cloud tools fürs bü­ro

teams, pro­jek­te und mee­tings ma­na­gen

PC Magazin - - Front Page - THO­MAS BÄR UND FRANK-MICHAEL SCHLEDE

B raucht ein Un­ter­neh­men heu­te noch vor Ort in­stal­lier­te Soft­ware, um die täg­li­chen Ar­bei­ten mit­hil­fe der IT zu be­wäl­ti­gen? Schon vor Jah­ren gab es Fir­men in den USA und Groß­bri­tan­ni­en, die das kom­plet­te Of ce aus dem Web pos­tu­lier­ten und be­haup­te­ten, al­les, was ei­ne Fir­ma be­nö­ti­gen wür­de, sei ei­ne gut aus­ge­bau­te, schnel­le In­ter­net-An­bin­dung. War da­mals die Be­geis­te­rung für An­wen­dun­gen aus der Cloud ge­ra­de in deut­schen Fir­men eher ge­ring, so hat sich das in­zwi­schen ge­än­dert: Cloud-Computing gilt als an­er­kann­te, er­prob­te Tech­nik in der IT, und ge­ra­de klei­ne und mit­tel­stän­di­sche Fir­men, die nicht über ei­ne IT-Ab­tei­lung mit reich­lich Per­so­nal ver­fü­gen, wis­sen es zu schät­zen, wenn die be­nö­tig­ten Pro­gram­me nicht nur aus dem In­ter­net kom­men, son­dern dort auch be­treut, ge­war­tet und ge­si­chert wer­den. Bleibt die Fra­ge, wel­che An­wen­dun­gen und Mög­lich­kei­ten aus der Cloud für den pro­fes­sio­nel­len An­wen­der sinn­voll sind. So hat auch Mi­cro­soft in den letz­ten zwei Jah­ren ver­stärkt auf die Ver­brei­tung von Of ce 365 hin­ge­ar­bei­tet und bie­tet die­se Lö­sung in Hin­blick auf die Da­ten­schutz­be­den­ken nun seit An­fang 2017 auch aus deut­schen Re­chen­zen­tren an. Was es al­les aus der Cloud gibt … Wer sich zu­nächst ein­mal ei­nen Über­blick dar­über ver­schaf­fen möch­te, wel­che Art von An­wen­dun­gen aus der Cloud zur Ver­fü­gung ste­hen, kann dies sehr gut auf ei­nem spe­zia­li­sier­ten Por­tal der Ba­saas Gm­bH aus Ber­lin tun, das un­ter der URL https://www. ba­saas.com/apps­to­re/ba­saas zu nden ist. Das Un­ter­neh­men hat sich dar­auf spe­zia­li­siert, Cloud-Di­ens­te der ver­schie­dens­ten An­bie­ter in ei­ner Art App-Sto­re be­reit­zu­stel­len. Auch wer nicht di­rekt die Di­ens­te die­ses An­bie­ters in An­spruch neh­men möch­te, ndet auf der Web-Sei­te ei­nen sehr um­fang­rei­chen und gut struk­tu­rier­ten Über­blick dar­über, wel­che Lö­sun­gen er aus der Cloud be­zie­hen kann. Da die Fir­ma eng mit dem Ver­band der deut­schen Cloud-Wirtschaft Cloud Eco­sys­tem e.V. zu­sam­men­ar­bei­tet, nden IT-Ver­ant­wort­li­che hier auch sehr vie­le An­ge­bo­te spe­zi­ell deut­scher An­bie­ter von Cloud-Lö­sun­gen – mit dem ent­spre­chen­den Stand­ort­vor­teil. Gut sor­tiert reicht das

vor­ge­stell­te An­ge­bot von den Be­rei­chen Bü­ro & Pro­duk­ti­vi­tät so­wie Do­ku­men­te und Pro­zes­se über Fer­ti­gung und Kon­struk­ti­on bis hin zu Kom­mu­ni­ka­ti­on und Te­le­fo­nie. Wir ha­ben uns nicht nur dort, son­dern auch im In­ter­net und bei den ver­schie­de­nen An­bie­tern um­ge­schaut und stel­len ei­ni­ge pro­fes­sio­nel­le Cloud-Lö­sun­gen ab­seits der Of ce-Sui­ten vor, die sich für den Ein­satz im täg­li­chen Ge­schäfts­be­trieb eig­nen.

