tipps & tricks
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Mobiles Arbeiten
1. Adobe Scan PDFs erstellen und bearbeiten Visitenkarten, die Taxi-Quittung oder eine Rechnung: Sie wollen die Zettelwirtschaft unterwegs vermeiden und solche Dokumente sowieso lieber digital vorliegen haben. Scan-Apps gibt’s jede Menge, aber einige bringen ein paar Besonderheiten mit.
Mit der Gratis-App Adobe Scan digitalisieren Sie die Dokumente nicht nur und verwandeln sie in PDFs. Sie können diese auch im Nachhinein direkt in der Anwendung bearbeiten. Um die App überhaupt verwenden zu können, müssen Sie sich kostenlos registrieren. Erfassen Sie dann das Papier in der App; das gesannte Bild öffnet sich. Am unteren Rand finden Sie ein Menü, mit dem Sie das Bild zuschneiden, drehen oder die Farben verändern können. Haben Sie mehrere Seiten gescannt, können Sie diese hier auch neu anordnen. Tippen Sie dazu zuerst unten auf das zweite Symbol von links, drücken dann lang auf eines der Bilder und ziehen es anschließend an eine andere Stelle. Über das Bilder-Symbol fügen Sie dem PDF Aufnahmen von der Kamera oder andere Fotos aus der Galerie hinzu. Oben rechts speichern Sie das PDF; es wird automatisch in der Adobe-Cloud abgelegt. Ihre Scans können Sie anschließend auf der Übersichtsseite freigeben oder in Adobes Acrobat Reader öffnen. Dort haben Sie weitere praktische Möglichkeiten, das PDF zu bearbeiten: Sie können Textteile hervorheben, durchstreichen, unterstreichen sowie Notizen, Text, eine Zeichnung oder Ihre Unterschrift hinzufügen.
2. Google Drive Dateien offline bearbeiten Dokumente in Google Drive liegen in der Cloud, so dass Sie sie von überall aufrufen und bearbeiten können. Was aber, wenn Sie eine Tabelle oder einen Text verändern müssen, während Sie keinen InternetAnschluss haben?
Alle in Drive abgelegten Dateien können Sie offline verfügbar machen. Öffnen Sie dazu eine Datei in der Android- oder iOS-App von Google Drive, und tippen Sie auf die drei Punkte oben rechts. Schieben Sie den Regler bei Offlineverfügbar auf Ein. Alle Daten, die Sie so markieren, finden Sie in einem eigenen Ordner. Tippen Sie auf das Menü, das sich hinter den drei Strichen links oben verbirgt. Wählen Sie hier Offline, und Sie erhalten eine Liste aller Dokumente, die Sie künftig auch ohne Internetzugriff öffnen können.
3. Timesheet Arbeitszeit unterwegs erfassen Im Zug bearbeiten Sie das Konzept, das Sie dem Chef morgen vorlegen sollen. Aber können Sie sich später erinnern, wie lange Sie dafür gebraucht haben? Die Zeiterfassungs-App Timesheet hilft.
Timesheet erfasst alle Arten von Arbeitszeiten und Pausen. Sie können einem Projekt sowohl Arbeitsstunden als auch Kommentare zuordnen. Sie legen in der Gratis-App zunächst ein neues Projekt an und vergeben einen Titel. Auf Wunsch halten Sie darin auch Auftraggeber, Ort und Honorar fest und fügen
eine Beschreibung der Aufgaben hinzu. Dann klicken Sie auf Speichern. Mit einem Tippen auf den grünen Start-Button beginnt die Zeiterfassung. Die App misst die vergangenen Minuten und rechnet die gearbeitete Zeit auf Tage, Wochen und Monate um. Machen Sie Pause, drücken Sie auf den entsprechenden Button. Interessant sind die Berichte, die Sie im Menü finden: Tippen Sie auf die drei Striche oben links und dann im Menü auf Statistiken: Sie sehen auf einen Blick, wie lange Sie täglich im Durchschnitt arbeiten und wie viel Sie verdient haben. Mit Export im Menü speichern Sie die erfassten Daten als Excel-Tabelle. Sie können selbst bestimmen, welche Felder ausgegeben werden sollen. Die Zeiterfassung speichern Sie auf Wunsch automatisch auf SD-Karte oder bei Dropbox und Google Drive. Die Premiumversion für 4 bis 8 Euro pro Monat erlaubt es, Daten mit anderen Geräten zu synchronisieren. 4. Android Exchange-Konto in Gmail einrichten
E-Mails im Büro schreiben und empfangen Sie über Outlook. Praktisch wäre es, Nachrichten auch via Android-Smartphone bearbeiten zu können, wenn die Firma das erlaubt. Dazu brauchen Sie nicht die Outlook-App, das klappt auch mit Gmail.
