Access statt Excel

Irgendwann reichen die Möglichkeiten von Excel nicht mehr aus. Zu viele Daten, zu wenig Performance, keine logischen Verknüpfungen und feste Beziehungen zwischen Werten. Steigen Sie auf Access um!

Wenn die Daten die Tabelle sprengen

E xcel ist bestens zum Berechnen von Daten geeigenet. Auch das Filtern und das Sortieren von Daten funktioniert in einem überschaubaren Rahmen gut. Wenn es allerdings um das Speichern und Auswerten großer Datenbetände geht, ist Excel schnell überfordert. Mit Access können Sie sehr große Datenbestände speichern und diese zueinander in Verbindung setzen. Vor dem Import und nach dem Import von Excel-Tabellen nach Access müssen Sie einiges beachten, denn es gibt große Unterschiede dieser beiden Tabellenarten. Während Sie in Excel in einer Spalte beliebige Datenformate mischen können, müssen Sie sich bei einer Datenbanktabelle für einen einzigen Datentyp pro Spalte entscheiden. Eine Mischung von Datentypen funktioniert in einer Datenbanktabelle nicht. Bereinigen Sie daher als Erstes die Daten in Ihren Excel-Tabellen. Legen Sie für jede Spalte einen eindeutigen Datentyp fest: Text, Zahl oder Datum. Die Formatierung spielt dabei keine Rolle. Werfen Sie zusätzlich einen Blick auf die Zeilenüberschriften. Diese dürfen keine Sonderzeichen enthalten, auch Leerzeichen, Trennstriche, Punkte und Doppelpunkte sind zu vermeiden. Da der Restlagerbestand und der Umsatz sich aus Berechnungen ergeben, müssen diese Daten nicht in Excel berechnet werden. Die Ergebnisse berechnen Sie in Access. Hier erkennen Sie auch schon die Grenze der Datenübernahme. Wenn die Ergebnisse in Excel berechnet werden, werden diese übernommen. Aber nicht die Formel, die dahintersteht. Wenn Sie dann neue Datensätze in die Access-Tabelle eingeben, wird keine Berechnung durchgeführt. Speichern Sie die Beispielmappe unter dem Namen Lagerbestand. Schließen Sie anschließend Excel. Legen Sie eine neue Access-Datenbank unter dem Namen Lagerbestand an. Aktivieren Sie das Registerblatt Externe Daten. 56

Klicken Sie in der Gruppe Importieren und Verknüpfen auf das Symbol Excel. Das Dialogfenster Externe Daten-Excel Tabelle wird eingeblendet. Wählen Sie mithilfe der Schalt äche Durchsuchen die Excel Arbeitsmappe Lagerbestand aus und klicken Sie anschließend auf die Schalt äche Öffnen. Das Optionskästchen Importieren Sie die Quelldaten in eine neue Tabelle der aktuellen Datenbank muss aktiviert sein. Klicken Sie auf die Schalt äche OK. Das Dialogfenster Import-Assistent für Kalkulationstabellen wird eingeblendet. Setzen Sie einen Haken in das Kontrollkästchen Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften. Wenn Sie diesen Haken nicht setzen, wird die Überschrift als Datensatz interpretiert. Nach einem weiteren Klick auf die Schalt äche Weiter legen Sie die Feldoptionen fest. Das Feld Artikel hat den Felddatentyp Text (in Access 2016: kurzer Text). Klicken Sie in die Spalte Lagerbestand. Hier schlägt Ihnen der Import-Assistent den Felddatentyp Double vor. Dieser Datentyp beinhaltet Nachkommastellen. Da im Lager nur ganze Stückzahlen vorkommen, ändern Sie den Felddatentyp mithilfe des Auswahlpfeils auf Integer. Dieser Datentyp beinhaltet Ganzzahlen. Der Einzelpreis wird mit dem Datentyp Währung vorgeschlagen, das ist in Ordnung. Die Spalte Bestellungen ändern Sie von Double auf Integer. Die Felder Restlagerbestand und Umsatz enthalten keine Werte und müssen daher auch nicht mit übernommen werden. Diese Spalten werden später in Access als berechnete Felder eingefügt. Setzen Sie nach der Auswahl dieser Spalten jeweils einen Haken in das Kontrollkästchen Feld nicht übernehmen (Überspringen). Jetzt haben Sie alle Felddatentypen festgelegt und klicken auf die Schalt äche Weiter. Access möchte gerne einen Primärschlüssel zur Tabelle hinzufügen. Dabei handelt es sich um einen einmaligen Schlüssel für jeden Datensatz. Dieser Schlüssel wird durch eine automatische Nummerierung der Datensätze angelegt. Für Verknüpfungen mit anderen Tabellen sollten Sie unbedingt einen Primärschlüssel anlegen. Lassen Sie daher die Option Primärschlüssel soll von Access hinzugefügt werden aktiviert und klicken Sie auf die Schalt äche Weiter. Jetzt kommen Sie zur Festlegung des Tabellennamens. Er soll Lagerübersicht lauten. Klicken Sie abschließend auf die Schalt äche Fertig stellen. Das Folgefenster beenden Sie mit einem Klick auf die Schalt äche Schließen. Das Dialogfenster zum Speichern der Importschritte beenden Sie mit der Schalt äche Schließen. Die AccessTabelle Lagerübersicht ist angelegt. Öffnen Sie die Tabelle mit einem Doppelklick. Die aus der Excel-Tabelle übernommenen Daten werden angezeigt.

