cloud tools fürs büro
teams, projekte und meetings managen
B raucht ein Unternehmen heute noch vor Ort installierte Software, um die täglichen Arbeiten mithilfe der IT zu bewältigen? Schon vor Jahren gab es Firmen in den USA und Großbritannien, die das komplette Of ce aus dem Web postulierten und behaupteten, alles, was eine Firma benötigen würde, sei eine gut ausgebaute, schnelle Internet-Anbindung. War damals die Begeisterung für Anwendungen aus der Cloud gerade in deutschen Firmen eher gering, so hat sich das inzwischen geändert: Cloud-Computing gilt als anerkannte, erprobte Technik in der IT, und gerade kleine und mittelständische Firmen, die nicht über eine IT-Abteilung mit reichlich Personal verfügen, wissen es zu schätzen, wenn die benötigten Programme nicht nur aus dem Internet kommen, sondern dort auch betreut, gewartet und gesichert werden. Bleibt die Frage, welche Anwendungen und Möglichkeiten aus der Cloud für den professionellen Anwender sinnvoll sind. So hat auch Microsoft in den letzten zwei Jahren verstärkt auf die Verbreitung von Of ce 365 hingearbeitet und bietet diese Lösung in Hinblick auf die Datenschutzbedenken nun seit Anfang 2017 auch aus deutschen Rechenzentren an. Was es alles aus der Cloud gibt … Wer sich zunächst einmal einen Überblick darüber verschaffen möchte, welche Art von Anwendungen aus der Cloud zur Verfügung stehen, kann dies sehr gut auf einem spezialisierten Portal der Basaas GmbH aus Berlin tun, das unter der URL https://www. basaas.com/appstore/basaas zu nden ist. Das Unternehmen hat sich darauf spezialisiert, Cloud-Dienste der verschiedensten Anbieter in einer Art App-Store bereitzustellen. Auch wer nicht direkt die Dienste dieses Anbieters in Anspruch nehmen möchte, ndet auf der Web-Seite einen sehr umfangreichen und gut strukturierten Überblick darüber, welche Lösungen er aus der Cloud beziehen kann. Da die Firma eng mit dem Verband der deutschen Cloud-Wirtschaft Cloud Ecosystem e.V. zusammenarbeitet, nden IT-Verantwortliche hier auch sehr viele Angebote speziell deutscher Anbieter von Cloud-Lösungen – mit dem entsprechenden Standortvorteil. Gut sortiert reicht das
vorgestellte Angebot von den Bereichen Büro & Produktivität sowie Dokumente und Prozesse über Fertigung und Konstruktion bis hin zu Kommunikation und Telefonie. Wir haben uns nicht nur dort, sondern auch im Internet und bei den verschiedenen Anbietern umgeschaut und stellen einige professionelle Cloud-Lösungen abseits der Of ce-Suiten vor, die sich für den Einsatz im täglichen Geschäftsbetrieb eignen.
Projektmanagement: Einfache Zusammenarbeit via Cloud
Ganz gleich für welchen Bereich des Geschäftsbetriebs eine Cloud-Lösung eingeführt wird, der Aspekt der Zusammenarbeit wird in den meisten Fällen eine wichtige Rolle spielen. Das gilt im besonderen Maße für die Disziplin des Projektmanagements. Die Zahl der Projekte, die viel zu spät oder manchmal sogar nie beendet wurden, weil keine oder nur eine rudimentäre Projektplanung (zumeist mittels Excel-Blättern, die per E-Mail ausgetauscht wurden) vorhanden war, dürfte nicht klein sein. Der Einsatz einer Cloud-gestützten Lösung bietet sich gerade für die Planung und Durchführung von Projekten an: Alle Teammitglieder können ganz gleich, wo sie sind, auf alle Informationen zugreifen, und die Anzahl lästiger Meetings kann durch die Kommunikationsmöglichkeiten über die Cloud ebenfalls deutlich reduziert werden. Die in Schweden gegründete Software rma Projectplace ( https://www.projectplace.de) stellt eine solche Cloud-Anwendung zur Planung und Betreuung von Projekten bereit. Wer bisher seine Projekte mithilfe von verschiedenen Tools wie Excel-Tabellen, auf Web-Apps basierenden To-do-Listen und Listen von Diensten wie Trello organisiert hat, ndet all diese Merkmale bei Projectplace unter einem Dach wieder. Was uns bei verschiedenen Testläufen mit dieser Lösung besonders gut ge el, ist ihre einfache und gut strukturierte Bedienbarkeit. Obwohl der Projektmanagement-Pro hier seinen Projektplan wie gewohnt in einem Gantt-Diagramm (ein Balkendiagramm, das den zeitlichen Ablauf der Aktivitäten darstellt) organisieren kann, nden sich auch Laien schnell mit der Methode der virtuellen Pinnwand zurecht und können die anstehenden Aufgaben leicht in ihrem Team verteilen und steuern beziehungsweise den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, hier selbst steuernd einzugreifen. Die Lösung kann kostenlos mit fünf Nutzern, einem Projekt und zwei der virtuellen Pinnwände getestet werden.
Das Personal im Blick: Erfassen, planen und der Einsatz
Gerade in Firmen aus dem mittelständischen Bereich und in kleineren Unternehmen sind die Probleme bekannt, die sich bei der Einsatzplanung der Mitarbeiter sowie bei genauer Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeit ergeben. Auch hier kommen häu g noch Excel-Tabellen oder sogar Post-itAufkleber als „Werkzeug“zum Einsatz – mit entsprechenden Ergebnissen. Die deutsche Eurodata AG gehört zu einer ganzen Reihe von Anbietern, die spezielle Cloud-Lösungen für diesen Bereich bereitstellen. Als Einstieg wird von vielen Kunden laut Aussage von Eurodata dabei zunächst häu g die reine Zeiterfassung per Cloud-Lösung eingeführt. Dieses Produkt nennt sich edtime