Googles Gmail- App, das Adressbuch und der Kalender arbeiten gut mit Microsoft Exchange zusammen, so dass Sie unterwegs nicht nur auf Mails, sondern auch auf Kontakte, Aufgaben und Termine zugreifen können. Öffnen Sie die Gmail-App und tippen auf die drei Striche oben links. Scrollen Sie nach unten bis zu den Einstellungen und wählen die drei Punkte oben rechts. Gehen Sie im Ausklappmenü zu Konten verwalten und auf der nächsten Seite zu Konto hinzufügen. Wählen Sie in der Liste den Punkt Exchange. Geben Sie nun Ihre E-Mail-Adresse sowie das Passwort ein. Gmail möchte darüber hinaus den Namen des Exchange-Servers wissen. Den finden Sie in Outlooks Webanwendung heraus. Loggen Sie sich ein, und klicken Sie anschließend auf das Zahnrad. Den Servernamen finden Sie in den Einstellungen unter Konto/Mein Konto und Einstellungen für POP- und IMAP-Zugriff. Zuletzt richten Sie ein, wie oft neue E-Mails abgerufen werden sollen. Arbeits-E-Mails erscheinen nun in Gmail, Kontakte und Termine im Adressbuch und im Kalender. 5. Task-Planer-Apps Aufgaben besser organisieren
Das Konzept zum neuen Projekt erstellen, Urlaub oder eine Rechnung einreichen, einem Kollegen Aufgaben zuweisen: Um den Überblick über solche To-dos zu behalten, eignet sich eine Aufgabenplaner-App. Die hauseigene von Google ist allerdings minimalistisch.
Mit Tasks hat Google kürzlich eine eigene Gratis-App zur Aufgabenverwaltung vorgelegt. Der Vorteil: Die Anwendung ist übersichtlich. Sie erstellen einen Ein- trag über Neue Aufgabe hinzufügen. Sie versehen diese mit einem Fälligkeitsdatum, schreiben Notizen und fügen Unteraufgaben hinzu. Auf der Übersichtsseite sind Tasks nach Datum sortiert, Sie können sie auch verschieben. Allerdings fehlen der App einige Funktionen: Weder lassen sich Uhrzeiten festlegen, noch speichern Sie Anhänge und Bilder oder teilen Listen mit anderen. Wiederkehrende Tasks müssen Sie einzeln anlegen. Wesentlich ausgereifter wirkt der deutsche Aufgabenplaner Zenkit, wenn auch weniger übersichtlich. Er sieht sich als kostenlose Kombination der beliebten Apps Wunderlist und Trello. Aufgaben erhalten ein Fälligkeitsdatum mit Uhrzeit. Sie weisen diese anderen zu und ergänzen Checklisten. Um eine neue Aufgabe anzulegen, tippen Sie in der App neben My Collections auf das Plus. Jetzt bestimmen Sie, ob Sie einen Task, eine Mindmap, ein Kanban-Board oder einen neuen Kalender, etwa für private Termine, erstellen wollen. Die Items erscheinen unter dem Reiter My Collections. Sie können Aufgaben duplizieren und die von anderen abonnieren. Zenkit lässt sich offline sowie im Browser nutzen. 6. Airmore Daten vom Telefon auf den PC beamen
Bilder und eine Handvoll Dokumente liegen auf dem Android-Handy, jetzt brauchen Sie sie am PC. Entweder holen Sie das Übertragungskabel heraus und ziehen die Daten auf die Festplatte, oder Sie schicken sie per Mail. Einfacher geht‘s via Spezial-App.
Mit einer kostenlosen App wie Airmore verwalten Sie das Android-Handy drahtlos vom PC aus. Sie greifen auf sämtliche Ordner auf dem Smartphone zu und laden Bilder oder Dokumente herunter. Das funktioniert auch umgekehrt, dann schieben Sie Daten
vom Computer auf das Mobiltelefon. Die Verbindung zwischen Telefon und Computer wird über einen QRCode hergestellt, Sie müssen sich nicht registrieren. Rufen Sie web.airmore.com auf und scannen den Code über die Android-App. Airmore zeigt nun den Speicherplatz des Handys an, aufgeschlüsselt nach Dateitypen. Über die verschiedenen Symbole gelangen Sie zu den Bildern, Dokumenten oder sonstigen Dateien vom Smartphone. Mit Import und Export schieben Sie Daten zwischen Festplatte und Handy hin und her. Über den Button Reflektor zeichnen Sie den Bildschirminhalt des Handys auf, über das Kamerasymbol nehmen Sie einen Screenshot auf. Sehr praktisch ist die Funktion Zwischenablage: Bei bestehender Verbindung zwischen der Airmore-App und dem Computer markieren Sie einen Text in einer beliebigen Anwendung auf dem Telefon und kopieren ihn. Klicken Sie im Web-Client unten rechts auf das Symbol Zwischenablage, finden Sie dort den kopierten Text vom Telefon und können am Computer mit ihm weiterarbeiten.
7. Speech to Text Dokumente diktieren statt tippen Auf dem kleinen Smartphone-Bildschirm kann es mühsam sein, längere Texte einzugeben. Hilfreich ist deshalb die Möglichkeit, sie zu diktieren – und automatisch in geschriebene Sprache umwandeln zu lassen. Das geht mit Android-Bordmitteln oder mit einer Spezial-App.
