Tipps & Tricks:
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1. Facebook: Was hat Facebook über mich gespeichert? Mit ein paar Mausklicks erhalten Sie eine Zusammenfassung dessen, was Facebook über Sie weiß.
Ihre Facebook-Daten bekommen Sie als ZIP-Archiv. Darin enthalten sind neben den gespeicherten Facebook-Kontodaten z.B. Texte sowie Fotos und Videos, die Sie auf Facebook veröffentlicht hatten. Melden Sie sich bei Facebook an, klicken Sie rechts oben auf das kleine, nach unten weisende Dreieck und im aufklappenden Menü auf Einstellungen. Selektieren Sie im linken Bereich Allgemein und klicken Sie ganz unten im rechten Bereich auf die Verknüpfung Lade eine Kopie (… deiner Facebook-Daten herunter). Klicken Sie anschließend auf Mein Archiv aufbauen (Abbildung). Geben Sie im erscheinenden Pop-up-Fenster Ihr Facebook-Kennwort ein, klicken Sie auf Absenden, dann noch mal auf Mein Archiv aufbauen und schließlich auf OK. Jetzt kann es ein paar Minuten dauern, bis Facebook die Daten zusammengestellt hat. Wenn es so weit ist, erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link zur Seite Deine Daten herunterladen (Sie brauchen nicht unbedingt dem gesendeten Link zu folgen, sondern können die Seite wiederum über die oben genannte Schrittfolge öffnen). Klicken Sie auf Archiv herunterladen (die Aufschrift der Schalt äche hat sich mittlerweile geändert) und geben Sie nochmals Ihr Kennwort ein. Danach können Sie die ZIPDatei auf Ihrem PC speichern.
2. Word, Excel (ab 2010) Nur Formate kopieren Beim „normalen“Kopiervorgang wird immer der Text und nach Wahl auch die Formate übertragen. Manchmal möchte man jedoch nur Formate kopieren und diese auf schon bestehende Inhalte anwenden.
Sie haben beispielsweise in Excel einen Zellbereich mit Daten gefüllt, aber für diesen Bereich noch keine Formatierungen vorgenommen. Nun ist eine Zelle – eventuell in einem anderen Tabellenblatt oder gar in einer anderen Arbeitsmappe – genau so formatiert, wie Sie es für den besagten Zellbereich haben wollen. Um die Formate zu übertragen, ohne die bestehenden Inhalte zu ändern, markieren Sie zunächst die Zelle, die die gewünschten Formatierungen enthält. Klicken Sie dann im Menüband in der ersten Gruppe der Registerkarte Start auf die Schalt äche Format übertragen (möglicherweise ist von der Schalt äche nur das Pinselsymbol zu sehen). Überstreichen Sie danach den Zielbereich, also den Zellbereich, auf den Sie die Formate anwenden wollen, mit der Maus. Nach dem Loslassen der Maustaste wird der Zielbereich mit den kopierten Formatierungen dargestellt.
3. Word (ab 2010) Suchen und Ersetzen von Formatierungen Das Suchen und Ersetzen von bestimmten Wörtern in einem Word-Dokument wird oft genutzt und ist den meisten Anwendern hinlänglich bekannt. Das Gleiche funktioniert aber auch mit Formaten.
Angenommen, alle URLs in einem Word-Dokument sind unterstrichen sowie kursiv formatiert und diese beiden Merkmale zusammen zeichnen sie auch gegenüber anderen Textelementen aus (soll heißen: Es gibt keine anderen Textteile im Dokument, die sowohl unterstrichen als auch kursiv formatiert sind). Wenn Sie nun nachträglich alle URLs mit einer, sagen wir, grünen Schriftfarbe versehen wollen, brauchen Sie nur nach den Stellen zu suchen, die entsprechend formatiert sind (unterstrichen, kursiv), und an diesen Stellen die aktuelle Schriftfarbe mit der gewünschten zu ersetzen. Rufen Sie dazu den Suchen und Ersetzen- Dialog auf, indem Sie Strg + H drücken oder im Menüband in der letzten Gruppe der Registerkarte Start auf Ersetzen klicken. Setzen Sie im Dialogfeld den Cursor in das Feld Suchen nach. Klicken Sie anschließend auf die Schalt äche Erweitern, dann links unten auf Format und im aufklappenden Menü auf Zeichen. Es erscheint ein weiteres Dialogfeld Zeichen suchen. Legen Sie hier die Formatierungen fest, nach denen Sie suchen wollen. Stellen Sie also als Schriftschnitt Kursiv und im Feld Unterstreichung die Standardlinie ein. Nach Bestätigen mit OK werden die gewählten Formatierungen im Dialogfeld Suchen
und Ersetzen unterhalb des Suchen nach- Feldes angezeigt. Setzen Sie den Cursor nun in das darunterliegende Feld Ersetzen durch und öffnen Sie wiederum das Dialogfeld Zeichen suchen. In diesem legen Sie jetzt die zu ändernden Formatierungen fest. In dem gedachten Beispiel stellen Sie also eine grüne Schriftfarbe ein und klicken wiederum auf OK. Per Klick auf die Schalt äche Alle ersetzen versieht Word nun alle Stellen im Dokument, die unterstrichen und kursiv formatiert sind, mit der neuen Schriftfarbe. Alternativ können Sie über die Schalt äche Weitersuchen die einzelnen Stellen zunächst aufsuchen und die Ersetzungen sukzessive durchführen.
