Tipps & Tricks
Microsoft Of ce
1. Ab Of ce 2013 Bilder in Word perfekt importieren
Auf den ersten Blick fällt der Bildimport in Word simpel aus. Doch bei der Auswahl der Importmethode sind Anwender oft verunsichert. Das liegt daran, dass nicht klar ist, welchen Zweck die Methoden verfolgen. Um ein Bild einzufügen, wählen Sie die Registerkarte Einfügen aus und klicken dort auf Bilder. Im folgenden Dialog müssen Sie sich nun für eine Importmethode entscheiden. Welche davon Sie nutzen möchten, lässt sich mittels Pop-up-Menü im rechten unteren Fensterbereich einstellen. Über Einfügen wird das Bild komplett innerhalb der Word-Datei gespeichert. Wenn beispielsweise eine Gra kdatei 6 MB groß ist, erhöht sich die Dokumentgröße auch um diesen Wert. Wenn Ihr Dokument viele Bilder beinhaltet, kann sich dies als Problem herausstellen, da es sich beispielsweise oft nicht mehr per Mail verschicken lässt. Der Vorteil jedoch ist, dass Sie sich keine Gedanken mehr um die Verwaltung der Bilder machen müssen. Bei Mit Datei verknüpfen wird lediglich ein Bildverweis hinterlegt, wodurch sich das Dokument kaum vergrößert. Allerdings kann nun das Scrollen etwas hakelig werden, da die Bilddatei „just in time“eingefügt wird. Der Vorteil ist, dass jede Bearbeitung des Originalbildes automatisch in das Dokument übernommen wird. Wenn Sie häu g Änderungen vornehmen, können Sie mit dieser Methode Arbeit sparen. Durch Einfügen und Verknüpfen werden die Bilddaten komplett innerhalb des Dokuments gespeichert, jedoch bleibt der Verweis auf das Originalbild weiterhin erhalten, und Änderungen an demselben werden sofort im Word-Dokument sichtbar. Selbst wenn Sie aus Versehen das Originalbild löschen, ist das kein Problem, da eine perfekte Kopie in der Word-Datei gespeichert ist. Diese Methode sollte bevorzugt ausgewählt werden, da sie den optimalen Komfort bietet und am wenigsten Probleme bereitet.
2. Ab Of ce 2013 Texte ohne Formatierung kopieren
Sobald Sie einen Text von einem Dokument in ein anderes kopieren, wird die Formatierung des Originals von Word automatisch übernommen. So füllt sich das Dokument oft mit etlichen unterschiedlichen Darstellungen, obwohl man dies überhaupt nicht will. Wesentlich einfacher ist es, wenn der Text gleich ohne Formatierung eingesetzt wird. Dazu können Sie mit der rechten Maustaste an die gewünschte Einfügestelle klicken und unter den Einfügeoptionen das Symbol für Nur Text übernehmen auswählen. Eleganter ist es jedoch, wenn dies automatisch passiert und nicht umständlich ausgewählt werden muss. Dafür wechseln Sie in das Datei- Menü und wählen dort Optionen aus. Im Folgedialog nden Sie unter Erweitert den Abschnitt Ausschneiden,Kopieren und Einfügen. Hier sehen Sie die Optionen für das Einfügen innerhalb von Word und aus anderen Programmen. Stellen Sie die gewünschten Punkte im Drop-down-Menü auf Nur denText übernehmen ein.
3. Ab Of ce 2013 Word-Einstellungen sichern
Die Sicherung eigener Einstellungen ist in den neueren Versionen von Word leider ziemlich umständlich geworden. Das liegt daran, dass diese in einer Vielzahl von Dateien gespeichert und zudem in unterschiedlichen Verzeichnissen abgelegt sind. Wenn Sie wissen, wo Sie diese nden, können Sie von Ihren Customizing-Aktionen ein Backup erstellen.
