Drucken im Unternehmen
Jedes Jahr verschlingen Drucker viele Millionen Euro, weil kein vernünftiges Druckmanagement implementiert wurde oder die falschen Drucker im Einsatz sind. Wo hakt es?
Kosten sparen mit Druckmanagement
V ergessen wir mal ganz schnell die Vision vom „papierlosen Büro“– von diesem Traum sind wir immer noch sehr, sehr weit entfernt. Jedes Jahr bedruckt die gesamte Welt, laut einer Schätzung von IDC, rund 3 Billionen Blatt Papier. Während es in einigen Regionen, beispielsweise in Europa, einen minimalen Rückgang von etwas mehr als einem Prozent gibt, sorgen insbesondere Wachstumsmärkte wie China oder Indien für ein stets hohes Gesamtvolumen. Das wird, ohne jetzt einen Analysten direkt zu zitieren, auch so bleiben. Grund genug, sich als IT-Entscheider in einem Unternehmen mit den Problemen und Trends auseinanderzusetzen. Letztendlich geht es um Dokumente, daher lohnt der Blick über den Tellerrand, hin zur digitalen Dokumentenbereitstellung. Papiervermeidung als Schlagwort ist nicht aus Kostengründen auf der Druckseite von Bedeutung. In vielen Umgebungen kommen immer mehr Scanner zum Einsatz, um beispielsweise die benötigten Lager ächen für Dokumente einzusparen. Es ist insgesamt sinnvoller, Dokumente direkt aus dem IT-System in spezi schen Formaten in Dokumentenmanagementsystemen abzuspeichern als später wieder eingescannt über OCR-Erkennung als PDF-Datei mit einigen Qualitätsverlusten abzulegen.
Nur Netzwerkdrucker
Die wichtigste Anforderung an einen Unternehmensdrucker ist, aus IT-Sicht, recht einfach festzuhalten: Er muss über einen Netzwerkanschluss verfügen. Das Freigeben von USB-Druckern über das Netzwerk funktioniert zwar tadellos, setzt aber einen stets eingeschalteten Client-Computer voraus. Aus diesem Grunde fällt diese Art der Freigabe eigentlich ach – wobei ein vorsichtiger Blick in so manches Büro das Gegenteil beweist. Manch Sekretärin wird sagen: „Ja, auf dem großen Drucker kann ich nur dann drucken, wenn der PC der Kollegin eingeschaltet ist.“Aus ökologischer und ökonomischer Sicht ist die Druckerfreigabe über den Client-PC ein Graus. Ein netzwerkfähiger Drucker verbraucht zwar auch eine gewisse Menge an Energie, jedoch deutlich weniger als ein eingeschalteter PC, der lediglich darauf wartet, einen Druckauftrag abzuarbeiten. Wird der Energieverbrauch des PCs mit lediglich 120 Watt pro Stunde berechnet, so kostet dieser bei einem achtstündigen Betrieb cirka 0,20 Euro. Auf der anderen Seite ist die Fehlerbehebung durch die IT-Support-Mannschaft bei Nutzung von über PC freigegebenen Druckern eine echte Herausforderung. Bis sich der Techniker erst einmal durch das Chaos von möglicherweise verschachtelten Druckerfreigaben durchgearbeitet hat, vergehen schon mal einige Minuten. Im Unternehmensumfeld geschieht die Netzwerkanbindung von Druckern ty-
pischerweise über kabelgebundene Anschlüsse und eher selten über WLAN. Je nach Umgebung ist die Einbindung in eine Funknetzwerkstruktur jedoch interessant. Insbesondere wenn es um eine freie Positionierung der Geräte im Büro geht. Mobile Geräte wie Smartphones und Tablets können über WLAN recht problemlos auf Drucker in ihrer Nähe zugreifen – ein nicht zu unterschätzendes Feature. Problematisch wird es jedoch bei der Fehlersuche. Unter dem Aspekt der Sicherheit steht der kabelgebundene Anschluss ebenfalls ganz oben. NAC-(Network Access Control-)Systeme verhindern, dass unerwünschte Geräte mit dem Netzwerk kommunizieren. Je nachdem wie alt die NAC-Lösung ist, muss geprüft werden, ob diese schon mit WLAN-Access Points