tipps & tricks
Office Microsoft Office und Open
Microsoft Office und Open Office
1. Outlook 2013 E-Mails farblich hervorheben Informationen von bestimmten Absendern können besonders wichtig sein. Um diese in der Flut des Posteingangs zu erkennen, sollten Sie sie farblich hervorheben. So übersehen Sie keine wichtige Nachricht.
Wechseln Sie in der Ansicht Posteingang im Menüband auf das Register Ansicht, und klicken Sie dort in der Gruppe Ansichten auf das Symbol Ansichtseinstellungen. Das Dialogfenster Erweiterte Ansichtseinstellung wird eingeblendet. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung. Das gleichnamige Dialogfenster wird eingeblendet. Mit einem Klick auf Hinzufügen legen Sie eine neue Regel an. Tippen Sie einen Namen für diese Bedingung ein, zum Beispiel Wichtig. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Bedingung. Das Dialogfenster Filtern wird eingeblendet. Aktivieren Sie hier das Registerblatt Erweitert. Im Bereich Weitere Kriterien definieren klicken Sie auf Feld. Ziehen Sie dann den Cursor auf den Eintrag Häufigverwendete Felder, und wählen Sie anschließend den Eintrag Von aus. Im Auswahlfeld Bedingung steht jetzt der Wert enthält. In das Feld Wert tippen Sie den Namen des gewünschten Absenders ein. Groß- und Kleinschreibung spielt hier keine Rolle. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zur Liste hinzufügen und dann auf die Schaltfläche OK. Sie sind wieder im Dialogfenster Bedingte Formatierung gelandet und betätigen dort die Schaltfläche Schriftart. Im jetzt eingeblendeten Dialogfenster können Sie neben der Schriftart, dem Schriftschnitt und dem Schriftgrad auch die Schriftfarbe auswählen. Nach Ihrer Auswahl betätigen Sie die Schaltfläche OK. Sie können bei Bedarf in diesem Dialogfenster Ihre Bedingungen bearbeiten oder löschen.
2. Excel ab 2010 Die Statuszeile als Informationsquelle Viel zu wenig Beachtung findet die Statuszeile, die Sie im unteren Bereich von Excel sehen. Es lohnt sich, auf die Statusleiste zu blicken. Hier werden, je nach ausgeführter Aktivität, Berechnungen angezeigt.
Markieren Sie zum Beispiel ein paar Zahlen in einer Excel-Tabelle. Schon werden Ihnen in der Statuszeile zum Beispiel die Summe aus den markierten Zahlen, deren Anzahl und der Mittelwert angezeigt. Und das ist noch lange nicht alles. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Statuszeile, wird ein Kontextmenü eingeblendet. Hier wählen Sie aus, welche Informationen Sie sehen möchten. Sie finden in der Auswahl unter anderem die Berechnung für das Maximum und das Minimum der ausgewählten Zahlen. Sie haben aber auch die Möglichkeit, nicht benötigte Informationen auszuschalten.
3. Outlook 2013 Einen Gruppenkalender anlegen Zum Koordinieren von Terminen bietet sich der Gruppenkalender von Outlook an. In diesem Gruppenkalender erhalten Sie Informationen darüber, welche Termine bei den anderen Usern belegt sind. Dafür muss keine Kalenderfreigabe erzeugt werden. Sie sehen dann nur die belegten Zeiten.
Zum Erstellen eines eigenen Gruppenkalenders navigieren Sie in den Kalenderbereich von Outlook. In der Gruppe Kalender verwalten finden Sie das Symbol Kalendergruppen. Klicken Sie dieses Symbol an, und wählen Sie im dann eingeblendeten Untermenü den
Befehl Neue Kalendergruppe erstellen aus. Im eingeblendeten Dialogfenster tippen Sie einen Namen für Ihre neue Kalendergruppe ein. Mit einem Klick auf die Schaltfläche OK wird das Fenster zur Auswahl der Kontakte eingeblendet. Wählen Sie die benötigten Kontakte für Ihren Gruppenkalender aus, und übernehmen Sie diese mit einem Klick auf die Schaltfläche Gruppenmitglieder. Mit der Schaltfläche OK wird der Gruppenkalender aktiviert und dargestellt. Ab einer bestimmten Anzahl von Kalendern (standardmäßig ab fünf Kalender) werden diese in der Planungsansicht angezeigt. Die Kalender werden dann horizontal anstatt vertikal geteilt. In den Optionen des Kalenders können Sie einstellen, ab welcher Anzahl von Kalendern die Planungsansicht aktiv wird. Die Kalendergruppe wird auch im Ordnerbereich dargestellt. Einzelne Kalender können durch die Kontrollkästchen ein- und ausgeblendet werden. Das oberste Kontrollkästchen vor dem Namen des Gruppenkalenders schaltet die Ansicht der ganzen Kalendergruppe ein oder aus. Dafür ist ein Microsoft Exchange Server-Konto erforderlich.
4. Word ab 2010 Datum einfügen per Tastenkombination Es gibt mehrere Möglichkeiten, das aktuelle Datum in ein Word-Dokument einzufügen.
