Flussdiagramme mit Excel

Zur Entscheidungs ndung, für die Darstellung von Prozedurabläufen, Prozessen, Projekten und Mindmaps bieten sich Flussdiagramme an.

Abläufe strukturiert und anschaulich darstellen

M it Flussdiagrammen visualisieren Sie Abläufe und Strukturen für Konzepte, Exposés oder Präsentationen. Beliebt sind sie in der Informatik, um Programmabläufe zu planen. Zum Anfertigen von Flussdiagrammen benötigen Sie nicht unbedingt externe Programme. Nutzen Sie die Bordwerkzeuge von Excel. Die Ergebnisse können sich sehen lassen.

MindMaps: Visualisierte Gedanken

Als erstes Beispiel für ein Flussdiagramm dient eine MindMap, mit der sich Gedanken besonders gut visualisieren lassen. Zum Erstellen in Excel nutzen Sie SmartArts. Diese bieten Ihnen eine große Auswahl an vorgefertigten Layouts. Für eine MindMap bietet sich ein radiales Cluster an. Aktivieren Sie in einer leeren Tabelle das Register Einfügen. Im Bereich der Illustrationen wählen Sie das Symbol SmartArt aus. Das Dialogfenster SmartArt auswählen wird eingeblendet. Wählen Sie in diesem Fenster die Kategorie Beziehung aus. Im rechten Fensterbereich nden Sie das Layout Radiales Cluster. Markieren Sie dieses Layout. Mit einem Klick auf die Schalt äche OK wird die entsprechende SmartArt erstellt. Im Mittelpunkt der Gra k be ndet sich ein Kasten für das zentrale Thema, davon zweigen Hauptäste ab. Auf der linken Seite des SmartArt-Fensters be ndet sich eine Gliederungsansicht. Falls nicht, klicken Sie im linken Rahmen der SmartArt-Gra k auf den kleinen Pfeil, dann wird die Gliederung eingeblendet. Tippen Sie in den ersten Gliederungspunkt ein: MindMap Technik. Aktivieren Sie dann den nächsten Gliederungspunkt und tippen Sie dort ein: Hauptäste mit Schlagwörtern versehen. Aktivieren Sie den folgenden Gliederungspunkt und geben Sie ein: Farben und Bilder nutzen. In den nachfolgenden Gliederungspunkt tippen Sie ein: Einfälle nicht bewerten. Wenn Sie nach dieser Eingabe die Enter-Taste betätigen, wird automatisch ein neuer Gliederungspunkt erzeugt und ein weiterer Hauptzweig in die SmartArt-Gra k ge-

zeichnet. Tippen Sie hier ein: MindMaps werden im Uhrzeigersinn gelesen. Auch Unteräste sind schnell erzeugt. Klicken Sie dazu in der Gliederungsansicht auf den Zweig, zu dem Sie einen Unterzweig erstellen möchten. Bewegen Sie die Schreibmarke an das Ende des Textes und betätigen Sie die Enter-Taste. Jetzt haben Sie einen weiteren Hauptzweig erzeugt. Betätigen Sie in diesem neuen Gliederungspunkt die Tabulator-Taste. Dadurch wird der Gliederungspunkt eine Stufe tiefer gestellt und in der Gra k ein Unterzweig zum Hauptzweig hinzugefügt, den Sie mit dem gewünschten Inhalt beschriften.

Eine Übersicht mit ein- und ausblendbaren Unterpunkten

Es geht auch ohne Gra k. Sie können MindMaps oder andere Übersichten mit Funktionen erstellen. Nutzen Sie dazu die Gliederungsfunktionen von Excel. Sie möchten zum Beispiel eine Übersicht mit mehreren Themen, Stichpunkten und Unterpunkten erstellen und diese später ein- und ausblenden können. Erzeugen Sie dazu eine ExcelTabelle mit folgendem Muster: Zum Erstellen der Gliederungsfunktion markieren Sie zunächst die Spalte mit den Themen. Aktivieren Sie dann das Register Daten. Dort nden Sie die Gruppe Gliederung. Klicken Sie in dieser Gruppe auf das Symbol Gruppieren und im Untermenü nochmals auf Gruppieren. Das Dialogfenster Gruppierung wird eingeblendet. Wählen Sie hier die Option Zeilen aus. Am linken Rand von Excel wird vor den Zeilen die Gruppierungsebene 1 eingeblendet. Markieren Sie jetzt alle Stichpunkte und gruppieren Sie diese ebenfalls. Die Gruppierungsebene 2 wird eingefügt. Jetzt geht es noch um die Unterpunkte, die markiert und gruppiert werden müssen. Nachdem Sie auch diese Gruppierung eingefügt haben, werden Ihnen drei Gruppierungsebenen angezeigt. Sie können bei Bedarf eine Gliederung bis zur achten Ebene erstellen. Durch die einzelnen Ebenen, die durch die Zahlen in den Gliederungssymbolen dargestellt werden, können Sie Detaildaten für jede Ebene anzeigen. Klicken Sie zum Anzeigen der Zeilen für eine Ebene auf die entsprechenden Gliederungssymbole 1, 2 oder 3. Ebene eins enthält alle Themen, ohne weitere Detailzeilen anzuzeigen. Ebene zwei enthält alle Themen und Stichpunkte. Ebene drei enthält alle Detailzeilen. Klicken Sie auf die Symbole Plus und Minus innerhalb der Gliederungspunkte, um die Darstellung der Gruppen gezielt zu erweitern beziehungsweise zu reduzieren.