Formatvorlagen werden beispielsweise in der Datei normal.dotm gespeichert. Diese nden Sie unter c.\Benutzer\IhrBenutzername\AppData\Roaming\ Microsoft\Templates. Hierbei ist zu beachten, dass das Verzeichnis AppData im Windows-Explorer nur zu sehen ist, wenn man die ausgeblendeten Elemente sichtbar macht. Dazu rufen Sie im Explorer die Registerkarte Ansicht auf, wählen den Symboleintrag Ein-/ausblenden aus und aktivieren die Check- box neben Ausgeblendete Elemente . Jegliche Anpassungen an Menüleisten werden in der Datei Word.of ceUI gesichert, welche im Verzeichnis c.\Benutzer\IhrBenutzername\AppData\ Roaming\Microsoft\Of ce gespeichert ist. Sobald Sie dem Wörterbuch manuell Begriffe hinzufügen, werden diese in der Datei CUSTOM.DIC abgelegt. Diese nden Sie unter c:\Benutzer\IhrBenutzername\AppData\Roaming\Microsoft\UProof.
4. Ab Of ce 2010 Menübänder individuell anpassen
MS-Of ce-Anwendungen verfügen über zahlreiche Funktionen, die man im Alltag gar nicht benötigt. So ist etwa die Registerkarte Sendungen in Word völlig unnötig, wenn Sie gar keine Serienbriefe verschicken. Bauen Sie deshalb Ihr eigenes Menü. W enn Sie in MS-Of ce-Anwendungen oft Befehle aus verschiedenen Registerkarten des Menübandes nutzen, kann das zu einer ziemlichen Klickerei führen. Einfacher wird es, wenn Sie Befehle, die Sie häu g nutzen, einfach in eine eigene Registerkarte integrieren. Zudem können Sie Befehle und Register, die Sie nicht nutzen, einfach ausblenden und die Ober äche übersichtlicher machen.
1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle innerhalb des Menübefehlbereichs und wählen Sie aus dem erscheinenden Kontextmenü Menüband anpassen aus. Nun erscheint ein Dialog, welcher es Ihnen erlaubt, im rechten Fensterbereich über die Schalt äche Neue Registerkarte eine neue Karte anzulegen. Deren automatische Benennung sowie die der Gruppe können Sie ändern, indem Sie den entsprechenden Eintrag mit der rechten Maustaste anklicken und dann Umbenennen auswählen.
2 Um Programmbefehle aufzunehmen, markieren Sie eine Gruppe, suchen im linken Fensterbereich den gewünschten Befehl aus und klicken dann auf die Schalt äche Hinzufügen. Umgekehrt können Sie einen Befehl durch Entfernen aus dem rechten Fenster löschen.
3 Um eine Registerkarte komplett auszublenden, müssen Sie nur die Checkbox der betreffenden Karte abwählen. Es gibt jedoch Basis-Befehle, welche unantastbar sind, weil Word sie immer benötigt. Sie sind deshalb grau hervorgehoben.
4 Mit OK werden Ihre Änderungen übernommen. Sie können diese zuvor auch noch sichern, indem Sie die Schalt äche Importieren/Exportieren und dann Alle Anpassungen exportieren wählen.
5. Ab Of ce 2010 PowerPoint-Automatismus ändern
Den Automatismus, dass PowerPoint den Schriftgrad ungefragt automatisch anpasst, dürften viele Anwender als ziemlich störend emp nden. Schnell ist etwa die Schrift viel zu klein und muss manuell wieder angepasst werden, damit sie noch lesbar ist. Somit ist es sinnvoll, dieses Feature abzuschalten. Dazu rufen Sie das Datei- Menü auf, wählen den Eintrag Optionen und dann die Kategorie Dokumentprüfung aus. Im rechten Fensterbereich wählen Sie nun die Schalt äche Autorkorrektur-Optionen aus. Im Folgedialog wechseln Sie in die Registerkarte AutoFormat während der Eingabe und suchen dort den Abschnitt Während der Eingabe übernehmen. Dort sind die Checkboxen neben Titeltext an Platzhalter automatisch anpassen sowie Untertiteltext an Platzhalter abzuwählen. Ab sofort sollten Sie keinen Ärger mehr bei der Texteingabe haben, und die Erstellung einer Präsentation kann leichter von der Hand gehen.
