Office-Alternativen
Wer am PC private Dinge erledigen will, braucht keine teure Software. LibreOffice oder Google Docs gibt es gratis.
LibreOffice und Google Docs
Man möchte am Rechner schnell eine Bewerbung schreiben. Danach soll für einen privaten Kredit ein Tilgungsplan und für eine ehrenamtliche Tätigkeit eine Präsentation erstellt werden. Wer gute Erfahrungen mit dem Microsoft-Office-Paket hat, dem fällt der Umstieg auf LibreOffice oder Google Docs nicht schwer. Beide lassen sich weitestgehend intuitiv bedienen. Es gibt aber Ausnahmen, denn einige Befehle sind etwas versteckt.
In der Textverarbeitung gestalten
Ein Briefkopf ist weder für Writer aus LibreOffice noch für Google Docs ein Problem. Mit Writer geht das für einen markierten Text über Format/Absatz/Umrandung. Wählen Sie im folgenden Fenster unbedingt eine Voreinstellung aus, ansonsten erhalten Sie kein Ergebnis. Der Rest, also Auswahl der Linienstärke, Abstände etc., ist selbsterklärend. Farbe kommt über das Register Fläche und die Schaltfläche Farbe ins Spiel. Um ein entsprechendes Ergebnis in Docs zu erzeugen, wählen Sie Format/Absatzstile/ Rahmenlinie und Schattierung. Umständlich: Ein kompletter Rahmen fehlt. Das heißt, Sie müssen jede Linie – oben, unten, rechts und links – einzeln auswählen. Das erledigt man direkt hintereinander, ohne das Fenster zu verlassen. Die Hintergrundfarbe lässt sich im selben Dialog über eine Farbpalette zuweisen.
Fußzeilen mit Seitennummerierung
In Kopf- und Fußzeilen bringt man sich wiederholende Seitenelemente unter, etwa die Seitenzahl. In Writer von LibreOffice wechselt man zunächst über Einfügen/ Kopf- und Fußzeile/Fußzeile/Standar d in den Fußzeilenbereich. Dort setzen Sie den Cursor an die gewünschte Position. Wer möchte, tippt noch das Wörtchen Seite ein. Die Seitennummer erhalten Sie mit einem Mausklick auf Einfügen/Seitennummer. Nutzer von Google Docs erledigen die Arbeitsschritte in einem Rutsch über Einfügen/Kopfzeile und Seitennummer. Im folgenden Menü geht es über Seitennummer
weiter. Nun kann man sich entscheiden, ob die Zahl in der Kopf- oder Fußzeile erscheinen soll und wo die Nummerierung auf der ersten (linkes Symbol) oder zweiten Seite (rechtes Symbol) beginnen soll.
Arbeitserleichterung
Wer die Vorteile eines AutoTextes bzw. die AutoKorrektur nutzt, findet diese in Writer im Menü Extras. Ist unter AutoKorrektur beim Befehl Während der Eingabe ein Häkchen gesetzt, läuft die Funktion automatisch. Über Auto-Korrektur/AutoKorrektur-Optionen lässt sich die zur Verfügung stehende Liste ergänzen. Wenn Sie etwa unter Ersetzen Ihre Initialen eintippen und unter durch den vollen Namen, wird aus zum Beispiel mm plus Leerzeichen Martin Muster. Wer höhere Ansprüche hat und ggf. den Textbaustein formatieren möchte, greift zum AutoText. Vergeben Sie im zugehörigen Fenster einen Namen und bei Bedarf eine Tastenkombination. Setzen Sie ein Häkchen beim Kontrollkästchen Dateisystem. Wichtig: Bevor Sie das Fenster verlassen, klicken Sie auf AutoText/Neu. Damit definieren Sie, dass ein neuer AutoText tatsächlich angelegt wird. Danach steht der Textbaustein über Extras/AutoText in Kombination mit der Schaltfläche Einfügen zur Verfügung. Google Docs verbirgt die AutoKorrekturFunktion unter Tools/Einstellungen. Leider hat die Funktion Probleme mit der Großund Kleinschreibung. Aus mm wird martin muster, aus MM MARTIN MUSTER. Brauchbar ist die Funktion damit nur zur Korrektur kleiner Fehler. Eine AutoText-Funktion stellt Google nicht zur Verfügung.