4. Excel (ab 2010) Wenn-dann-Funktion Mit der Funktion WENN() lassen sich in Excel auch komplexere Aufgabenstellungen elegant lösen.
Die Syntax der Funktion ist in Excel mit WENN(Wahrheitstest; [Wert_wenn_wahr]; [Wert_ wenn_falsch]) angegeben. Wahrheitstest ist eine Bedingung, die wahr oder falsch sein kann. Für die Formulierung der Bedingung können Sie die folgenden Operatoren verwenden: = (gleich), <> (ungleich), > (größer als), < (kleiner als), >= (größer oder gleich), <= (kleiner oder gleich). Nach der Bedingung und einem Semikolon wird der Wert notiert, den die Funktion zurückgeben soll, wenn die Bedingung zutrifft, und als Letztes – wiederum getrennt durch ein Semikolon – der Wert, wenn sie nicht zutrifft, z.B. =WENN(A1>1000; „Rabatt“; „Kein Rabatt“). Diese Formel schreibt in die Zelle, in der sie ausgeführt wird, den Text Rabatt, falls ein in Zelle A1 angegebener Geldbetrag größer als 1.000 ist. Trifft das nicht zu, schreibt sie den Text Kein Rabatt in die Zelle. Oft ist es auch zweckmäßig, Excel-Funktionen, die einen Wahrheitswert zurückgeben, in der Bedingung zu verwenden. Angenommen, in die zweite Spalte eines Tabellenblatts soll die Mehrwertsteuer eines in der ersten Spalte angegebenen Nettobetrags geschrieben werden. Um zu prüfen, ob in der ersten Spalte auch wirklich eine Zahl steht, und die Berechnung nur in diesem Fall durchzuführen, könnte man z.B. für die Zelle B2 folgende Formel notieren: =WENN(ISTZAHL(A2); A2*19/100; „“). Die Bedingung
ISTZAHL(A2) gewährleistet, dass die Berechnung A2*19/100 für die Zelle B2 nur dann durchgeführt wird, wenn die Zelle A2 auch tatsächlich einen als Zahl interpretierbaren Wert enthält. Falls das nicht der Fall ist, bleibt die Zelle B2 leer („“als zweites Argument der WENN-Funktion). Sie müssen sich beim zweiten und dritten Parameter der WENN-Funktion aber nicht darauf beschränken, einen bloßen Wert anzugeben, sondern können zunächst auch weitere Aktionen festlegen. So ist es z. B. möglich, mehrere WENN-Funktionen ineinanderzuschachteln. Dementsprechend liefert die folgende Formel in Abhängigkeit von einer in Zelle A1 angegebenen Bestellmenge drei unterschiedliche Angaben für den Rabatt: =WENN(A2>100;WENN(A2>200; „15 % Rabatt“; „10 % Rabatt“); „Kein Preisnachlass“). Beachten Sie, dass die Prüfung von A2>200 nur erfolgt, wenn A2>100, was als Erstes geprüft wird, zutrifft. Eine andere Formulierung mit dem gleichen Ergebnis wäre z.B. =WENN(A2>200; „15 % Rabatt“;WENN(A2>100; „10 % Rabatt“; „Kein Preisnachlass“)).
