: Welche Unterlagen können eigentlich dem Reißwolf übergeben und welche Dateien unwiderruflich gelöscht werden?
Grundsätzlich gilt, dass Geschäfts- oder Buchhaltungsunterlagen, egal ob elektronisch oder auf Papier, über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Die Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsunterlagen sind gesetzlich festgeschrieben und liegen zwischen 6 und 10 Jahren.
Im Einzelnen bedeutet dies, dass Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Handels- und Geschäftsbücher, Aufzeichnungen, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen 10 Jahre und Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen 6 Jahre archiviert werden müssen. Unterlagen wie Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte dagegen sind nicht aufbewahrungspflichtig. Solche Papiere können nach eigenem Ermessen und bei Bedarf vernichtet werden.
Diese Unterlagen können ab 1. Januar 2018 weg: Schrift- wechsel und Geschäftsbriefe, Versicherungspolicen, Depotauszüge sowie Finanz- und Gehaltsberichte, Betriebsprüfungsberichte und Jahresabschlusserklärungen, Kassenzettel und Preislisten, die im Jahr 2011 oder zuvor erstellt wurden.
Aus dem Jahr 2007 oder früher stammende Unterlagen wie Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Bilanzunterlagen, Kassenberichte, Kredit- und Steuerunterlagen sowie Lieferscheine dürfen dem Reißwolf übergeben oder gelöscht werden.
»Bei der Berechnung der Aufbewahrungsfristen sollten Unternehmer bedenken, dass die Frist stets mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem in einem Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist oder Handels- und Geschäftsbriefe abgesandt oder empfangen wurden, beginnt«, macht Harald Krekeler, Geschäftsführer des gleichnamigen Softwarebüros aufmerksam, und verdeutlicht anhand eines Beispiels: »Wenn 2007 die letzte Buchung für 2005 gemacht und der Jahresabschluss erstellt wurde, können zum 1. Januar 2018 erst diese Unterlagen aus dem Jahr 2005 vernichtet werden.« nd Weitere Informationen unter: https://www.officemanager.de/glossar/aufbewahrungsfristen/