Berechnung des Restlagerbestands und der Umsätze

Für die Berechnung von Feldern bietet Access den neuen Felddatentyp Berechnet an. Wechseln Sie von der Tabellenansicht in die Entwurfsansicht der Tabelle. Klicken Sie in das Feld unterhalb der Bestellungen und tippen Sie den Feldnamen Restlagerbestand ein. Mit der Tabulator-Taste wechseln Sie in die Spalte Felddatentyp. Wählen Sie hier mit dem Auswahlpfeil den Befehl Berechnet aus. Daraufhin wird der Ausdrucks-Generator eingeblendet. Markieren Sie in der ersten Spalte die Tabelle Lagerübersicht. In der nächsten Spalte werden Ihnen alle Feldnamen der Tabelle angezeigt. Wählen Sie hier den Lagerbestand aus. Führen Sie jetzt einen Doppelklick auf den Eintrag Wert in der Spalte Ausdruckswerte aus. Das Feld Lagerbestand wird in eckigen Klammern in den Ausdrucks-Generator übernommen. Tippen Sie jetzt ein Minuszeichen ein. Wählen Sie anschließend die Bestellungen aus. Im Ausdrucks-Generator steht jetzt die Funktion [Lagerbestand] – [Bestellungen]. Klicken Sie abschließend auf die Schalt äche OK. Fügen Sie ein weiteres Feld mit dem Namen Umsatz ein. Auch hier wählen Sie den Felddatentyp Berechnet aus. Im AusdrucksGenerator wählen Sie die Felder Einzelpreis und Bestellungen aus und multiplizieren diese miteinander: [Einzelpreis] * [Bestellungen]. Beenden Sie den Ausdrucks-Generator. Wählen Sie im unteren Fensterbereich in der Zeile Format den Eintrag Währung aus. Speichern Sie die Tabelle. Wechseln Sie anschließend in die Datenblattansicht. Neben den importierten Grunddaten werden jetzt auch die berechneten Felder angezeigt. Im Gegensatz zu den übrigen Feldern können die berechneten Felder nicht überschrieben werden.

Eine zweite Tabelle erstellen

Zum Erstellen von Beziehungen benötigen Sie mindestens zwei Tabellen. Die Lagerübersicht soll mit Informationen zu den einzelnen Lagerorten ergänzt werden. Zur optimalen Auslastung der Lager soll die

Möglichkeit bestehen, einen Artikel an mehreren Lagerorten unterzubringen. In Excel müssten Sie dazu eine oder mehrere Spalten de nieren. Wenn Sie zum Beispiel fünfzig Lagerorte hätten, benötigen Sie bis zu fünfzig neue Spalten. Das wird unübersichtlich. Falls Sie auf die Idee kommen, alle Lagerorte in eine Spalte zu schreiben, haben Sie beim Filtern und sortieren nach diesen Lagerorten jede Menge Probleme. Inhalte in Access-Tabellen sollen atomar sein, dass bedeutet, eine Information pro Zelle. In Access erstellen Sie dazu eine weitere Tabelle, die Sie mit der Lagerübersicht in Verbindung setzen. Dann können Sie für jeden Artikel beliebig viele Lagerorte anlegen und diese später auch problemlos lokalisieren. Erstellen Sie eine neue Access-Tabelle mit den Feldern: Lagerort, Felddatentyp Zahl mit der Feldgröße Byte (mit diesem Wert können Sie bis zu 250 Lagerorte verwalten), Primärschlüssel. Artikelauswahl – hier wählen Sie den Datentyp Nachschlageassistent aus. Arbeiten Sie diesen Assistenten folgendermaßen ab: Option Das Nachschlagefeld soll die Werte einer Tabelle oder Abfrage abrufen, Tabelle Lagerübersicht, Felder ID und Artikel in die ausgewählten Felder übernehmen, Aufsteigend nachArtikel sortieren, Schlüsselspalte ausblenden, Beschriftung Artikelauswahl. Durch den Nachschlageassistenten können Sie komfortabel Ihre Artikel zu den Lagerorten hinzufügen. Das letzte Feld erhält den Feldnamen Beschreibung. Als Felddatentyp wählen Sie Kurzer Text (ältere AccessVersionen Text) aus. Speichern Sie die Tabelle unter dem Namen Lagerort ab. Geben Sie noch keine Lagerorte in die Tabelle ein, diese werden später über die Tabelle Lagerübersicht eingep egt.