Fortgeschrittene Funktion: Serienbrief
Die Serienbrieffunktion befindet sich im Writer unter Extras/Serienbrief-Assistent. Im gleichnamigen Fenster kann man das aktuelle Dokument direkt zum SerienbriefDokument generieren. Wichtig ist die Verbindung zur gewünschten Adressliste. Nach der Auswahl der Adressliste muss eine Verbindung zwischen den Adresselementen
von Writer und den Spaltenüberschriften der Adressliste hergestellt werden. Die Briefanrede wird ebenfalls im SerienbriefAssistenten definiert. Google Docs benötigt ein Add-On, um Serienbriefe zu erstellen. In der Basisversion des Creators sind die Anzahl der Briefe (50 pro Benutzer) sowie die Zeilen für die Bearbeitung von Datensätzen (zehn) begrenzt. Die Plus-Version gibt es für 30 Euro im Jahr. Aufgepasst: Es gelten die Quotas & Limitierungen des G Suite Benutzerkontos und von Google Apps Script. Die Suche nach der Serienbrieffunktion erweist sich als sehr umständlich. Die Google Hilfe kennt nämlich den Begriff Serienbrief nicht. Schauen Sie bei Bedarf am Besten im Chrome Webstore nach: https://chrome.google.com/webstore/ detail/docs-creator/amonfodkchmkpolihjinkbcao nomdoag
Tabellenkalkulation
Funktionen sind in großer Auswahl sowohl in Calc als auch in Google Tabellen über Einfügen/Funktion verfügbar. Das eigentliche Handling unterscheidet sich in Calc nur unwesentlich von Microsoft Excel. Google-Anwender müssen jedoch leider auf den Komfort eines Funktions-Assistenten verzichten. Im Idealfall kennt man Name und Syntax der Funktion. Ansonsten gibt es unter Funktion/Mehr eine Liste aller zur Verfügung stehenden Funktionen zuzüglich einer Erläuterung. Schön wäre es, könnte man die Funktion hier direkt auswählen. Unpraktisch: Der Anwender muss zurück ins Tabellenarbeitsblatt und dort den Funktionsnamen mit vorangestelltem Gleichheitszeichen eintippen. Beispiel: Sie wollen den Wert 5,99 auf einen glatten Betrag runden. Dazu geben Sie =Runden( ein. Nachdem die sich öffnende Klammer erfasst ist, erscheint ein Funktionshilfekasten mit Definition, Syntax sowie einem Referenzbeispiel. Das war’s dann aber auch schon. Den Rest müssen die Anwender selber erledigen.
Inhalte schützen
Möchten Excel-Anwender Zellbereiche schützen, grundsätzlich aber das Arbeiten mit der Tabelle erlauben, arbeiten sie mit einer Kombination von Zell- und Blattschutz. Calc geht nicht wie Excel über die Zellformatierung sondern über Bearbeiten/ Zellschutz. Durch diese Befehlsfolge ist das Bearbeiten für den markierten Bereich er- laubt. Ansonsten greift die Sicherheitsmaßnahme wie in Excel in Kombination mit dem Blattschutz aus dem Menü Extras. Einen anderen Ansatz verfolgt Google Tabellen. Über Daten/Geschützte Tabellenblätter und Bereiche wird rechts ein Fenster eingeblendet. Klicken Sie auf Tabellenblatt. Haken Sie das Kontrollkästchen neben Bestimmte Zellen ausgenommen ab. Wählen Sie in der Tabelle die Zelle bzw. Zellen aus, in denen Sie Eingaben erlauben möchten. Nach Klick auf Berechtigungen festlegen entscheiden Sie sich für Beim Bearbeiten dieses Bereichs Warnungen anzeigen. Legen Sie nun fest, für wen die Einschränkung gelten soll. Der geschützte Bereich kann weiterhin bearbeiten werden.