5. Excel (ab 2010) Bedingte Formatierungen festlegen
Alle Optionen zur bedingten Formatierung erreichen Sie im Menüband über die Schalt äche Bedingte Formatierung auf der Registerkarte Start (Gruppe Formatvorlagen). Hier greifen Sie auf eine Vielzahl von integrierten Formatierungsregeln zu, die in den meisten Fällen ausreichend sein dürften. Um z.B. Zellen nach dem jeweiligen Wert, den sie enthalten, einzufärben, markieren Sie diese im Tabellenblatt und klicken im Menü zur Schalt äche Bedingte Formatierung auf Farbskalen. Im Untermenü können Sie jetzt aus einer Reihe von Farbschemen (Grün-Gelb-Rot, RotGelb-Grün, Grün-Weiß-Rot usw.) das für Sie passende
auswählen (die höchsten Werte erhalten jeweils die erstgenannte Farbe). Sie können nicht nur Zahlen-, sondern z.B. auch Datumswerte bedingt formatieren und bei Bedarf auch mehrere der vorde nierten Regeln auf ein und denselben Zellenbereich anwenden. Wenn Sie eine bedingte Formatierung benötigen, die mit den vorde nierten Regeln nicht erstellt werden kann, können Sie auch eigene Formatierungsregeln de nieren. Klicken Sie dazu im Menü zur Schalt äche Bedingte Formatierung auf Neue Regel. Wählen Sie im erscheinenden Dialogfeld als Regeltyp Formel zur Ermittlung der zu formatier enden Zellen verwenden. Geben Sie dann in das Textfeld des unteren Abschnitts die passende Formel ein, beginnend mit einem Gleichheitszeichen und der Angabe der ersten Zelle des im Tabellenblatt markierten Zellenbereichs – die Formel wird dann automatisch auf alle weiteren markierten Zellen angewendet. Wenn z.B. im Tabellenblatt der Zellbereich C2:C30 markiert ist, werden mit der Formel =C2<1000 alle Werte in diesem Bereich gesondert formatiert, die kleiner als 1.000 sind. Die gewünschte Formatierung legen Sie im Dialogfeld über die Schalt äche Formatieren fest. Nach Bestätigen mit OK wendet Excel die Formel zusammen mit der gewählten Formatierung an. Eine eingerichtete bedingte Formatierung ist immer dynamisch. Das heißt, wenn sich ein Wert ändert, ändert sich gegebenenfalls auch die Formatierung. Wenn Sie eine Formatierungsregel nachträglich ändern wollen, können Sie dies über die Auswahl von Regeln verwalten tun.
6. Windows 7/8.1/10 Fensterfunktionen ausschalten Die mit Windows 7 eingeführten Fensterfunktionen sind zwar manchmal sehr praktisch, sie können aber auch lästig sein.
Beispielsweise wenn man ein Anwendungsfenster schnell mal an den Bildschirmrand verschieben möchte, um es vorübergehend aus dem Blickfeld zu haben, und es dann – dort angekommen – automatisch wieder zurückspringt und plötzlich die Hälfte des Bildschirms beansprucht. Anwender, die dieses Verhalten stört, können es im Center für erleichterte Bedienung abschalten. Öffnen Sie die Systemsteuerung, klicken Sie auf der Startseite der Systemsteuerung auf die Kategorie Erleichterte Bedienung und dann unter Center für erleichterte Bedienung auf die Verknüpfung Funktionsweise der Tastatur ändern. Setzen Sie auf der erscheinenden Dialogseite ein Häkchen bei Verhindern, dass Fenster automatisch angeordnet werden,wenn sie an den Rand des Bildschirms verschoben werden und bestätigen Sie mit OK oder Übernehmen. Danach können Sie Ihre Fenster wieder nach Lust und Laune anordnen, ohne dass sie sich selbstständig machen.
7. Word, Excel 2016 Den Speichern-unterDialog sofort anzeigen Word und Excel 2016 präsentieren zunächst die Backstage-Ansicht, wenn man ein neues Dokument oder ein bestehendes an einem anderen Ort speichern möchte. Wenn Sie auf diesen Zwischenschritt verzichten wollen, können Sie das Verhalten früherer Versionen wiederherstellen.
Klicken Sie dazu links oben im Word-/Excel-Anwendungsfenster auf Datei und anschließend auf Optionen. Selektieren Sie nun auf der linken Seite des Optionen-Dialogfelds die Kategorie Speichern. Akti-
vieren Sie auf der rechten Seite das Kontrollkästchen bei Backstage beim Öffnen oder Speichern von Dateien nicht anzeigen und schließen Sie das Dialogfeld mit OK. Danach können Sie in Word bzw. Excel 2016 den Speicherort sofort im Dialogfeld Speichern unter auswählen. Walter Saumweber/whs