Was kommt auf die Vermieter ab 25. Mai 2018 zu?

Neue Datenschutzpflichten für Vermieter

Ab 25. Mai 2018 führt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU neue Pflichten für alle ein, die regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten – damit auch für Vermieter.

So ist es nicht unmöglich, dass Mietinteressenten und Mieter Verstöße gegen die neuen Pflichten reklamieren, was eine Geldstrafe oder einen Schadenersatzanspruch nach sich ziehen könnte. Wohnen im Eigentum (WiE) empfiehlt: Halten Sie sich bald an die neuen Regeln.

Vier Tipps, wie Sie die Pflichten erfüllen

1. Wer seine Wohnung vermietet, sammelt und speichert Daten schon von Interessenten. Das ist nur noch mit Einwilligung der betroffenen Personen erlaubt. Eine bestimmte Form gibt das neue Gesetz hierfür nicht vor. WiE rät: Wenn Sie Mietinteressenten einen Fragebogen ausfüllen lassen, nehmen Sie die Einwilligungserklärung mit auf.

2. Mit der Einwilligung sammeln und speichern Sie von Mietinteressenten dann üblicherweise die Namen, Kontaktdaten sowie weitere zulässige Angaben (z. B. Beruf und Arbeitsstätte des potenziellen Mieters, Namen und Alter aller einziehenden Personen). Kommt es nicht zum Abschluss des Mietvertrags, müssen Sie sämtliche Daten unverzüglich löschen.

3. Schließen Sie einen Mietvertrag ab, dürfen Sie von Ihrem Mieter nur die Daten sammeln und speichern, die Sie für die Abwicklung des Mietverhältnisses tatsächlich brauchen. Darüber hinaus sind das weitere Angaben wie Daten aus dem Personalausweis, Bonitätsauskunft, Bankverbindung und die Einverständniserklärung für ein SEPA- Lastschriftmandat. Benötigen Sie weitere Daten, müssen Sie dies begründen können. WiE rät: Bereiten Sie eine schriftliche Datenschutzerklärung in einfacher Sprache vor und lassen Sie sich das Einverständnis des Mieters damit unterschreiben lassen.

4. Ihr Mieter hat gekündigt? Sie müssen seine Daten löschen, wenn das Mietverhältnis vollständig abgewickelt ist – wenn die Kaution zurückgezahlt und die letzten Nebenkosten abgerechnet sind. Daten, die Sie für Steuerzwecke oder eventuelle Rechtsverfahren brauchen, dürfen Sie auch über das Ende des Mietverhältnisses hinaus behalten. Wegen rechtlicher Verjährungs- und steuerlicher Aufbewahrungsfristen kann das zehn Jahre und länger rechtens sein.

In Ihre Datenschutzerklärung für Mieter gehören u. a.:

– Ihr Name und Ihre Kontaktdaten als Vermieter, ggf. Name und Kontaktdaten ihres Vertreters, z. B. Hausverwaltung,

– Art der Daten, die Sie erheben, der Grund hierfür und die Dauer der Datenspeicherung – am besten in Tabellenform,

– Hinweise an den Mieter, dass er mit Unterzeichnung seine Einwilligung zu dieser Datenerhebung und -speicherung erteilt und von Ihnen Auskunft über bzw. eine Kopie der gespeicherten Daten erhalten kann,

– seine Einwilligung zurückziehen und von Ihnen die Löschung solcher Daten verlangen kann, die Sie ohne Notwendigkeit speichern,

– ein Beschwerderecht bei der Datenschutzbehörde hat.

Noch gibt es keine gerichtsfesten Muster für Ihre Datenschutzerklärung gibt. WiE sammelt derzeit alle verfügbaren Hinweise und wird zugegebener Zeit Muster erarbeiten. WiE/nd