Gestaltung
In Sachen Tabellenlayout lassen Calc und Google nur wenig Wünsche offen. Möchten Sie den Inhalt einer Zelle in mehreren Zeilen anzeigen, arbeiten Sie in Calc mit Tabelle/Umbrucheinfügen, in Google Tabellen mit Format/Textumbruch. Die Möglichkeit, Text bei Platzmangel in der Zelle schräg anzuzeigen, befindet sich in Calc unter Format/Zellen im Dialog Zellen formatieren, Register Ausrichtung im Bereich Schreibrichtung. Sheets stellt unter Format/Text drehen verschiedene Neigungsstufen zur Verfügung. Eine Feineinstellung ist aber leider nicht vorgesehen.
Fortgeschrittene Funktion
Mit Hilfe von Zelldropdowns werden Auswahlmöglichkeiten in Zellen zur Verfügung gestellt. Das ist bequem und reduziert Eingabefehler. Calc hat diese Funktion im Menü Daten/Gültigkeit untergebracht. Wie in Excel arbeitet man unter Zulassen mit dem Eintrag Liste. Während Excel sich die Informationen jedoch über eine Quellenangabe aus der Tabelle zieht, müssen Sie in Calc die Listenelemente untereinander im Bereich Einträge erfassen. Google Sheets funktioniert ähnlich. wie Calc. Das zugehörige Fenster erreichen Sie über Daten/Datenvalidierung. Im Feld Unter Liste aus einem Bereich wird der Eintrag Elementliste benötigt. Wichtig: Die einzelnen Elemente werden im Nachbarfeld durch Kommata ohne Leerzeichen (!) getrennt aufgeführt (beispielsweise Montag,Dienstag,Mittwoch).
Präsentation
Präsentationen werden in LibreOffice mit Impress erstellt. Bei Google laufen sie unter dem schlichten Namen Präsentationen.
Beide Programme verfügen über einen respektablen Funktionsumfang. Beispielsweise ist es wie bei PowerPoint möglich, Folienübergänge einzurichten. Der entsprechende Befehl befindet sich jeweils im Menü Folie. Es erscheint ein Fenster im rechten Bildschirmbereich. Die Übergänge lassen sich intuitiv einstellen. Wer Foliennummern einbinden möchte, kann das in beiden Programmen im Menü Einfügen, Animationen unter Ansicht, Masterelemente bzw. den Zugang zum Master unter Folie. Wollen Sie Listentyp und Farbe ändern, stellt Impress unter Format zwei Bearbeitungsalternativen (Listen sowie Aufzählung und Nummerierung) zur Verfügung. Beide erschließen sich dem Anwender rasch durch ein bisschen Experimentieren. Das gilt auch für Google, das sich auf die Funktion Aufzählung und Nummerierung beschränkt.
Anwendungsübergreifend
Anspruchsvoll ist die Arbeit mit Steuerelementen, beispielsweise Kontrollkästchen oder Optionsfelder. Das gilt für alle Anwendungsprogramme. Microsoft führt diese im Ribbon Entwicklertools. LibreOffice hat seine Steuerelemente im Menü Ansicht unter Symbolleisten/Formular-Steuerelemente gut versteckt. Auf diese Weise steht eine weitere Symbolleiste zur Verfügung. Einfach das gewünschte Ele- ment auswählen und mit der Maus aufziehen. Unter Google gibt es in der Tabellenkalkulation im Menü Einfügen zwar einen Formular-Befehl, eine anwendungsübergreifende Steuerelemente-Funktion fehlt jedoch leider. Mit Hilfe von Makros lassen sich Arbeitsschritte im LibreOffice unter Extras auch automatisieren. Wichtig: Damit Sie Makros aufzeichnen können, achten Sie unbedingt darauf, dass unter Extras/Optionen unter LibreOffice/Erweitert die Option Ermöglicht eine Makro-Aufzeichnung (eingeschränkt) aktiviert ist. Sonst funktioniert es nicht. In Google Docs finden Sie Makros unter Tools. Nach der Aufzeichnung wird das Makro automatisch in Script-Code umgewandelt. Wer JavaScript beherrscht, kann das Makro bei Bedarf bearbeiten. Fazit: Revolutionäre neue Wege gehen weder LibreOffice noch Google Docs. Wer sich einmal mit den Paketen vertraut gemacht hat, sollte aber schnell zum Ziel kommen. Auch wenn Google im Vergleich der Menüs nicht so gut abschneidet, dürfte es für private Ansprüche in den meisten Fällen völlig ausreichend sein.