Ein Flowchart erstellen

Reine Flussdiagramme dienen der Veranschaulichung von Programmabläufen. Zum Erstellen in Excel bieten sich die Formen an. Aktivieren Sie zum Erstellen von Formen das Register Einfügen. In der Gruppe Illustrationen klicken Sie auf Formen. Das Auswahlfenster für Formen wird eingeblendet. In der Kategorie Flussdiagramm nden Sie alle geeigneten Formen. Halten Sie den Cursor einen Augenblick auf eine dieser Formen, dann wird Ihnen in einem Hilfsfenster angezeigt, für welchen Zweck

diese Form geeignet ist. Wählen Sie als erste Form die Grenzstelle aus. In der ExcelTabelle verwandelt der Cursor sich in ein Fadenkreuz. Ziehen Sie dieses Fadenkreuz mit gedrückter linker Maustaste auf die gewünschte Größe. Die Form wird in Ihrer Excel-Tabelle dargestellt, und in der Menüleiste werden die Zeichentools aktiviert. Über diese Formatierungsleiste stellen Sie zum Beispiel die gewünschten Formarten, Fülleffekte und Formeffekte ein.

Beschriften der Form

Zum Beschriften der Form tippen Sie den gewünschten Text, zum Beispiel Wareneingang, direkt in die Form ein. Im Register Format der Zeichentools be ndet sich auch die Gruppe Formen einfügen. Wählen Sie hier im Bereich der Flussdiagramme die Form Verzweigung aus und ziehen Sie diese Form unterhalb der Form Wareneingang auf. Auf diese Art und Weise erstellen Sie alle benötigten Formen für Ihren Prozess. Wenn Sie Formen wiederholt benutzen, können Sie diese auch markieren, kopieren und einfügen. Außerdem werden im Auswahlfenster der einzufügenden Formen automatisch die zuletzt verwendeten aufgenommen. Dadurch können diese Formen schnell wiederverwendet werden. Um anschließend die Zusammenhänge der Prozesse darzustellen, benötigen Sie Verbindungslinien. Wählen Sie dazu in der Kategorie Linien die Form Linienpfeil aus. Achten Sie beim Verbinden der Formen darauf, dass Sie die Linien auf einen der Haltepunkte Ihrer zu verbindenden Formen legen. Dadurch werden die Linien an die jeweilige Form angeklebt. Wenn Sie anschließend die Formen verschieben und ausrichten, bleiben die Pfeile verbunden, und Sie müssen diese nicht extra anpassen. Wenn Ihr Flussdiagramm Ihren Vorstellungen entspricht, markieren Sie alle Formen. Klicken Sie dazu alle Formen mit gedrückter Shift-Taste an. Wählen Sie dann in der Gruppe Anordnen den Befehl Gruppieren aus. Dadurch wird aus den einzelnen Formen eine einzige Form erzeugt, die Sie komplett verschieben können. Damit Ihr Flussdiagramm auf jedem Drucker ausgegeben werden kann, formatieren Sie die Gruppierung mit weißem Hintergrund (erste Auswahl in Formarten) und einer schwarzen Umrandung ( Formkonturen, Standardfarbe: Schwarz). whs

Die Gliederungsfunktion erlaubt das Ein- und Ausblenden unterschiedlicher Gliederungsebenen.

Mit der Vorlage Radiales Cluster erstellen Sie problemlos MindMaps.

Mithilfe der vorde nierten Formen wählen Sie die gewünschte Form für Ihr Flowchart aus. In der Kategorie Linien nden Sie die passenen Verbinder. Starten und beenden Sie Ihr Flowchart immer mit der Form Grenzstelle.