6. Ab Of ce 2010 Fotoalben in PowerPoint importieren
Wenn man in einer Präsentation viele Bilder benötigt, ist es ziemlich umständlich, jedes davon einzeln einzufügen. PowerPoint bietet einen alternativen Weg an: Es lässt sich nämlich auch eine Sammlung von Bildern in einem Rutsch importieren. Dazu wechseln Sie in das Einfügen- Menü und wählen dort den Eintrag Fotoalbum aus. Im Folgedialog können Sie über den Button Datei/Datenträger die gewünschten Bilder einer Liste hinzufügen. Wenn Sie in dieser einen Eintrag anklicken, wird Ihnen eine Bildvorschau präsentiert. Um die Reihenfolge zu ändern, muss das Kontrollkästchen neben einem Bild aktivert werden, dann kann es mithilfe der Pfeile unter dem Fenster verschoben werden. Unter Albumlayout lassen sich außerdem die Darstellung der Bilder und das Design des Albums anpassen. Zum Schluss wird durch die Erstellen- Schalt äche automatisch die Präsentation in Form eines Fotoalbums erstellt. Sollte Ihnen die Darstellung der Präsentation nicht zusagen, können Sie diese anpassen. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Bild und wählen im Kontextmenü Größe & Position aus. Jetzt können Sie die Gra k entsprechend formatieren, indem Sie Höhe und Breite des Bildes bestimmen. Ebenso lässt sich auf dessen Skalierung Ein uss nehmen. Zum Abschluss geben Sie noch die konkrete Au ösung an (z. B. 600 x 600) und sind so in der Lage, die Präsentation zu optimieren.
7. Ab Of ce 2010 Komprimieren von Präsentationen
Eine Präsentation lebt heute von Bildinhalten zur Illustration, was allerdings recht viel Speicherplatz benötigt. Jedoch gibt es die Möglichkeit, alle Bilder in einem Arbeitsschritt zu komprimieren. Dazu klicken Sie in einer PowerPoint-Präsentation doppelt auf ein beliebiges Bild, wodurch die Bildtools eingeblendet werden. Hier nden Sie das Textsymbol Bilder komprimieren vor, über das Sie zu den konkreten Einstellungen gelangen. Dort können Sie die gewünschte Ausgabequalität bestimmen. Dafür geben Sie an, für welchen Einsatz die Komprimierung optimiert werden soll. Für Projektion und Druck ist eine Au ösung von 220 ppi in der Regel ausreichend. Wer eine bessere Darstellung etwa für HD-Bildschirme wünscht, wählt 330 ppi. Soll eine Kopie der Präsentation lediglich zur Freigabe per E-Mail versendet werden, genügen 96 ppi. Die richtige Einstellung zu wählen, ist somit nicht trivial. Um alle Bilder in einem Rutsch zu komprimieren, müssen Sie die Checkbox Nur für dieses Bild übernehmen abwählen. Sobald Sie die OK- Schalt äche betätigen, wird der Komprimierungsprozess durchgeführt.
