Warum das Einwohnermeldeamt Hermsdorf so schlecht für Bürger erreichbar ist

Welche Gründe es gibt, warum das Amt derzeit seiner Funktion als Dienstleister nicht gerecht wird

Das Einwohnermeldeamt der Verwaltungsgemeinschaft (VG) Hermsdorf steht bei Bürgern seit Längerem in der Kritik. Beanstandet werden unter anderem die schlechte Erreichbarkeit und die langen Wartezeiten auf einen Termin. Zudem wird kritisiert, dass die Tür, die zum Einwohnermeldeamt führt, zu ist. Bürger, die keinen Termin haben, können dadurch nicht auf die Schnelle mit den Mitarbeitern sprechen.

Während der Pandemie wurde eingeführt, dass Bürger nur noch per Termin ihre Angelegenheiten im Einwohnermeldeamt klären und nicht mehr während der Öffnungszeiten vor Ort erscheinen können. „Auch, wenn es dafür Kritik gibt, fahren wir damit viel besser, einfach, weil es viel planbarer ist. Und diejenigen, die einen Termin haben, freuen sich, dass sie gleich drankommen“, sagt VG-Vorsitzende Constance Möbius.

„Ab 1. März 2023 können wir Ihre Anliegen aus organisatorischen Gründen nur noch nach Terminvereinbarung bearbeiten“, wird auch auf der Internetseite der VG sowie vor Ort informiert. Warum das so ist und warum auch die Verantwortlichen in der VG mit der aktuellen Situation im Einwohnermeldeamt nicht zufrieden sind, darüber sprechen Möbius und Hauptabteilungsleiter Mario Kühne.

Problem 1: Personal

Theoretisch, sagt Mario Kühne, seien zum 1. Januar 2023 drei Arbeitsplätze im Einwohnermeldeamt der VG geschaffen worden. Derzeit sei allerdings mehr oder weniger nur ein Arbeitsplatz besetzt. Eine Kollegin ist derzeit aus persönlichen Gründen nicht im Dienst, die andere momentan in der Prüfungsphase ihrer Weiterbildung und deshalb nicht täglich am Arbeitsplatz.

Gängige Praxis sei zurzeit, dass eine Kollegin in einer Woche mehr als 100 Termine während der Sprechzeiten abzuarbeiten habe. Der Kollegin sei es deshalb auch nicht möglich, während der Termine zusätzlich ans Telefon zu gehen. Aus diesem Grund sei es das Beste, eine E-Mail zu schreiben an meldeamt@vg-hermsdorf.de.

Auf der Internetseite der VG gibt es ein Kontaktformular, das allerdings derzeit aus technischen Gründen

nicht nutzbar sei. „Das soll aber so schnell wie möglich wieder funktionsbereit gemacht werden“, sagt Constance Möbius.

„Wir hatten zwischenzeitlich, 2021/2022, mal einen Versuch unternommen, das Einwohnermeldeamt an einem Tag wieder zu öffnen, wurden aber so ‚überrannt‘, dass die Mitarbeiterin den Andrang nicht bewerkstelligen konnte.“Auch, um die Mitarbeiter zu schützen, sei deshalb ohne Termin kein Einlass mehr ins Einwohnermeldeamt möglich.

Problem 2: Fachkräfte

Viel zu tun habe das Einwohnermeldeamt auch in Sachen Fachkräfte. Hermsdorf sei ein Wirtschaftsstandort mit sehr großem Fachkräftebedarf. „Unsere Firmen suchen Arbeitskräfte aus allen Regionen der EU – so aus Polen, Tschechien, der Slowakei, Ungarn und Bulgarien. Alle, die nach Hermsdorf kommen und hier arbeiten wollen, müssen sich im Einwohnermeldeamt der VG anmelden“, sagt Constance Möbius.

Zwar bieten die Firmen der Region meist sogar einen „Rundumservice“für ihre neuen Mitarbeiter an, die schon sehr gut vorbereitet und meist mit allen Dokumenten ins zuständige Amt kommen. „Trotzdem müssen dann beispielsweise

auf einen Schlag mal zehn neue Mitarbeiter angemeldet werden, was zwei, drei Stunden dauern kann.“Ein Dolmetscher werde benötigt, ausländische Dokumente müssen geprüft werden, und so sei der zeitliche Aufwand doppelt bis dreifach so hoch wie bei einem Deutschen.