Sie müssen dringend eine E-Mail schreiben, laufen aber gerade zum Bahnhof? Im Zug wollen Sie einen längeren Text tippen, aber auf dem Smartphone-Display dauert das zu lange? Beide Aufgaben erledigen Sie bequem, indem Sie den Text diktieren. Öffnen Sie die App, mit der Sie schreiben möchten, etwa das Mail-Programm, eine Office-Anwendung oder einen Messenger. Statt die Buchstaben auf der Tastatur zu nutzen, tippen Sie auf das Mikrofon. Sollte es nicht zu sehen sein, wählen Sie unten links die kleine Tastatur, und wählen im Popup-Fenster Google Spracheingabe. Android wandelt die gesprochene Sprache in geschriebenen Text um. Satzzeichen diktieren Sie einfach mit, ebenso wie Absätze. Das funktioniert gut, allerdings sind im Anschluss einige Korrekturen notwendig. Es kann auch sein, dass der Text auf dem Bildschirm zeitverzögert erscheint. Hilfreich ist es, langsam und deutlich zu sprechen. Komfortabler sind Spezial-Apps wie Speechnotes/Sprache zu Text. Mit der Gratis-Anwendung verfassen Sie Notizen. Das Ergebnis können Sie anschließend markieren und in einer anderen App einfügen, oder speichern und in ein PDF konvertieren. Auch hier müssen Sie aber ab und zu etwas verbessern. Praktisch ist, dass die Satzzeichen am unteren Rand stehen, so dass Sie diese bei Bedarf gleich einfügen können. Auch mit einigen Emojis kommt die App zurecht – etwa mit der Eingabe „lachendes Smiley“.
8. Dropbox Paper Schneller arbeiten im Dropbox-Dienst Mit dem Google-Docs-Konkurrenten Dropbox Paper nutzen Sie Office-Anwendungen in der Cloud und bearbeiten sie gemeinsam mit anderen. Der Dienst hat auch in der App ein paar clevere Funktionen integriert, mit denen Texte flotter fertig werden.
Sie wollen in einen Text ein paar Links einfügen. In Paper geht das ganz einfach: Kopieren Sie die URL in die Zwischenablage, markieren Sie das Wort in Paper, welches Sie verlinken wollen und drücken lange darauf. Wählen Sie anschließend aus dem Popup-Menü Einfügen. Die Buchstaben färben sich blau und sind unterstrichen, das Wort ist nun verlinkt. Sie ersparen sich so den Umweg über das Auswählen des Symbols
zum Einfügen von Links. Wenn Sie auf ein vorhandenes Dokument in Paper verlinken wollen, tippen Sie einfach ein + an der Stelle. Paper fordert Sie auf, den Namen des Dokuments einzugeben. Bestätigen Sie mit Enter, ist es verlinkt. Über die Symbole am unteren Rand fügen Sie andere Nutzer hinzu, die zum Beispiel eine Aufgabe erledigen sollen oder Termine. Tippen Sie dazu auf den Kreis mit der Figur und dem Plus oder auf das Kalender-Symbol. Sind Sie mit dem Notebook unterwegs, nutzen Sie weitere Funktionen von Paper: Sie verschieben Bilder innerhalb von Dokumenten, indem Sie sie mit der linken Maustaste anklicken und bei gedrückter Taste woanders platzieren. Ebenso können Sie nicht nur einen Kommentar zu einem Screenshot oder Bild hinterlassen, sondern auch zu einem bestimmten Teil davon. Klicken Sie dafür auf die runde Sprechblase mit dem Plus-Symbol. Ein Plus erscheint über dem Bild, platzieren Sie es an der richtigen Stelle. Einen Kommentar für das gesamte Bild verfassen Sie mit der eckigen Sprechblase. Emojis fügen Sie im Browser schnell hinzu, indem Sie einen Doppelpunkt tippen. Ein Auswahlmenü erscheint, über das Sie das passende Smiley auswählen. Und wenn Sie am Ende nicht nur wissen möchten, wie viele Zeichen oder Wörter Sie geschrieben haben, sondern auch wieviele Emojis, klicken Sie auf die drei waagerechten Punkte oben rechts. Wählen Sie Wortzahl, bekommen Sie eine entsprechende Info angezeigt.
9. Google Kalender Termine duplizieren und kopieren Sie haben einen Termin aus Versehen in den falschen Google-Kalender eingetragen, oder ein Meeting findet nächste Woche nochmals statt? Kein Problem, alle Einträge können Sie ganz einfach duplizieren oder kopieren.
Öffnen Sie einen Eintrag im Google Kalender und tippen oben rechts auf die drei Punkte. Wählen Sie Duplizieren, öffnet sich der Termin, und Sie geben ein neues Datum und eine Uhrzeit ein. Er wird entsprechend im gleichen Kalender eingetragen, der alte Termin bleibt bestehen. Mit Kopieren nach erscheint ein Termin zusätzlich in einem anderen Kalender, den Sie in Google Mail nutzen. Sie können keine Anpassungen vornehmen, nur den entsprechenden Kalender auswählen. Claudia Frickel