8. Ab Of ce 2013 Vorlagenvorschau in Word
Bei der Erstellung von Formatvorlagen in Word gilt es einiges zu beachten. Unter anderem werden selbsterstellte Vorlagen in der Galerie meist nicht repräsentativ dargestellt. Eine Vorschauabbildung schafft Abhilfe und mehr Übersicht. Als Erstes legen Sie zu Einrichtungszwecken ein solches Vorlagendokument an. Dazu wählen Sie im Datei- Menü den Eintrag Neu aus. Nun erscheinen im rechten Fensterbereich verschiedene Rubriken mit zahlreichen vorgefertigten Vorlagen. Von diesen wählen Sie einfach eine beliebige aus und gestalten sie so um, dass sie zu Ihrer persönlichen Vorlage wird. Danach rufen Sie im Datei- Menü den Eintrag Speichern unter auf und klicken im rechten Fenster das Symbol Durchsuchen an. Im Folgedialog wählen Sie unter Dateityp die Word-Vorlage (dotx) aus, wodurch in den Vorlagenordner gewechselt wird. Hierbei ist zu beachten, dass die Checkbox neben Miniatur speichern angeklickt werden muss, um eine Vorschau zu erhalten. Dies wird bei persönlichen Vorlagen leicht vergessen, was die spätere Auswahl erschwert. Als Nächstes vergeben Sie einen treffenden Namen und speichern das Ganze ab. Ab sofort sollte jede Vorlage über eine Vorschau verfügen. Den Speicherort für Vorlagen können Sie übrigens selbst bestimmen. Dazu rufen Sie im Datei- Menü die Optionen auf und im Folgedialog die Kategorie Erweitert. Nun suchen Sie im rechten Fensterbereich den Abschnitt Allgemein und klicken dort Dateispeicherorte an. In der Liste wählen Sie den Eintrag Benutzervorlagen aus und betätigen anschließend die Ändern- Schalt äche. Jetzt können Sie einen neuen Vorlagenordner für die Speicherung auswählen.
9. Ab Of ce 2013 Geschützte Leerzeichen in Word
Es gibt Zusammensetzungen, die Leerzeichen enthalten, aber beim Zeilenwechsel dort nicht automatisch von Word getrennt werden sollten. Beispiele sind Titel vor Namen oder Abkürzungen wie z.B. und die Betriebssystembezeichnung OS X. Die Lösung ist, auf geschützte Zeichen zuzugreifen, damit die Trennung an dieser Stelle verhindert wird. Dazu wechseln Sie ins Einfügen- Menü, wählen dort Symbol und anschließend Weitere Symbole. Im Folgedialog rufen Sie die Registerkarte Sonderzeichen auf. Aus der Liste wählen Sie nun Geschütztes Leerzeichen aus und fügen dieses über die EinfügenSchalt äche ein. Dadurch wird es an der aktuellen Stelle eingesetzt. Noch schneller geht es mit der Tastenkombination Strg+Umschalt+Leertaste. Natürlich ist es ziemlich umständlich und zeitraubend, die geschützten Zeichen immer wieder manuell zu setzen. Man kann das Ganze aber auch so einstellen, dass sie automatisiert bei der Eingabe eingefügt werden. Das erreicht man mithilfe der Autokorrektur. Eigentlich dient diese Funktion dazu, Fehler während des Schreibens zu beheben. Sie kann aber auch dafür genutzt werden, automatisch solche Schutzzeichen einzufügen. So ist es beispielsweise möglich, jedem Eurozeichen bei der Eingabe ein geschütztes Leerzeichen voranstellen zu lassen. Dazu legen Sie zunächst ein geschütztes Leerzeichen gefolgt von einem Eurozeichen an und markieren diese zwei Zeichen. Dann rufen Sie im Datei- Menü den Eintrag Optionen auf und im nächsten Fenster die Rubrik Dokumentprüfung. Dort klicken Sie auf die Schalt äche AutokorrekturOptionen und wählen darin unter Während der Eingabe ersetzen die Option Formatierten Text aus. Anschließend gehen Sie in das leere Eingabefeld links und tragen dort ein Eurozeichen ein. Sobald Sie auf die Schalt äche Hinzufügen klicken, wird die Autokorrekturliste um einen neuen Eintrag erweitert. Wenn Sie nun eine Zahl direkt gefolgt von einem Eurozeichen schreiben, wird ab sofort ein geschütztes Leerzeichen eingesetzt und das Ganze stets auf derselben Zeile angezeigt. Die Prozedur können Sie auch mit beliebigen anderen Begriffen durchführen. Damit solche Schutzzeichen auf dem Bildschirm dargestellt werden, rufen Sie im Datei- Menü den Eintrag Optionen auf. Nun wählen Sie die Rubrik Anzeige und dort im rechten Fensterbereich Alle Formatierungszeichen anzeigen aus. Alexander Scheb/hb