Tabellen zueinander in Beziehungen bringen

Damit die Daten optimal verwaltet werden können, setzen Sie die beiden Tabellen zueinander in Beziehung und aktivieren dabei die referentielle Integrität. Schließen Sie zunächst alle geöffneten Tabellen. Wechseln Sie anschließend in das Register Datenbanktools. Klicken Sie dort auf das Symbol Beziehungen. Aktivieren Sie dann das Symbol Tabelle anzeigen und wählen Sie die Tabellen Lagerübersicht und Lagerort aus. Verbinden Sie nun mit gedrückter linker Maustaste die Felder ID aus der Tabelle Lagerübersicht mit dem Feld Artikelauswahl der Tabelle Lagerort. Das Dialogfenster Beziehung bearbeiten wird eingeblendet. Im unteren Fensterbereich erkennen Sie den Beziehungstyp 1:n. Das resultiert aus dem Primärschlüssel ID und dem Fremdschlüssel Artikelauswahl. Setzen Sie einen Haken in das Kontrollkästchen Mit referentieller Integrität. Aktivieren Sie anschließend die jetzt aktivierten Kontrollkästchen Aktualisierungsweiter-

gabe an verwandte Felder und Löschweitergabe an verwandte Datensätze. Durch diese Auswahl stellen Sie sicher, dass kein Datenmüll entstehen kann. Sobald sich ein Artikel ändert, werden die Informationen an den Lagerort weitergegeben. Beim Löschen eines Artikels wird der Artikel auch aus dem Lagerort gelöscht. Schließen Sie das Beziehungsfenster. Bestätigen Sie die Meldung zum Speichern mit Ja.

Eingabe von Daten über die Tabelle Lagerübersicht

Öffnen Sie die Tabelle Lagerübersicht. Jeder einzelne Datensatz ist jetzt mit einem Pluszeichen versehen. Sobald Sie auf eines dieser Pluszeichen klicken, wird der Datensatz um eine Zeile erweitert. Die erweiterte Zeile bezieht sich auf den Lagerort. Jetzt können Sie für jede Position in der Lagerübersicht die jeweiligen Lagerorte eingeben. Da Sie die Lagerorte mit einem Primärschlüssel versehen haben, können Sie keine Lagerorte doppelt erfassen. Die Eingabe bereits bestehender Lagerorte wird mit einer Fehlermeldung abgewiesen. Durch die angelegte Beziehung wird über die Tabelle Lagerübersicht auch die Tabelle Lagerort mit Daten versehen.

Erstellen eines Eingabeformulars

Noch eleganter geben Sie Daten über ein Formular ein. Schließen Sie dazu die Tabelle und markieren Sie dann die Tabelle Lagerübersicht im Navigationsbereich. Aktivieren Sie das Register Erstellen. Klicken Sie im Bereich Formulare auf das Symbol Formular. Jetzt wird automatisch ein Haupt- formular mit einem Unterformular erstellt. Im Hauptformular be nden sich alle Daten aus der Tabelle Lagerübersicht und im Unterformular alle Daten aus der Tabelle Lagerort. Zum Bearbeiten der Daten wechseln Sie in die Formularansicht. Jetzt können Sie Ihre Daten komfortabel bearbeiten und auch neue Datensätze erstellen. Ihre Daten werden in diesem Formular sehr übersichtlich dargestellt. whs

Der Nachschlageassistent ermöglicht die Auswahl eines Artikels mit einem Auswahlfeld. Im Hintergrund wird eine SQL-Abfrage erzeugt, die auf die Tabelle mit den Artikeln sieht.

Mit referentieller Integ rität stellen Sie sicher, dass in Ihrer Datenbank keine Redundanzen und Inkonsistenzen erzeugt werden.

Der Import-Assistent unterstützt Sie bei der Datenübernahme. In diesem Beispiel werden die Felder Restlagerbestand und Umsatz nicht benötigt und sollen daher auch nicht importiert werden. Diese Felder werden später in der Datenbank Access berechnet.

Berechnete Felder werden aus Formeln gebildet. Sie ändern ihren Wert durch das Verändern der Felder, die zur Berechnung herangezogen werden.

Dank der angelegten Beziehung wird über die Tabelle Lagerübersicht auch die Tabelle Lager ort gep egt. Die Eingabe doppelter Lagerorte wird durch den Primärschlüssel verhindert.

Mit einem Formular wird die Eingabe von Daten noch einfacher. Es wird immer nur ein Datensatz zur gleichen Zeit dargestellt. Mit den Navigationsschalt ächen blättern Sie in den Datensätzen.