Zeitmanagement mit Outlook
Rennt Ihnen auch die Zeit weg? Mit modernen Zeitmanagement-Methoden organisieren Sie Alltag und Arbeit wesentlich besser – und Outlook hilft Ihnen dabei.
So strukturieren Sie Arbeit und Alltag
K onzentrieren Sie sich auf das Wesentliche, ohne sich zu verzetteln. Probieren Sie die Methoden des Zeitmanagements aus und wählen Sie die für Sie am besten geeigneten Methoden aus. Sie werden Outlook dadurch in einem ganz anderen Licht betrachten.
So planen Sie Ihren Tag: Das ALPEN-Prinzip
Bei der Planung Ihrer Ziele wenden Sie das ALPEN-Prinzip an. Dann vergessen Sie nichts. Der Begriff ALPEN setzt sich folgendermaßen zusammen: A: Aufgaben erfassen und die dazugehörigen Termine erstellen L: Die Länge Ihrer Aufgaben und Termine einschätzen P: Nicht alles läuft wie geplant, Pufferzeiten reservieren E: Entscheidungen treffen, was muss erledigt werden N: Nachkontrolle, was haben Sie tatsächlich erledigt Wenn Sie dieses Prinzip verinnerlichen, gehen keine Ziele verloren. Wenn Sie noch keine Struktur für Ihre Aufgaben haben, nutzen Sie den Notizenbereich von Outlook und wandeln Sie die Notizen danach in Aufgaben um. Danach schätzen Sie die Länge einer Aufgabe ein. Arbeiten Sie idealerweise nur mit einem Endtermin. Wenn Sie die Aufgabe in einen konkreten Termin umwandeln, denken Sie daran, Pufferzeiten einzuplanen, denn nicht immer läuft ein Tag so, wie er eingeplant wurde. Treffen Sie
Entscheidungen, was wirklich für Sie wichtig ist. Dabei hilft eine ABC-Analyse (siehe unten) weiter. Kontrollieren Sie anschließend, was Sie tatsächlich geschafft haben. Dadurch wird Ihr Zeitgefühl für anstehende Aufgaben immer besser.
Von der Notiz zur Aufgabe
Viel zu selten wird der Notizenbereich von Outlook genutzt. Hier können Sie, völlig unstrukturiert, erst einmal alle anstehenden Ziele eintragen. Wichtig ist es, zunächst einmal alle Vorhaben aufzuschreiben. Dadurch gehen diese nicht verloren. Aktivieren Sie in Outlook den Notizenbereich. Sie nden ihn in den Outlook-Modulen. Falls er nicht angezeigt wird, aktivieren Sie im unteren rechten Bereich die Navigationsoptionen und wählen Sie dann das Modul Notizen aus. Der Bereich Meine Notizen wird angezeigt. Mit einem Klick auf das Symbol Neue Notiz erfassen Sie eine neue Notiz. Tippen Sie in das jetzt eingeblendete Notizblatt ein, was Sie als Nächstes planen. Schließen Sie die Notiz und geben Sie auf die gleiche Art und Weise weitere Notizen ein. Wenn Sie alle Ihre Aufgaben eingegeben haben, schalten Sie die Ansicht auf die Übersicht um. Aktivieren Sie dazu im Bereich Aktuelle Ansicht das Symbol Notizenliste. Jetzt werden Ihnen alle erfassten Notizen in einer Liste angezeigt. Das ist die ideale Ansicht, um Ihre Notizen zu Aufgaben zu machen. Um eine Notiz zu einer Aufgabe zu machen, müssen Sie sich zunächst überlegen, ob Sie die Notiz im Bereich der Notizen behalten wollen oder ob Sie diese verschieben möchten. Aus Sicht der Informations ut, die Sie zu bewältigen haben, empfehle ich das Verschieben der Notiz. Dadurch wird die Notiz im Bereich der Notizen gelöscht, und es wird eine Aufgabe daraus gemacht. Beim Kopieren der Notiz in den Aufgabenbereich bleibt die Notiz im Bereich der Notizen bestehen. Klicken Sie im Menüband auf das Symbol Verschieben. Wählen Sie den Befehl In anderen Ordner aus. Das Dialogfenster Elemente verschieben wird eingeblendet. Wählen Sie den Ordner Aufgaben (nur dieser Computer) aus. Schon haben Sie aus Ih- rer Notiz eine Aufgabe erzeugt. Verschieben Sie auf diese Art und Weise alle Notizen, die Sie zu Aufgaben machen möchten.
Aufgaben und deren Zeitspanne
Aufgaben sind nichts anderes als Ihre Ziele. Und Ihre Ziele lassen sich in mehrere Kategorien einteilen. Da gibt es zunächst die langfristigen Ziele, die einen Zeitraum von ein bis fünf Jahren umfassen. Dann kommen die mittelfristigen Ziele mit einem Zeitrahmen von ein bis zwölf Monaten. Außerdem gibt es noch die kurzfristigen Ziele, die in ein bis vier Wochen geschafft werden sollen. Last but not least sind Ihre Tagesziele, die ein bis sechs Tagen entsprechen. Zum Kategorisieren Ihrer Ziele bieten sich die Kategorien von Outlook an. Wechseln Sie zunächst in den Bereich Aufgaben. Aktivieren Sie dann den Ordner Aufgaben (Nur dieser Computer). Hier nden Sie alle verschobenen oder kopierten Notizen als Aufgaben wieder. Öffnen Sie eine der Aufgaben mit einem Doppelklick. Sie nden im Menü- band Aufgabe in der Gruppe Kategorien das Symbol Kategorisieren. Wählen Sie mit einem Klick auf das Symbol den Befehl Alle Kategorien aus. Das Dialogfenster Farbkategorien wird eingeblendet. Bei der ersten Verwendung dieser Kategorien werden lediglich Farben angezeigt. Um eine Kategorie mit einem Namen zu versehen, klicken Sie in die entsprechende Farbkategorie und aktivieren Sie dann die Schalt äche Umbenennen. Tippen Sie jetzt den gewünschten Namen ein. Wiederholen Sie den Vorgang, bis Sie die Lang-, Mittel- und Kurzfristkategorien festgelegt haben. Setzen Sie dann einen Haken in das Kontrollkästchen der Kategorie, die Ihre Aufgabe erhalten soll. Durch das Betätigen der Schalt äche OK wird die Kategorie für die geöffnete Aufgabe übernommen und im oberen Bereich der Aufgabe dargestellt.
Was ist wichtig – eine ABC-Analyse
Nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig. Nachdem Sie alle Aufgaben kategorisiert