Speichern Sie schon, oder wird noch gedruckt?
Digital klingt toll – aber was bedeutet das für den Bürobetrieb?
Neuburg Natürlich nutzt heute jedes Unternehmen für seine Bürotätigkeiten einen Computer. Aber ist das Büro damit digital? Beileibe nicht, wie die Mitglieder des Gewerbeverbands BDS Neuburg, des Stadtmarketings Neuburg sowie der Kreishandwerkerschaft Neuburg-Schrobenhausen bei einem Informationsabend über das „Digitale Büro“erfahren haben. Denn im administrativen Bereich der Firmen spielt Papier immer noch eine zentrale Rolle. Und der Weg hin zum papierlosen Büro ist noch lang, wie die vier Fachexperten aus den Bereichen Digitalisierung, Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung sowie Handwerkskammer den Besuchern erklärten.
„Wie verschicken Sie Ihre Rechnungen? Und wie erhalten Sie zum Beispiel Ihre Telefonrechnung?“Schon bei den ersten Fragen von Peter Hess war die Antwort für die meisten klar. Natürlich in Papierform. Und selbst wenn die Telefonrechnung als Datei übers Internet eintrudelt, wird sie oft noch ausgedruckt, um abgeheftet zu werden. Die Aufbewahrung auf Papier statt auf einer Festplatte ist aber auch bei firmeninternen Dokumentationen noch weit verbreitet. Dabei könnte, so Hess, der Verzicht auf Papier in vielen Bereichen Arbeiten verschlanken und vereinfachen. Und es würde zudem viel Geld sparen, wie Hess an einem realen Beispiel aufzeigte.
Das Unternehmen, das Hess als Beispiel diente, bräuchte bei zwölf Mitarbeitern und dem Betrieb von zehn Druckern pro Jahr rund 130 000 Blatt Papier. „80 Prozent der Ausdrucke bleiben im Betrieb. Die Kosten lediglich dieser Ausdrucke belaufen sich auf knapp 7000 Euro. Nicht gerechnet die Arbeitszeit der Mitarbeiter. Wegen des enormen Papierverbrauchs schraubten sich die Kosten, laut Hess, auf insgesamt rund 20000 Euro pro Jahr hoch. Durch Umstellung konnte dieser Betrieb 67 Prozent der Ausdrucke einsparen. Ein Einsparpotenzial von rund 13 000 Euro.“Aber es gebe von vielen Mitarbeitern und auch Firmeninhabern schlichtweg Vorurteile gegenüber der Digitalisierung, sie sei zu teuer.
Wer den Digitalisierungsprozess dann doch anstößt, muss auf gewisse Regeln achten, die insbesondere für den Nachweis gegenüber dem Finanzamt wichtig sind. Günther Hässel, Steuerberater im Ruhestand, verwies auf die seit 1. Januar 2015 bestehende Pflicht aller Unternehmen, ihre administrativen Verfahren für die Finanzbehörden zu dokumentieren. „Sehen Sie das nicht als Schikane des Finanzamtes, sondern lieber als Chance, ihre Betriebsabläufe zu optimieren.“Ob Kassenführung oder schriftlicher Zahlungsverkehr. All dies könne auch mit dem Steuerberater einfacher digital abgehandelt werden.
Für den Weg hin zur digitalen Betriebsführung bestehen interessante Fördermöglichkeiten, die Dieter Pfab, Steuerberater aus Pfaffenhofen, und Dr. Hartwig von Bülow von der Handwerkskammer München und Oberbayern vorstellten. Der Digitalbonus zum Beispiel, mit dem der Freistaat Bayern kleine und mittlere Unternehmen unterstützt. Schnelligkeit wird hierbei belohnt. Denn die Mittel sind begrenzt und werden bereits rege genutzt. Aber mehr davon im Internet unter dem Stichwort „Digitalbonus Bayern“.