In der Cloud arbeiten
Stundenlang Rechnungen am Schreibtisch zu erfassen – das klingt für Freiberu er und Selbstständige wenig spannend. Mit exiblen Cloud-Lösungen lässt sich der Papierkram zwischendurch erledigen – dann, wenn es passt und dort, wo man sich gerade aufhält. Da
D as Internet hat die Arbeitsstrukturen in vielen Branchen nachhaltig verändert: Home Of ce? In vielen Unternehmen kein Problem mehr. Kooperation mit Freelancern? Warum nicht? Jeder zehnte Erwerbstätige arbeitet heute selbstständig. Viele davon als Dienstleister oder im E-Commerce-Umfeld. Immer mehr junge Menschen suchen nach Wegen, ihren Lebensunterhalt abseits des klassischen Nine-to-Five-Jobs zu verdienen.
Die Cloud verändert die Arbeitswelt
Damit ändern sich auch die Anforderungen, die Nutzer an Produktivitätsanwendungen wie etwa Buchhaltung oder Auftragsbearbeitung stellen. Gefragt ist ein möglichst exibler Zugriff auf die Daten – unabhängig von Endgerät, Betriebssystem und aktuellem Aufenthaltsort. Eine ziemlich exakte Arbeitsplatzbeschreibung für Cloud-Lösungen. Für den Trend zur „Buchhaltung aus der Steckdose“gibt es mehrere Gründe, wie zum Beispiel ein attraktives Preis-/Leistungs-Verhältnis. gemeinsame Projektarbeit, ohne aufwendige Infrastruktur die ständige Datenverfügbarkeit das hohe Sicherheitsniveau. Mit einer Cloud-Lösung kann man morgens am PC Rechnungen schreiben. Später macht man einfach dort weiter, wo man zuletzt aufgehört hat. Wenn schon 40 Stunden plus gearbeitet wird, dann sollte man wenigstens Ort und Uhrzeit selbst bestimmen.
Die Anwender bestimmen mit
Wie komfortabel das Ganze in der Praxis aussieht, hängt von der jeweiligen Anwendung ab. Ein gutes Beispiel ist hierfür lexof ce. Hersteller Lexware entwickelt die kaufmännische Lösung als Crowd Sourcing-Projekt, das heißt: Die Anwender bestimmen, welche Funktionen umgesetzt werden. lexof ce ist in drei Versionen erhältlich, deren Funktionsumfang von der Auftragsbearbeitung über Buchhaltung bis hin zum Jahresabschluss (EÜR) reicht. Während klassische PC-Einstiegslösungen meist
nur auf Einzelplätzen laufen, lassen sich bei lexof ce beliebig viele Nutzer einrichten. Das ist vor allem dann wichtig, wenn Rechnungen und Buchungen von mehreren Mitarbeitern erledigt werden. In Start-ups und Kleinbetrieben ist das gängige Praxis. Zwar funktioniert lexof ce wie eine normale kaufmännische Software – Rechnungen werden erfasst, Geschäftsvorfälle verarbeitet, Auswertungen erstellt – doch an vielen Stellen weichen Benutzerführung und Arbeitskomfort vom gewohnten Standard ab. Dabei geht es vor allem um eine möglichst geschickte Umsetzung alltäglicher Aufgaben. Wer genau hinsieht, entdeckt in lexof ce viele kleine Innovationen, die in der Summe beachtliche Freiräume schaffen. Drei Beispiele: Eingangsrechnungen können gescannt oder mobil abfotogra ert werden. lexof ce erkennt den Inhalt, ordnet die Vorgänge automatisch ein oder generiert aus den vorhandenen Informationen vorausgefüllte Überweisungsträger. Eingehende Zahlungen werden auf dem elektronischen Kontoauszug – anhand von Merkmalen wie etwa Rechnungsnummer oder Betrag – selbstständig interpretiert und zugeordnet. Periodische Rechnungen lassen sich als Serie automatisch erstellen. Der Zeitaufwand für Verwaltungstätigkeiten lässt sich damit erheblich senken. Ein wichtiger Punkt sind dabei die mobilen Lösungen: So kann man beispielsweise auf dem iPad Kundendaten abrufen, Belege fotogra eren oder neue Aufträge erfassen. Bei den Smartphones bleibt der Funktionsumfang hingegen auf die mobile Belegerfassung beschränkt. Das ist nicht unbedingt ein Nachteil: Kleine Bildschirme tun sich schwer mit komplexen Informationen und die meisten Geschäftsreisenden haben ohnehin das Notebook oder ein Tablet dabei. Eine besondere Rolle spielt bei kaufmännischen Lösungen das Thema Integration. Viele Kleinbetriebe beschränken sich darauf, Rechnungen zu schreiben und Belege zu buchen, überlassen den Jahresabschluss aber dem Steuerberater. Hierfür ist die Cloud-Lösung mit einer Datev-Schnittstelle ausgestattet. Wer die Steuererklärung selbst in die Hand nehmen will, kann das Jahresergebnis direkt in die Online-Steuererklärung smartsteuer übernehmen. Wie die meisten Crowd-Sourcing-Lösungen kommen auch bei lexof ce laufend neue Funktionen hinzu. Künftig können Anwender beispielsweise wählen, ob sie den Jahresabschluss als EÜR oder Bilanz erstellen. Auch eine integrierte Zeiterfassung ist in Planung.
Fazit
Wer selbstständig, freiberu ich oder in agilen Teams arbeitet, tut dies auch der persönlichen Freiheiten wegen. Doch erst Cloud-Lösungen erfüllen den Traum vom selbstbestimmten Arbeiten. Beispiel lexof ce: Es ist schlank und daher ausgesprochen übersichtlich. Die Bedienung ist intuitiv und auch ohne Fachkenntnisse schnell erlernt. Buchhaltungspro s und Einsteiger kommen damit gleichermaßen gut zurecht. Branchenspezi sche Einschränkungen gibt es keine. Allerdings fehlen derzeit noch Bestandsführung und Bilanzierung, was den Anwenderkreis etwas einschränkt. Am meisten pro tieren derzeit Selbstständige und Freiberu er, die entweder viel unterwegs sind oder mit verschiedenen Geräten an unterschiedlichen Orten arbeiten.