Schicke Excel-Tabellen
Ob Excel-Tabellen und -Diagramme verständlich sind, hängt oft vom Design ab. Formatierungen kosten nicht viel Zeit, wenn man ein paar Kniffe kennt.
Daten schöner formatieren und präsentieren
V on der privaten Finanzplanung bis hin zur Gewinn- und Verlustrechnung für Unternehmen: Excel 2016 liefert für viele Anwendungen professionell gestaltete Vorlagen, die nur noch mit Daten gefüllt werden müssen. Das kostet weniger Zeit, als Tabellen und Diagramme selbst zu erstellen. Beliebte Vorlagen lassen sich direkt nach dem Start der Tabellenkalkulation auswählen. Ein Klick auf das Vorschaubild zu einer Vorlage genügt, um die Beschreibung zu erhalten. Klicken Sie dort auf Erstellen, um mit der Vorlage zu arbei- ten. Eine große Auswahl an professionellen Excel-Vorlagen liefert Microsoft online: Geben Sie im Suchfeld Nach Onlinevorlagen suchen einen Begriff ein und wählen Sie aus verschiedenen Kategorien die passende Lösung aus. Sofern Sie mit Ihrem MicrosoftKonto angemeldet sind, macht Ihnen Excel Vorschläge, welche Tabellen für Ihre Zwecke besonders interessant sein könnten.
Vorlagen-Designs anpassen
Excel bietet mehrere Möglichkeiten, das Design einer Vorlage zu ändern. Als Beispiel sehen wir uns die Vorlage Familienbudget an: Tabellen und Diagramme des Finanzplaners sind von Haus aus in Hellblau- und Grüntönen gestaltet, Texte benutzen die Schriftart Calibri. Um das gesamte Erscheinungsbild zu ändern, genügen drei einfache Mausklicks: Wechseln Sie zunächst zum Aufgabenbereich Seitenlayout (Auswahl am oberen Fensterrand). Klicken Sie dann ganz links auf Designs und bewegen Sie den Mauszeiger über eines der Designs, um eine Vorschau zu sehen. Mit dem dritten Klick übernehmen Sie das Design fürs gesamte Dokument. Probieren Sie es mit Segment aus: Statt heller Blau- und Grüntöne verwendet der Finanzplaner violette und dunkelblaue Farben, als Schriftart kommt Century Gothic zum Einsatz. Das Farbschema und die Schriftarten eines Excel-Dokuments lassen sich auch unabhängig vom gewählten Design anpassen: Klicken Sie auf Farben oder Schriftarten und wählen Sie eine der vorgegebenen Kombinationen aus.
Farben und Schriften ändern
Ganz unten in der Auswahl Farben nden Sie den Link Farben anpassen. Klicken Sie darauf, um ein vorhandenes Farbschema abzuwandeln oder ein eigenes zu erstellen. Geben Sie bei Name eine Bezeichnung für die neue Farbkombination ein und klicken Sie auf Speichern. Für professionelle Ergebnisse sollten Sie die Regeln der Farbenlehre beachten. Websites wie ColorDrop.io oder Paletteable.io liefern wertvolle Anregungen für Farbschemata. Die kostenlose Erweiterung Colorzilla für die Browser Firefox und Chrome hilft beim Erkennen und richtigen Zusammenstellen von Farben. Wie die Farben lassen sich auch die Schriftarten für ein Design individuell de nieren. Klicken Sie unter Schriftarten auf Schriften anpassen und wählen Sie die Schriftart für Überschriften sowie die Schriftart für Textkörper aus. Benennen Sie Ihre Kombination und klicken Sie auf Speichern.
Eigenes Design speichern
Egal, ob Sie mit einer Vorlage oder einem selbst erstellten Dokument arbeiten: Das verwendete Design lässt sich speichern und in anderen Of ce-Dokumenten verwenden. Dadurch erreichen Sie ein einheitliches Aussehen für Word- und Excel-Dokumente sowie PowerPoint-Präsentationen. Wählen Sie über Designs einen Vorschlag aus, der Ihren Vorstellungen möglichst nahekommt. Je nach Bedarf ändern Sie die Farben und/ oder die Schriftarten. Schließlich klicken Sie
unter Designs auf Aktuelles Design speichern. Verwenden Sie den vorgeschlagenen Ordner Document Themes, damit das Design von allen Of ce-Programmen unter Designs aufgelistet wird. Den Menüeintrag Nach Designs suchen brauchen Sie nur, wenn diese woanders gespeichert wurden.
Formate übertragen
Das Aussehen eines bestimmten Teils des Dokuments lässt sich einfach auf einen anderen Teil übertragen. Markieren Sie den Inhalt mit der gewünschten Formatierung. Es ist egal, ob es sich um eine einzelne oder mehrere Tabellenzellen handelt. Wechseln Sie in den Aufgabenbereich Start. Klicken Sie oben links neben Einfügen auf Format übertragen und anschließend in den Bereich des Dokuments, der die Formatierung übernehmen soll – fertig. Tipp: Wenn Sie die Formatierung auf mehrere Stellen im Dokument anwenden möchten, doppelklicken Sie auf die Schalt äche Format übertragen. Anschließend klicken Sie der Reihe nach auf alle Stellen im Dokument, die das neue Format erhalten sollen. Zum Schluss klicken Sie nochmals auf Format übertragen.