Problem 3: Flüchtlingsunterkunft

„Ohne uns zu informieren, wurde festgelegt, dass alle Flüchtlinge, die in Hermsdorf unterkommen, ihren Wohnsitz hier anmelden müssen“, sagt Möbius. Denn das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge habe begonnen, die Max-HellermannStraße 15 – den Standort der Flüchtlingsunterkunft in Hermsdorf – als Meldeadresse zu verwenden, weil es sonst keine zustellfähige Adresse für wichtige Termine für die Asylbewerber gegeben hätte.

Weil dem Bundesmeldegesetz zufolge Personen, die mindestens 14 Tage an einem Ort sind, und eine Wohnung haben, eine Meldebescheinigung benötigen, musste das Einwohnermeldeamt tätig werden. „Wobei der Begriff Wohnung dehnbar ist und quasi bedeutet, dass sie ein Dach über dem Kopf haben müssen“, sagt Mario Kühne.

Bis heute aber habe die VG vom Landesverwaltungsamt oder vom Innenministerium keine Dienstanweisung

erhalten, wie sie mit dieser Situation umzugehen hat. „Es kann also sein, dass wir die Flüchtlinge gar nicht anmelden müssen“, sagt die VG-Vorsitzende.

Das Landratsamt habe sich zwar sehr um Klärung beim Landesverwaltungsamt und Innenministerium bemüht, habe aber ebenfalls keine Klärung herbeiführen können. Das Innenministerium reagiere nicht auf Anfragen der VG Hermsdorf und auf Bitten um Klärung des Sachverhaltes. „Wir werden mit diesem Problem vor Ort allein gelassen und haben versucht, Lösungen zu finden, damit wir nicht im kompletten Chaos versinken“, sagt sie.

In größeren Gruppen seien die Flüchtlinge zunächst ins Einwohnermeldeamt gekommen, um ihre jeweilige Meldebescheinigung zu beantragen, ohne die sie kein Konto eröffnen können. Immerhin: Mussten die Kollegen das erste halbe Jahr noch alle Daten der jeweiligen geflüchteten Person per Hand ins System einpflegen, werden die Daten nun an das Einwohnermeldeamt der VG übermittelt, sobald ein Flüchtling in der Unterkunft in Hermsdorf registriert wird.

Problem 4: Kommunalwahlen

Derzeit sei das Einwohnermeldeamt auch mit dem Ausstellen von

Wahlberechtigungen „unheimlich stark belastet“ebenso wie mit der Prüfung auf Gültigkeit von Unterstützungsunterschriften für einen jeweiligen Kandidaten, sagt Möbius.

Das Einwohnermeldeamt der VG Hermsdorf ist am besten per E-Mail (meldeamt@vg-hermsdorf.de) zu erreichen. Die E-Mails werden sukzessive abgearbeitet.

Termine können vereinbart werden innerhalb folgender Sprechzeiten: montags 9 bis 12 Uhr, dienstags 9 bis 12 Uhr sowie 13 bis 15.30 Uhr, donnerstags von 9 bis 12 Uhr sowie 13 bis 17.30 Uhr und freitags von 9 bis 12 Uhr. Aber auch außerhalb dieser Sprechzeiten werden bereits Termine vereinbart, um alle Anfragen abarbeiten zu können.

Im Eingangsbereich des Hermsdorfer Stadthauses liegen Zettel bereit, auf denen Bürger ihr Anliegen und ihre Kontaktdaten notieren können. Diese Zettel können in den Briefkasten der VG gesteckt werden, ein Mitarbeiter des Einwohnermeldeamtes werde sich dann so schnell wie möglich melden.

Nach den Wahlen werde ein Termin-Online-Kalender als zusätzlicher digitaler Bürgerservice eingeführt. Der Anschaffungspreis für die Vois-Software liege bei etwa 40 000 Euro, Gebühren kommen noch obendrauf.

UTE FLAMICH Franziska Sieler im Gespräch mit Bürger Mario Brumme.