zusammenarbeitet oder nicht. Ein Netzwerkdrucker lässt sich insgesamt einfacher warten, unabhängig davon, ob er nun per Funknetzwerk oder per Kabel angeschlossen ist. Erweiterte Fähigkeiten, wie zum Beispiel die selbstständige Nachbestellung von Toner, insbesondere bei Leasing-Geräten, sprechen ebenfalls für eine dauerhafte Netzwerkanbindung. Auch für die Abfrage der Zählerstände ist eine dauerhafte Erreichbarkeit über das Netzwerk üblicherweise eine Voraussetzung. Soll der Drucker zudem in der Lage sein, im Fehlerfall per SNMP eine Nachricht an ein Netzwerkmanagementsystem zu schicken, ist ebenfalls die Netzwerkanbindung P icht. Diese Funktionalitäten sind sicherlich nicht in allen Umgebungen erforderlich, aber in professionell geführten IT-Umgebungen sollten IT-Fachleute nicht mehr mit SOHO-(Small Of ce Home Of ce-)Druckern arbeiten. Insgesamt ist jedoch ein Trend, insbesondere für den professionellen Einsatz, erfreulich: Die Anzahl von Geräten, die mit professionellen Features auf den Markt kommen, steigt kontinuierlich.
Den falschen Drucker vermeiden
Die Auswahl des passenden Druckers setzt einige Überlegungen voraus. Eine besonders wichtige Entscheidung betrifft das Druckwerk: Tinte oder Laser? Geht es um präzisen Textdruck, ist der Laserdrucker meist eine gute Wahl. Lebendige Farben erzeugen Tintenstrahldrucker besser. Die Feinstaubbelastung, die von Laserdruckern ausgehen soll, ist beim Tintenstrahler auf jeden Fall nicht gegeben. Im professionellen Umfeld ist die Geschwindigkeit selbst kein Argument mehr für den Laserdrucker. Moderne Tintenmodelle arbeiten mit ähnlich hohem Tempo. Wer größere Ausdrucke braucht, kommt um einen A3-Drucker nicht herum. Diese sind, was die Preisgestaltung der Hersteller angeht, glücklicherweise schon im Einsteigersegment zu bekommen und liefern recht passable Ergebnisse ab. Wer sehr viel im A4-Format ausdruckt und eher selten auf A3 sollte sich möglicherweise mit der Anschaffung von zwei verschiedenen Druckern anfreunden. Ähnlich verhält es sich mit den Multifunktionsgeräten, die sich insbesondere im privaten Bereich einer hohen Beliebtheit erfreuen: Wer drei Funktionen (Scanner, Fax und Drucker) für unter 120 Euro erwirbt, muss sich aber nicht wundern, dass dieses Gerät höchstens mittlere Qualität bietet. Bei der Auswahl des geeigneten Druckers gilt es, das richtige „Sizing“zu beachten. Wie viele Seiten sollen auf diesem Gerät in einem festgelegten Zeitraum produziert werden? Gemäß der Empfehlung für die produktneutrale Ausschreibung von Druckern des IT-Branchenverbands BITKOM sollte ein Arbeitsplatzdrucker mit einem empfohlenen Druckvolumen von 500 bis 2.000 Seiten im Monat über eine Mindestgeschwindigkeit von 25 ppm verfügen und den Druck der ersten Seite nach maximal 10 Sekunden durchführen. Einzelblatteinzug und ein Papiervorrat für mindestens 250 Blatt gehören zu einem guten Arbeitsplatzdrucker, der im Idealfall noch über eine weitere Papierkassette verfügt. Der Arbeitsgruppendrucker mit einem Zielvolumen von 1.500 bis 10.000 Seiten im Monat sollte die Druckgeschwindigkeit von 30 ppm nicht unterschreiten und eine sogenannte Universalzuführung für verschiedene Formate besitzen. Auch hier
Das monatlich zu
Druckvolumen erwartende
bestimmt die Druckerauswahl.
soll, laut der Empfehlung, der Papiervorrat für mindestens 250 Blatt reichen. Ein Abteilungsdrucker sollte bereits einen Gesamtpapiervorrat für 1.500 Blatt bieten und 40 Blatt pro Minute bedrucken können. Das empfohlene Druckvolumen liegt bei dieser Geräteklasse bereits bei 8.000 bis 25.000 Seiten pro Monat.
