Neue Kassennachschau ab 1.1.2018 gültig

Sicherheitsanforderungen an elektronische Kassensysteme

Im Rahmen des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, welches im ersten Schritt die Anforderungen an elektronische Kassensysteme definiert, wurde die neue Kassennachschau n. §146b AO als ergänzendes Instrument der Steuerkontrolle eingeführt. Während die meisten Regelungen dieses Gesetzes erst nach dem 31.12.2019 Anwendung finden, gelten die Regelungen zur Kassennachschau bereits ab dem 01.01.2018. Neben der Überprüfung des ordnungsgemäßen Einsatzes der Kasse dient die Nachschau in erster Linie der Überprüfung der ordnungsgemäßen Aufzeichnung und Verbuchung von Kasseneinnahmen und -ausgaben.

Ankündigung nicht erforderlich

Da es sich bei der Kassennachschau nicht um eine Außenprüfung im Sinne des §193 AO handelt, kann diese ohne eine vorherige Ankündigung erfolgen. Sie kann nur auf den Geschäftsgrundstücken und in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen zu den üblichen Geschäftszeiten erfolgen. Ohne Zustimmung dürfen Wohnräume nur Steuerberater und Geschäftsführer der Gramberg Steuerberatungsgesellschaft mbH Tätigkeitsschwerpunkt: steuerliche und wirtschaftliche Betreuung von kleinen und mittelständischen Unternehmen in besonderen Ausnahmefällen betreten werden. Da bei der Nachschau die Kasse Gegenstand der Prüfung ist, sind Durchsuchungsmaßnahmen von Schränken etc. durch den Prüfer nicht rechtmäßig.

Dem Prüfer ist Zugang zum Kassensystem zu gewähren. Des Weiteren muss ihm ermöglicht werden, die entsprechenden Kassendaten und -unterlagen auszuwerten. Dies wird regelmäßig das Auslesen der elektronischen Kassendaten bedeuten, aber unter Umständen auch in Fällen der offenen Ladenkasse die Prüfung der Sturzfähigkeit und der Abgleich mit den vorliegenden Kassenberichten. Im Falle von festgestellten Unstimmigkeiten hat der Prüfer die Möglichkeit, umgehend ohne gesonderte Fristsetzung zu einer regulären Betriebsprüfung überzugehen. In diesen Fällen erstreckt sich die Zugriffsbefugnis auf alle betrieblichen Unterlagen und Daten. Auf den Übergang hat der Prüfer schriftlich hinzuweisen.

Hinweis

Es sollten rechtzeitig, ggf. unter Einbeziehung des steuerlichen Beraters, alle Maßnahmen getroffen werden, einer Kassennachschau „gelassen“entgegen zu treten. Dazu gehört neben der Sicherstellung aller notwendigen, verpflichtenden Aufzeichnungen auch die Bereitstellung vollständiger Organisationsunterlagen zur Kassenführung. Sofern ein Prüfer zur Kassennachschau in den Geschäftsräumen erscheint, ist es ratsam, den steuerlichen Berater hinzuzuziehen.