Pro­jekt­ma­nage­ment: Ein­fa­che Zu­sam­men­ar­beit via Cloud

Ganz gleich für wel­chen Be­reich des Ge­schäfts­be­triebs ei­ne Cloud-Lö­sung ein­ge­führt wird, der Aspekt der Zu­sam­men­ar­beit wird in den meis­ten Fäl­len ei­ne wich­ti­ge Rol­le spie­len. Das gilt im be­son­de­ren Ma­ße für die Dis­zi­plin des Pro­jekt­ma­nage­ments. Die Zahl der Pro­jek­te, die viel zu spät oder manch­mal so­gar nie be­en­det wur­den, weil kei­ne oder nur ei­ne ru­di­men­tä­re Pro­jekt­pla­nung (zu­meist mit­tels Ex­cel-Blät­tern, die per E-Mail aus­ge­tauscht wur­den) vor­han­den war, dürf­te nicht klein sein. Der Ein­satz ei­ner Cloud-ge­stütz­ten Lö­sung bie­tet sich ge­ra­de für die Pla­nung und Durch­füh­rung von Pro­jek­ten an: Al­le Te­am­mit­glie­der kön­nen ganz gleich, wo sie sind, auf al­le In­for­ma­tio­nen zu­grei­fen, und die An­zahl läs­ti­ger Mee­tings kann durch die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mög­lich­kei­ten über die Cloud eben­falls deut­lich re­du­ziert wer­den. Die in Schwe­den ge­grün­de­te Soft­ware rma Pro­ject­place ( https://www.pro­ject­place.de) stellt ei­ne sol­che Cloud-An­wen­dung zur Pla­nung und Be­treu­ung von Pro­jek­ten be­reit. Wer bis­her sei­ne Pro­jek­te mit­hil­fe von ver­schie­de­nen Tools wie Ex­cel-Ta­bel­len, auf Web-Apps ba­sie­ren­den To-do-Lis­ten und Lis­ten von Di­ens­ten wie Trel­lo or­ga­ni­siert hat, ndet all die­se Merk­ma­le bei Pro­ject­place un­ter ei­nem Dach wie­der. Was uns bei ver­schie­de­nen Test­läu­fen mit die­ser Lö­sung be­son­ders gut ge el, ist ih­re ein­fa­che und gut struk­tu­rier­te Be­dien­bar­keit. Ob­wohl der Pro­jekt­ma­nage­ment-Pro hier sei­nen Pro­jekt­plan wie ge­wohnt in ei­nem Gantt-Dia­gramm (ein Bal­ken­dia­gramm, das den zeit­li­chen Ablauf der Ak­ti­vi­tä­ten dar­stellt) or­ga­ni­sie­ren kann, nden sich auch Lai­en schnell mit der Me­tho­de der vir­tu­el­len Pinn­wand zu­recht und kön­nen die an­ste­hen­den Auf­ga­ben leicht in ih­rem Team ver­tei­len und steu­ern be­zie­hungs­wei­se den Mit­ar­bei­tern die Mög­lich­keit ge­ben, hier selbst steu­ernd ein­zu­grei­fen. Die Lö­sung kann kos­ten­los mit fünf Nut­zern, ei­nem Pro­jekt und zwei der vir­tu­el­len Pinn­wän­de ge­tes­tet wer­den.

Das Per­so­nal im Blick: Er­fas­sen, pla­nen und der Ein­satz

Ge­ra­de in Fir­men aus dem mit­tel­stän­di­schen Be­reich und in klei­ne­ren Un­ter­neh­men sind die Pro­ble­me be­kannt, die sich bei der Ein­satz­pla­nung der Mit­ar­bei­ter so­wie bei ge­nau­er Er­fas­sung der tat­säch­li­chen Ar­beits­zeit er­ge­ben. Auch hier kom­men häu g noch Ex­cel-Ta­bel­len oder so­gar Post-itAuf­kle­ber als „Werk­zeug“zum Ein­satz – mit ent­spre­chen­den Er­geb­nis­sen. Die deut­sche Eu­ro­da­ta AG ge­hört zu ei­ner gan­zen Rei­he von An­bie­tern, die spe­zi­el­le Cloud-Lö­sun­gen für die­sen Be­reich be­reit­stel­len. Als Ein­stieg wird von vie­len Kun­den laut Aus­sa­ge von Eu­ro­da­ta da­bei zu­nächst häu g die rei­ne Zei­ter­fas­sung per Cloud-Lö­sung ein­ge­führt. Die­ses Pro­dukt nennt sich ed­ti­me

Cloud-An­wen­dun­gen für je­den Bu­si­ness-Ein­satz: Das Por­tal Ger­man Bu­si

ness Cloud gibt ei­nen gu­ten Über­blick über die viel­fäl­ti­gen Mög­lich­kei­ten.

Eig­net sich be­son­ders gut für die Zu­sam­men­ar­beit via Cloud: Pro­jekt­ma­nage­ment.

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