Kein Fest ohne Regeln
Berater Karl Bosch erklärt Vereinsmitgliedern, was sie bei der Planung von Veranstaltungen beachten müssen
Neu Ulm Wer ein Fest auf die Beine stellen will, muss sich an so einige Regeln halten: Davon bekamen jüngst 29 Vereinsvertreter einen Eindruck, die an dem Seminar „Veranstaltungen planen, organisieren und durchführen“im Landratsamt teilnahmen. Organisiert und finanziert von der Freiwilligenagentur „Hand in Hand“des Landkreises Neu-Ulm, referierte Vereinsberater Karl Bosch aus Sonthofen fast drei Stunden über dieses für viele Vereine und Verbände hoch relevante Thema.
Ein Fest zu planen, zu organisieren und durchzuführen, sei „nicht mehr ganz so einfach wie früher“, betonte Bosch. Zunächst einmal: Die Veranstaltung muss erlaubt sein, die Ausstattung, vor allem das Zelt und die „Sondernutzung Straße“, genehmigt und abgenommen werden. Zuständig dafür sind in aller Regel die Stadt oder die Gemeinde beziehungsweise das Landratsamt.
In puncto Lärm und anderen Immissionen sind ebenfalls Auflagen einzuhalten. Wenn Speisen und Getränke „mit Gewinnerzielungsabsicht“ausgegeben werden, bedarf es zudem einer gaststättenrechtlichen Erlaubnis. Eingehalten werden müssen auch die Hygienevorschriften beim Umgang mit Lebensmitteln.
„Ein großes Thema ist das Jugendschutzgesetz“, betonte Bosch. Er empfahl, unterschiedliche Armbändchen – je nach Altersgruppe – auszugeben, und um 22 Uhr (für alle unter 16 Jahre) sowie um 24 Uhr (für alle von 16 bis 18 Jahre) Durchsagen zu machen, dass die Jugendliche nun das Fest zu verlassen haben. Ratsam sei es zudem, Ordnungskräfte und einen Jugendschutzbeauftragten zu ernennen. Auch die Sicherheit der Besucherinnen und Besucher hat der Veranstalter zu gewährleisten: Ordner müssen in ausreichender Zahl eingesetzt werden. Diese müssen geschult und für ihre Aufgabe geeignet sein.
Damit man am Ende nicht draufzahlt, riet Bosch zu einer sauberen Budgetplanung. In Sachen GemaGebühren wies der Referent darauf hin, dass viele Verbände mit der Gema Sonderregelungen mit Nachlässen oder sogar pauschale Abgeltungen für ihre Mitglieder vereinbart hätten. Davon könnten die Mitgliedsvereine profitieren.
Zu Werbezwecken werde das Internet immer attraktiver, Plakatwerbung sei dagegen ein Auslaufmodell, so Bosch. Nach wie vor wirksam seien Sonderveröffentlichungs-Pakete mit Medien sowie Mund-zu-Mund-Propaganda.
Von Anfang an eingeplant werden solle das Fest nach dem Fest – nämlich das für alle Helfer. Selbstverständlich müsse es sein, den Ehrenamtlichen beim Hauptfest Essensund Getränkegutscheine auszugeben. Beides seien wichtige Zeichen des Dankes und der Anerkennung für die unentgeltliche Hilfsbereitschaft der Nachbarn, Verwandten, Freunde und Bekannten, ohne die sich Großereignisse nicht stemmen ließen. (az)