Anstatt es manuell einzugeben, wählen Sie besser das Register Einfügen und klicken dann in der Gruppe
Text auf das Symbol Datum und Uhrzeit. Das gleichnamige Dialogfenster wird eingeblendet. Sie wählen dann das Format aus und klicken abschließend auf die Schaltfläche OK. Bei dieser Funktion handelt es sich um eine so genannte Feldfunktion. Wenn Sie das Dokument am nächsten Tag öffnen, wird das
5. PowerPoint 2013 Einheitliche Kopf- und Fußzeilen für Präsentationen erstellen
A ktivieren Sie das Register Einfügen, und klicken Sie in der Gruppe Text auf das Symbol Kopf- und Fußzeile. Das gleichnamige Dialogfenster wird eingeblendet. Setzen Sie im Bereich In Folie einschließen einen Haken in das Kontrollkästchen Datum und Uhrzeit . Das Optionskästchen Automatisch aktualisieren sieht zwar zunächst verführerisch aus, hat aber einen Nachteil: Sie wissen dann nicht, auf welchem Stand Ihre Folien tatsächlich sind, da sich das Datum bei jedem Öffnen der Präsentation automatisch aktualisiert. Aktivieren Sie statt- dessen das Optionskästchen Fest, und tragen Sie gegebenenfalls das gewünschte Datum ein. Klicken Sie anschließend in das Kontrollkästchen Foliennummer. Dann werden Ihre Folien automatisch durchnummeriert. Beim Erstellen neuer Folien werden diese mit in die Nummerierung einbezogen. Wenn Sie Folien verschieben, passt sich die Nummerierung, die in jeder Fußzeile der Folien stehen soll, an. Standardmäßig sollen diese Informationen nicht auf der Titelfolie Ihrer Präsentation erscheinen. Setzen Sie deshalb auch einen Haken in das Kontrollkästchen Auf Titelfolie nicht anzeigen. Durch eine Klick auf das Register Notizen und Handzettel legen Sie bei Bedarf die Kopf- und Fußzeilen für Ihre Notizen und Ihre Handzettel fest. Für die Notizen und Hanzettel aktivieren Sie das Kontrollkästchen Seitenzahl. Zusätzlich haben Sie in diesem Dialogfenster die Möglichkeit, eine Kopfzeile und eine Fußzeile zu erstellen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Für alle übernehmen werden die Kopf- und Fußzeilen für alle Folien und für alle Notizen und Handzettel übernommen.
Datum automatisch auf den neuen Tag aktualisiert. Das ist aber nicht immer gewünscht. Wenn Sie keine automatische Aktualisierung des Datums möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das automatisch eingefügte Datum. Im daraufhin eingeblendeten Kontextmenü klicken Sie auf den Befehl Feld bearbeiten. Das Dialogfenster Feld wird eingeblendet. Wählen Sie in der Auswahlliste Feldnamen den Eintrag CreateDate aus. Klicken Sie anschließend auf das gewünschte Datumsformat und abschließend auf die Schaltfläche OK. Jetzt wird das Datum als fester Wert in Ihr Dokument übernommen. Noch schneller geht das mit der Tastenkombination [Alt]+[Umschalt]+[D]. Dann wird sofort das aktuelle Tagesdatum eingesetzt. Wenn Sie zusätzlich die aktuelle Uhrzeit benötigen, betätigen Sie die Tastenkombination [Alt]+[Umschalt]+[T].
6. Word ab 2010 Text-Schnellbausteine erstellen Häufig brauchen Sie in verschiedenen Dokumenten dieselben Texte. Erstellen Sie hierfür einen Schnellbaustein, den Sie immer wieder verwenden können.
In einem Schnellbaustein können Sie einzelne Wörter, längere Textpassagen inklusive Tabellen, Diagramme und Grafiken aufnehmen. Markieren Sie zunächst den Bereich, den Sie als Schnellbaustein erstellen möchten. Aktivieren Sie dann das Register Einfügen. In der Gruppe Text finden Sie das Symbol Schnellbausteine. Klicken Sie auf dieses Symbol. Im dann eingeblendeten Menü wählen Sie den untersten Befehl Auswahl im Schnellbausteinkatalog speichern aus. Das Dialogfenster Neuen Baustein erstellen wird eingeblendet. Tippen Sie hier einen Namen (mindestens drei Buchstaben) ein. Mit einem Klick auf die Schaltfläche OK wird der Baustein gespeichert, und Sie können ihn in jedem Word-Dokument verwenden. Sie brauchen dazu nur die ersten Buchstaben einzugeben und dann die F3-Taste zu betätigen. Oder Sie klicken in der Auswahl der Schnellbausteine auf den Befehl Organizer für Bausteine. Dort werden Ihnen alle hinterlegten Bausteine angezeigt, und Sie wählen den gewünschten Baustein aus.
7. Open Office Writer Rechnen Sie mit dem Writer Wer sagt denn, dass Sie nur mit der Tabellenkalkulation rechnen können? Im Textverarbeitungsprogramm von Open Office geht das fast genauso gut.