Preistreiber identi zieren
Ein zu hoher Seitendruckpreis ist für gewöhnlich die Folge einer Fehlentscheidung schon beim Einkauf. Sehr günstige Geräte, teilweise schon für unter 50 Euro beim Discounter zu nden, erreichen mitunter stolze Seitenpreise von bis zu 5,7 Cent für einen s/w-Ausdruck, während höherwertige Drucker bei einem Seitenpreis von 1,3 bis 1,4 Cent liegen. Die Druckerhersteller optimieren ihr Preismodell immer weiter. Es gibt Drucker, die selbst beim Farbausdruck das Vorhandensein der Farbtintenpatronen verlangen – selbst wenn der Ausdruck ausschließlich in Schwarz-Weiß erfolgt. Kombinationspatronen aus den drei Grundfarben führen in aller Regelmäßigkeit zum Patronentausch, obwohl in den zwei verbleibenden Farbkammern noch ausreichend Tinte vorhanden wäre. Der Einbau von speziellen Chips in den Patronen, die verhindern, dass Benutzer günstigere Ersatzprodukte nutzen können, ist ebenfalls äußerst verbreitet. Ein absoluter Höhepunkt der Dreistigkeit ist die Verknüpfung von Tintenpatronenfüllstand und der Scan-Funktion von Multifunktionsgeräten. Es tauchen bereits Geräte am Markt auf, die nur dann Scans erlauben, sofern ausreichend Tinte im Tank ist – logisch, oder? Die Firmen leben von den Folgekosten durch die Verbrauchsmaterialien, ähnlich den Mobilfunkanbietern mit den preisgünstigen Smartphones. All diese Geräte sind wirklich nur für den privaten Gelegenheitsdrucker gedacht und nicht für den professionellen Einsatz. Ein grundsolider Mono-Laserdrucker erreicht problemlos eine Druckreichweite von mehreren Tausend Blatt Papier, ohne dass der Toner zur Neige geht. Wer als IT-Verantwortlicher die Druckkosten im Auge behalten möchte, sollte einen Blick auf das Programm „PaperCut“vom gleichnamigen Hersteller werfen. Die Software erfasst automatisch die Druckernutzung, protokolliert Druckaufträge, regelt den Zugang von Benutzern und Gruppen und bietet die notwendigen Analyse-Funktionen. Unabhängig von den verschiedenen Preisentwicklungen sollten IT-Entscheider im Unternehmen jedoch stets versuchen, eine einheitliche Linie einzuhalten. Eine größere Anzahl Drucker desselben Typs erleichtert die Verwaltung, die Betreuung und das Vorhalten von Verbrauchsmaterialien. Viele IT- oder Versorgungsabteilungen müssen einen gewissen Vorrat an Toner oder Tinte anschaffen, damit Lieferverzögerungen nicht zum Ausfall führen. Das fällt deutlich einfacher, wenn sich 100 identische Geräte im Einsatz be nden – und nicht 30 verschiedene Druckertypen. Insbesondere bei Tintenstrahldruckern sollte die Lagerdauer nicht zu lang werden, da die Qualität der Tinte mit der Zeit abnehmen kann. Und welche Drucktechnik ist nun die passende? Wer häu ger Farbfotos ausdrucken und einen geringen Anschaffungspreis haben möchte, für den ist der einfache Tintenstrahldrucker eine Option. Ist es erforderlich, dass ein Ausdruck das Prädikat „dokumentenecht“erhält und garantiert nicht durch Feuchtigkeitseinwirkungen verändert wird, so muss ein Laserdrucker her. Soll das Papier unter keinen Umständen gewellt werden, damit es anschließend von Kuvertiermaschinen verarbeitet werden kann, so ist die Kaltdrucktechnik des Tintenstrahldruckers besser geeignet.
