So pflegt man Geschäftsbeziehungen

Wirtschaft Drita Scharf aus Senden unterstützt seit zehn Jahren Unternehmen im internationalen

Vertrieb. Auch sie muss im Corona-Jahr auf alternative Kommunikationswege zurückgreifen

Senden Seit neun Monaten ächzt die Weltwirtschaft unter den Bedingungen der Corona-Pandemie. Das gilt auch für kleine Unternehmen und Mittelständler, die ihre Produkte international verkaufen. Die Reisebeschränkungen stellen sie vor Herausforderungen, denn die üblichen Geschäftsreisen, Konferenzen und Messen sind nicht machbar.

Drita Scharf aus Senden unterstützt Firmen im internationalen Vertrieb und rät beim Verhandeln per Telefon und Video zu besonders gründlicher Vorbereitung und aktivem Zuhören. „Die Mehrheit meiner internationalen Business-Kontakte berichtet, dass die Reisebeschränkungen mit Umsatzverlusten einhergehen. Die Lage ist angespannt“, fasst Scharf zusammen. Auch Faktoren wie der Brexit und die politische Lage in den USA sorgen im Auslandsgeschäft derzeit für Unsicherheit, berichtet Scharf, die mit ihrem Ein-Frau-Unternehmen „extra-com“seit zehn Jahren Unternehmen im Exportgeschäft berät. Persönliche Treffen seien durch nichts zu ersetzen, betont die Kommunikationsexpertin, die in Zagreb geboren wurde und neben Deutsch auch perfektes Englisch, Französisch, Spanisch und Kroatisch spricht. In den vergangenen Monaten mussten die Firmen ohne diese Begegnungen auskommen – Videokonferenzen sind nun vielfach das Mittel der Wahl. Ob mit ausländischen oder deutschen Gesprächspartnern: Gründliche Vorbereitung, klare Zielsetzung und strukturierte Moderation erhöhen dabei die Erfolgsaussichten, meint Scharf. Wichtig seien klare Vorgaben, etwa wie Teilnehmer sich zu Wort melden. Zum Beispiel, indem sie eine Karte hochhalten oder sich per Chat einschalten. „Manchmal sind Telefonkonferenzen die bessere Alternative, insbesondere, wenn die Datennetze nicht stabil und nur wenige Teilnehmer dabei sind oder es nicht um Unterlagen geht, die man gemeinsam besprechen muss“, erklärt sie.

Weniger ist mehr Videokonferenzen sollten bei 60 bis 90 Minuten liegen. Und: Je weniger Teilnehmer dabei sind, desto besser kommt jeder Einzelne zu Wort.

Ablenkung vermeiden

Der Gesprächspartner soll sich aufs Ge‰ spräch konzentrieren können. Daher auf einen aufgeräumten Hintergrund achten und Störungen vermeiden.

Kamera auf Augenhöhe

Auch beim Konferieren auf Distanz gelten im Ausland ganz andere Regeln als zu Hause, so Scharf. Etwa beim ausgiebigen Small Talk, der in vielen Ländern als unverzichtbar angesehen und den Sachgesprächen vorgeschaltet wird. „Wir sollten nicht überrascht sein, wenn wir nach unserem Befinden, dem unserer Familie und dem vergangenen Wochenende gefragt werden. Der ausländische Partner möchte uns als Menschen, nicht nur als Geschäftspartner kennenlernen“, sagt die Vertriebsspezialistin.

Auch drückten sich ausländische Verhandlungspartner meist weniger direkt aus als deutsche. Daher gebe es nicht selten Missverständnisse, wenn es um Zustimmung und Ablehnung geht.

Zum Gegenüber sollte man weder hi‰ nauf‰ noch herabschauen, das sug‰ geriere unfreiwillig eine Hierarchie. Die Kamera sollte etwa auf Augenhöhe in einem eineinhalb Meter Abstand zum Teilnehmer positioniert sein.

Business‰Kleidung

Am besten so anziehen, als wäre die Konferenz real. Freizeitlook wäre bei geschäftlichen Videokonferenzen unpassend. (ahoi)

So werde in manchen Ländern das Wort „Nein“in Verhandlungen vermieden, weil es das harmonische Miteinander störe. „Je nach Land kann es dann vorkommen, dass der Partner nicht auf unser Anliegen eingeht, Erklärungen abgibt oder das Thema wechselt“, sagt Scharf. Wer um die Regel weiß, erkenne die Ablehnung trotzdem – aus Körpersprache oder Gesprächszusammenhang.

Verwirrung gebe es auch häufig um die Floskel „no problem“. Die nämlich bedeute nicht immer, dass es keine Probleme gibt, sondern könne sogar das Gegenteil heißen. Vermeiden ließen sich solche Irrtümer nur, wenn man sich intensiv mit den Gepflogenheiten im jeweiligen Land auseinandersetze. Unterschiede gebe es zudem beim Ablauf der Gespräche: Während etwa Deutsche ein Meeting meist Punkt für Punkt abarbeiten, werde im Ausland oft von einem Thema zum anderen gesprungen. Davon dürfe man sich nicht aus dem Konzept bringen lassen, so Scharf.

Und: Bei Preisverhandlungen gelten die anfangs genannten Zahlen auf internationalem Parkett oft nicht als real kalkulierte Werte, sondern als erste Verhandlungsbasis. „Das Verhandeln gehört zum Geschäft und ist fester Bestandteil des Prozesses“, so die Expertin.

Scharf’s Tipps für Videokonferenzen