Formatvorlagen nutzen
Starten Sie Excel und wählen Sie anstatt einer Vorlage eine Leere Arbeitsmappe aus, um ein neues Excel-Dokument von Beginn an selbst zu erstellen. Bevor Sie sich ums Design kümmern, sollten Sie die grundlegende Funktionalität des Projekts gewährleisten: Legen Sie notwendige Tabellen an, geben Sie den Zellen Funktionen, verknüpfen Sie Zellen und Tabellen und geben Sie wenigstens einen Teil der Daten ein. Dann kann die Gestaltung beginnen. Wählen Sie unter Seitenlayout/Designs eine Vorlage aus oder kreieren Sie Ihr eigenes Design – siehe Eigenes Design speichern. Wechseln Sie in den Arbeitsbereich
Markieren Sie einen Bereich des Tabellenblatts, der Daten enthält. Klicken Sie auf Als Tabelle formatieren (Schalt äche in der Symbolleiste rechts von der Mitte) und wählen Sie eine Formatvorlage aus. Die angebotenen Formatvorlagen sind abhängig vom zuvor ausgewählten Design. Über Neue Tabellenformatvorlage können Sie eigene erstellen. Nach Auswahl einer Formatvorlage bestätigen Sie noch den Wertebereich, der mit Ihrer Auswahl identisch sein sollte. Setzen Sie ein Häkchen vor Tabelle hat Überschriften, wenn es so ist, und schließen Sie mit OK ab. Ganz ähnlich funktionieren Zellenformatvorlagen: Markieren Sie zum Beispiel einen Text, der die Überschrift Ihrer Tabelle sein soll, und klicken Sie auf Zellenformatvorlagen. Suchen Sie unter Titel und Überschriften eine passende Überschrift aus und klicken Sie darauf – so einfach ist das.
Zellenformate erstellen
Sie sehen: Mit Zellenformatvorlagen lassen sich Formatierungen für Zellen vornehmen, die bestimmte Eigenschaften haben. Erstellen Sie benutzerde nierter Zellenformatvorlagen, um Ihre Dokumente schneller zu gestalten: Klicken Sie auf Zellenformatvorlagen/Neue Zellenformatvorlage. Geben Sie bei Name der Formatvorlage eine aussagekräftige Bezeichnung ein und klicken Sie auf Formatieren. Legen Sie alle Parameter fest, die für die Formatierung wichtig sind – vom Zellenformat (unter Zahlen) über Ausrichtung,
Schrift und Rahmen bis hin zu einem möglichen Zellschutz vorm Überschreiben von Inhalten. Bestätigen Sie mit OK, belassen Sie die Häkchen vor allen Eigenschaften, die für Ihre Vorlage notwendig sind, und klicken Sie nochmals auf OK. Ihre benutzerde nierte Zellenformatvorlage ist nun einsatzbereit. Markieren Sie den Bereich der Tabelle, dem die Vorlage zugewiesen werden soll. Klicken Sie auf Zellenformatvorlagen und wählen Sie Ihre Vorlage unter Benutzerde niert aus.
Diagramme formatieren
Schicke Tabellen genügen meistens nicht, um komplizierte Sachverhalte verständlich zu präsentieren. Viele Daten lassen sich am besten mittels Diagrammen veranschaulichen. Ist eines der Designs unter Seitenlayout ausgewählt, passt sich das Aussehen von Diagrammen automatisch an dieses Vorlagen-Design an. Dank gleicher Farben und Schriften in Tabellen und Diagrammen ergibt sich ein harmonisches Bild. Bei Bedarf lassen sich die Diagramme jedoch individuell anpassen. Nehmen wir als Beispiel noch einmal die Excel-Vorlage Familienbudget: Klicken Sie auf das große Balkendiagramm auf dem Tabellenblatt Barguthaben. Excel wechselt automatisch in den Arbeitsbereich Entwurf. Dort können Sie eine neue Diagrammformatvorlage auswählen, zum Beispiel Formatvorlage_4, um dem Diagramm ein etwas moderneres Aussehen zu geben, ohne das Gesamtdesign zu stören. Unabhängig davon lassen sich die Farben ändern – pro- bieren Sie die entsprechende Schalt äche aus. Wie Titel, Legende und andere Elemente des Diagramms angeordnet sind, legen Sie über Schnelllayout fest. Schließlich können Sie auch den Diagrammtyp ändern (zweite Schalt äche von rechts), ohne dass die Optik grundlegend gestört wird. Um Diagramme weiter anzupassen, wechseln Sie zum Arbeitsbereich Format. Dort nden Sie Schalt ächen, um Formen und Farben einzelner Elemente zu ändern oder WordArt-Effekte anzuwenden. whs