Richtig verbunden
An sich ist die ganze Sache doch recht einfach: Ein Benutzer meldet sich an einem Computer an, klickt er dann in einer Applikation auf „Drucken“, druckt der nächstgelegene Drucker den Auftrag aus. In der täglichen Realität ist es jedoch nicht mehr ganz so trivial, da viele Techniken dazu führen, dass die 1:1-Verbindung nicht mehr gegeben ist. VDI-(Virtual Desktop Infrastructure-) oder Remote-Desktop(Terminalservices-)Landschaften erfordern ein aufwendigeres Printer-Mapping über Gruppenrichtlinien oder Anmeldeskripte. Der Komfort bei der Drucker-Benutzer-Verknüpfung oder Drucker-Geräte-Verbindung bei Microsoft steigt von Windows-Version zu Windows-Version. Leider bleibt die Entwicklung jedoch hinter den Wünschen der Administratoren zurück. Warum es beispielsweise immer noch keine Suchfunktion in der Gruppenrichtlinienverwaltung für Drucker gibt, sondern der Administrator immer den Umweg über den Bericht machen muss, bleibt wohl ein Rätsel aus Redmond. Alternative Mapping-Verfahren, wie zum Beispiel Desktop Authority oder LocateMyPrinter, sind sicherlich eine Lösung. Insbesondere LocateMyPrinter (LMP) der AppSphere AG aus Ettlingen ermöglicht eine selbst für den Benutzer nachvollziehbare hierarchische Darstellung. Der Hersteller verspricht eine deutliche Vereinfachung des Druckermanagements, zumindest in Umgebungen mit Windows 7/2008 und höher, in Remote Desktop/VDI-Farmen mit Microsoft RDP, Citrix XenApp, XenDesktop oder VMware VIEW. Als Werkzeuge bietet das Programm eine regelbasierte Drucker-
Anschaffungskosten Wer bei den
erhöhten eines Druckers spart, muss mit Folgekosten
rechnen. Der Seitenpreis Vierfache kann das erreichen.
zuweisung für Benutzer, Gruppen und Computer auf Basis von vorkon gurierbaren Druckerfavoriten und einen sogenannten „Printer Self-Service“für den Anwender. Die Windows-Standardfunktionen zur Suche eines Druckers in größeren Umgebungen sind wenig optimal. Je nach Benennungsschema vonseiten der IT und der P ege der Standorte kann dies für den Anwender zu einer unlösbaren Aufgabe werden. Anstelle der ausschließlich über Gruppenrichtlinien oder Anmeldeskripte verbundenen Drucker bietet die LMP-Software bei Bedarf die Option, weitere Drucker zu verbinden. Hierzu verfügt die Software über die beiden Programme „LMP Smart“und „LocateMyPrinters“. Bei letzterem handelt es sich um dieselbe Konsole, die der Administrator zur Kon guration nutzt. Im Benutzerkontext reduziert sich der Funktionsumfang auf die Suche, Filterung und Zuordnung von Druckern. Hier kommt das Modell der „Favoritenleiste“so richtig zur Geltung. Mit den vom Administrator eingep egten Leisten können Benutzer ihre individuellen Leisten ergänzen.