Der Befehl ist im Hauptmenü unter Tabelle verborgen. Natürlich können Sie in Tabellen Berechnungen ausführen. Aber es geht auch ohne Tabelle. Wenn Sie sehen möchten, was Sie rechnen, tippen Sie zuerst die Zahlen in Ihr Dokument ein. Wählen Sie im Hauptmenü den Befehl Tabelle aus, und klicken Sie im daraufhin eingeblendeten Untermenü auf den Befehl Formel. Die Zeile Textformel wird eingeblendet. Die Formel wird im Bearbeitungsfenster mit einem Gleichheitszeichen belegt. Dahinter tippen Sie die gewünschten Zahlen und die Rechenoperation ein. Im einfachsten Fall probieren Sie es mit =2+2 aus. Mit einem Klick auf das grüne Häkchen in der Zeile der Textformel erfolgt die Berechnung, und das Ergebnis wird an der Schreibmarke im Dokument eingefügt. Wenn es etwas komplexer sein darf, klicken Sie auf das Symbol für die Funktion (fx). Jetzt werden Ihnen alle im Writer verfügbaren Funktionen angezeigt, und Sie wählen die gewünschte Berechnungsart aus. Mit einem Klick auf das Häkchen in der Zeile Textformel wird das Ergebnis berechnet.
8. Open Office Calc Überschriften fixieren Bei Tabellen mit vielen Zeilen und Spalten ist es nicht so einfach, den Überblick zu behalten. In diesem Fall sollten Sie Überschriften fixieren, so dass diese beim Blättern in Ihren Tabellen verankert stehen bleiben.
Calc ist das Kalkulationsprogramm von Open Office. Bevor Sie Spalten und Zeilen fixieren sollten Sie folgendes Wissen: Calc fixiert immer links und oberhalb der ausgewählten Zelle. Wenn Sie zum Beispiel die erste Zeile und die erste Spalte unverrückbar einfrieren wollen, klicken Sie in der Tabelle in die Zelle B2. Klicken Sie anschließend auf den Menübefehl Fenster, und wählen Sie im dann eingeblendeten Untermenü den Befehl Fixieren aus. Jetzt werden die erste Zeile und die erste Spalte fixiert. Beim Blättern nach unten bleibt die erste Überschriftszeile stehen. Beim Blättern nach rechts bleibt die erste Spalte stehen. Um die Fixierung wieder aufzuheben, klicken Sie nochmals auf den Befehl Fenster. Im Untermenü klicken Sie auf den Befehl Fixieren. Dadurch wird Ihre Fixierung aufgehoben. 9. Outlook ab 2010 Entlasten Sie Ihren Posteingang
Bei der heutigen Informationsflut ist der Posteingang schnell mit E-Mails vollgestopft. Spätestens dann sollten Sie Ihren E-Mail-Ordner aufräumen.
Trennen Sie sich von E-Mails, die Sie nicht mehr benötigen. Wenn Sie Nachrichten aufheben müssen, erstellen Sie für diese E-Mails Unterordner. Überlegen Sie sich für die Unterordner eine Struktur. Zum Beispiel: Wichtige Mails, zur Bearbeitung, Infos. Zum Erstellen eines neuen Unterordners aktivieren Sie im Posteingang das Register Ordner. Klicken Sie dann in der Gruppe Neu auf das Symbol Neuer Ordner. Das Dialogfenster Neuen Ordner erstellen wird eingeblendet. Tippen Sie den gewünschten Ordnernamen in das Feld Name ein. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK. Sie können ganz einfach auch weitere Unterordner erstellen. Klicken Sie dazu einfach mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Unterordner. Ein Eingabefeld erscheint. Tippen Sie in dieses Feld den Namen für diesen Unterordner ein. Sie können jetzt Ihre Nachrichten mit gedrückter linker Maustaste aus dem Posteingang auf einen Ihrer Unterordner ziehen. Die E-Mail wird dann aus dem allgemeinen Posteingang gelöscht und in dem entsprechenden Unterordner abgelegt. Peter Schnoor
10. Excel ab 2010 Eine Auswahlliste einblenden Mit der Dropdown-Auswahlliste von Excel komfortabel einen bereits vorhandenen Texteintrag aus der jeweiligen Spalte übernehmen.
B ei der Eingabe von Texten unterhalb einer Spalte wird bereits nach wenigen Zeichen ein Vorschlag für die restlichen Zeichen gemacht. Das passiert immer dann, wenn die einzugebende Information oder Buchstabenkombination in der Spalte schon vorhanden ist. Sie müssen zur vollständigen Eingabe jetzt nur noch die Eingabetaste drücken; der Vorschlag wird komplett übernommen. Soll es ein anderer Eintrag werden, tippen Sie Ihre Eingabe einfach zu Ende. Noch komfortabler funktioniert die Auswahl mit einer Auswahlliste. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die erste freie Zelle unter der gewünschten Spalte. Im eingeblendeten Kontextmenü wählen Sie den Befehl Dropdown-Auswahlliste aus. Jetzt werden alle bereits in der Spalte enthaltenen Informationen eingeblendet, und Sie übernehmen per Klick den gewünschten Eintrag. Doppelte Einträge zeigt die Auswahlliste nur einmal.