Stadtrat ist sich einig: Wir können es auch digital

Korschenbroich stellt die Gremienarbeit für Rat und Ausschüsse auf digital um. Jedes Ratsmitglied erhält ein Tablet.

KORSCHENBROICH Ab dem 1. Januar 2019 wird der Rat der Stadt Korschenbroich ausschließlich digital arbeiten. Vom 1. August 2018 an soll eine Testphase beginnen, in der alle Sitzungsunterlagen sowohl elektronisch, parallel aber weiterhin durch einen städtischen Boten zugestellt werden. In seiner jüngsten Sitzung beauftragte der Stadtrat einstimmig die Verwaltung, die Geschäftsordnung des Rates und der Ausschüsse zum 1. Januar 2019 entsprechend anzupassen.

Außerdem bekam die Verwaltung den Auftrag, 42 I-Pads für die Ratsmitglieder und 33 I-Pads für die Amtsleiter und Schriftführer der Ausschüsse anzuschaffen. Alle diese I-Pads werden das Stadt-Logo tragen: Stadt. Land. Heimat.

Nicht nur durch das Logo unterscheiden sich die I-Pads von herkömmlichen Modellen. Denn sie alle bekommen eine besondere App mit den Namen Mandatos. Dieses Programm war ein wesentlicher Faktor für die Entscheidung für die digitale Gremienarbeit. Die Arbeit der Ratsmitglieder wird damit erleichtert, da niemand Unterlagen zusammenstellen, downloaden, entpacken und ablegen muss. Laut Hersteller synchronisiert Mandatos automatisch und sitzungsbezogen sämtliche Dokumente mit dem Arbeitsplatz – ob Vorlagen, Tagesordnungen, Einladungen oder andere Sitzungsdokumente.

Die Umstellung auf digitale Gremienarbeit ist aber nicht nur eine Zukunftsentscheidung, angepasst an die heutige Zeit. Die Stadt kann damit Geld sparen, die Verwaltung spricht von mittelfristig 21.000 Euro pro Jahr. Bislang werden für die Unterlagen des Rates und der Ausschüsse 215.000 Blatt Papier kopiert, eingetütet und per Boten den Kommunalpolitikern gebracht. Das kostet insgesamt knapp 42.000 Euro für Papier, Sprit und Verschleiß, für das Großkopiergerät und für das Personal, das mit kopieren und versenden der Unterlagen beschäftigt ist. Demgegenüber stehen die Kosten für die I-Pads sowie für Personal im IT-Bereich, die vor dem Beginn einer Sitzung Aufbau und Technik betreuen und die Rats- und Ausschussmitglieder technisch unterstützten. Mit dem Projekt „Digitale Gremienarbeit“können die bisherigen Kosten laut Verwaltung um die Hälfte eingespart werden. Die Anzahl der Ratsmitglieder gibt die Untergrenze für die Anschaffung der 42 Geräte vor. „Sollte jemand bereits ein eigenes Gerät nutzen, so ist das herzlich willkommen“, sagte Bürgermeister Marc Venten.

Noch offen ist, wie die Mitglieder und ihre Stellvertreter behandelt werden, die Ausschüsse und den Rat beraten, als sachkundige Bürger oder sachkundige Einwohner kommunalpolitisch aktiv sind.

Es erscheine unverhältnismäßig und viel zu teuer, allen in dieser Gruppe ein Gerät zur Verfügung zu stellen, insbesondere wenn jemand nur eine Sitzung im Jahr besuche. Aber, so die Verwaltung: „Durch die Nutzung eigener Geräte ist es jedoch selbstverständlich allen Mandatsträgern möglich, an der digitalen Gremienarbeit teilzunehmen.“Im Juli 2018 bietet die Verwaltung Schulungen an, nicht nur im Umgang mit dem I-Pad, sondern auch in der Handhabung mit dem Programm Mandatos. An diesen Schulungsterminen sollen die Geräte ausgegeben werden. Ab dem 1. August erfolgt die Zustellung der Sitzungsunterlagen elektronisch; bis zum 1. Januar 2019 noch zusätzlich per Boten. Der Bote fällt ab dem neuen Jahr weg. Dann arbeiten die Ratsmitglieder nur noch elektronisch. Mandatsträger, die kein Ratsmitglied sind, können die Unterlagen bis zum Ablauf der aktuellen Wahlperiode auf Antrag weiterhin in Papierform per Post erhalten. Sie bekommen sie aber auch parallel elektronisch. Nach der nächsten Kommunalwahl erfolgt die Arbeit dann für alle Korschenbroicher Mandatsträger, also auch für die sachkundigen Bürger, ausschließlich digital. Das Papierzeitalter hat dann in diesem Bereich ausgedient.