Treiberwirrwarr
Glücklicherweise ist es in den letzten Jahren, zumindest wenn es um Microsoft Windows geht, recht ruhig geworden in Sachen Druckertreiber. Die größte Herausforderung war seinerzeit die Umstellung vom XP-Treibermodell auf das aktuell gültige Treibersystem. Und in diesem Satz liegt auch schon eine Kernaussage: Ist beispielsweise ein Windows-7-Treiber für einen Drucker nicht vorhanden, so kann der Benutzer auch einfach den Vista-Treiber nutzen, da es sich um dasselbe System handelt. Wichtig ist lediglich, dass die Variante übereinstimmt: Ein Computer kann keinen 32-Bit-Treiber auf einem Windows- 64-Bit-System nutzen und umgekehrt. Ältere Peripheriegeräte kann der Anwender auch unter Windows 10 in Betrieb nehmen, da das Treibersystem von Windows Vista immer noch gültig ist. Drucker-Hardware, die noch älter ist als Windows Vista, dürfte nur in den seltensten Fällen noch zum Einsatz kommen, zumeist nur, wenn es sich um besonders „wertige“Geräte handelt. Für diese Geräteklasse schrieben die Entwickler bei Hewlett Packard, Epson, OKI, Brother, Ricoh & Co. die „Universal Printer Driver“(UPD) – ein Druckertreiber also, der mit allen Geräten genutzt werden kann. Da die Basissysteme für die Drucker in der Regel auf PCL (Printer Command Language), ESC/P (Epson Standard Code for Printers) oder Adobes PostScript aufbauen, ist das an sich eine gute Idee – mit scheinbar geringem Programmieraufwand. Der allgemeingültige Druckertreiber fragt jedoch in vielen Fällen zu oft die Ausstattung des Druckers ab, zum Beispiel die Anzahl von Kassetten oder die Existenz des Finishers, und neigt gern dazu, größere Druckaufträge zu generieren. Sofern es dem IT-Verantwortlichen mit akzeptablem Aufwand möglich ist, sollte der Einsatz von UPD möglichst umgangen werden. Der Ausdruck mit dem exakt zum Modell passenden Drucker ist in der Regel schneller. Notfalls funktionieren viele PCL-Treiber auch für andere Druckertypen. Sobald es sich bei dem Client-System um ein Tablet mit Android- oder IOS-Betriebssystem handelt, stellt sich die Treiberfrage überhaupt nicht mehr. Google Cloud Print (GCP) integriert die Drucktechnik in viele Google-Applikation und erlaubt einen ortsunabhängigen Zugriff. Google entwickelte jedoch keine Gerätetreiber für Drucker selbst, sondern animiert die Hersteller, GCP-fähige Drucker zu entwickeln. Diese Geräte verfügen über eine eingebaute Client-Software, die den Drucker direkt mit der Druckerwarteschlange auf den Google- Servern verbindet. Für die weitaus größere Masse bietet Google den „Google Print Connector“in Google Chrome, über den OS-X und Windows-PCs die lokalen Drucker über das Internet bereitstellen. Apple verzichtet auf eine Druckauftragsverarbeitung im Internet und nutzt mit „AirPrint“das lokale Netzwerk direkt zum Ausdruck.
Digitale Papiervermeidung
Ausgedruckte Dokumente haben einen großen Nachteil: Sie sind monolokal, das heißt, ein gleichzeitiger Zugriff von verschiedenen Orten von unterschiedlichen Personen aus ist garantiert nicht möglich. Bei sehr diskreten Informationen mag diese Eigenschaft ein Vorteil sein. In Unternehmen wandern derzeit viele Dokumente per E-Mail-Service von einem Bearbeiter zum nächsten. Dies ist deutlich eleganter als die Papiervariante, aber immer noch nicht ideal. Außer dem Empfänger weiß niemand, in welchem Status sich das Dokument derzeit be ndet. Wurde es möglicherweise schon aktualisiert und Änderungen vorgenommen? Wenn ja, wer hat diese Änderung durchgeführt? Wurde diese Anpassung vom zuständigen Vorgesetzten autorisiert? Wenn ich das Word-Dokument über das Wochenende „mitnehme“, um es zu überarbeiten, wie signalisiere ich meinen Kollegen, dass ich es „ausgecheckt“habe? Die Antworten auf diese Fragen bekommt der Benutzer weder bei der Verwendung von File-Services noch bei der Verteilung per E-Mail. Unübersichtliche Datenhalden gibt es in Unternehmen mehr als genug, und die traditionellen Dateifreigaben passen nicht mehr so ganz zu den modernen Zugriffsmöglichkeiten per Tablet und Smartphone. Google-Docs, Microsoft SharePoint, Microsoft One Drive oder komplette Collaboration-Suites wie Bitrix24 sind die exemplarisch genannten Dokumentenablageorte der Gegenwart und Zukunft. ok