Of­fice-Al­ter­na­ti­ven

Wer am PC pri­va­te Din­ge er­le­di­gen will, braucht kei­ne teu­re Soft­ware. Li­breOf­fice oder Goog­le Docs gibt es gratis.

PC Magazin - - Inhalt - Su­san­ne Kow al­ski

Li­breOf­fice und Goog­le Docs

Man möch­te am Rech­ner schnell ei­ne Be­wer­bung schrei­ben. Da­nach soll für ei­nen pri­va­ten Kre­dit ein Til­gungs­plan und für ei­ne eh­ren­amt­li­che Tä­tig­keit ei­ne Prä­sen­ta­ti­on er­stellt wer­den. Wer gu­te Er­fah­run­gen mit dem Mi­cro­soft-Of­fice-Pa­ket hat, dem fällt der Um­stieg auf Li­breOf­fice oder Goog­le Docs nicht schwer. Bei­de las­sen sich wei­test­ge­hend in­tui­tiv be­die­nen. Es gibt aber Aus­nah­men, denn ei­ni­ge Be­feh­le sind et­was ver­steckt.

In der Text­ver­ar­bei­tung ge­stal­ten

Ein Brief­kopf ist we­der für Wri­ter aus Li­breOf­fice noch für Goog­le Docs ein Pro­blem. Mit Wri­ter geht das für ei­nen mar­kier­ten Text über For­mat/Ab­satz/Um­ran­dung. Wäh­len Sie im fol­gen­den Fens­ter un­be­dingt ei­ne Vor­ein­stel­lung aus, an­sons­ten er­hal­ten Sie kein Er­geb­nis. Der Rest, al­so Aus­wahl der Li­ni­en­stär­ke, Ab­stän­de etc., ist selbst­er­klä­rend. Far­be kommt über das Re­gis­ter Flä­che und die Schalt­flä­che Far­be ins Spiel. Um ein ent­spre­chen­des Er­geb­nis in Docs zu er­zeu­gen, wäh­len Sie For­mat/Ab­satz­sti­le/ Rah­men­li­nie und Schat­tie­rung. Um­ständ­lich: Ein kom­plet­ter Rah­men fehlt. Das heißt, Sie müs­sen je­de Li­nie – oben, un­ten, rechts und links – ein­zeln aus­wäh­len. Das er­le­digt man di­rekt hin­ter­ein­an­der, oh­ne das Fens­ter zu ver­las­sen. Die Hin­ter­grund­far­be lässt sich im sel­ben Dia­log über ei­ne Farb­pa­let­te zu­wei­sen.

Fuß­zei­len mit Sei­ten­num­me­rie­rung

In Kopf- und Fuß­zei­len bringt man sich wie­der­ho­len­de Sei­ten­ele­men­te un­ter, et­wa die Sei­ten­zahl. In Wri­ter von Li­breOf­fice wech­selt man zu­nächst über Ein­fü­gen/ Kopf- und Fuß­zei­le/Fuß­zei­le/Stan­dar d in den Fuß­zei­len­be­reich. Dort set­zen Sie den Cur­sor an die ge­wünsch­te Po­si­ti­on. Wer möch­te, tippt noch das Wört­chen Sei­te ein. Die Sei­ten­num­mer er­hal­ten Sie mit ei­nem Maus­klick auf Ein­fü­gen/Sei­ten­num­mer. Nut­zer von Goog­le Docs er­le­di­gen die Ar­beits­schrit­te in ei­nem Rutsch über Ein­fü­gen/Kopf­zei­le und Sei­ten­num­mer. Im fol­gen­den Me­nü geht es über Sei­ten­num­mer

wei­ter. Nun kann man sich ent­schei­den, ob die Zahl in der Kopf- oder Fuß­zei­le er­schei­nen soll und wo die Num­me­rie­rung auf der ers­ten (lin­kes Sym­bol) oder zwei­ten Sei­te (rech­tes Sym­bol) be­gin­nen soll.

Ar­beits­er­leich­te­rung

Wer die Vor­tei­le ei­nes Au­to­Tex­tes bzw. die Au­to­Kor­rek­tur nutzt, fin­det die­se in Wri­ter im Me­nü Ex­tras. Ist un­ter Au­to­Kor­rek­tur beim Be­fehl Wäh­rend der Ein­ga­be ein Häk­chen ge­setzt, läuft die Funk­ti­on au­to­ma­tisch. Über Au­to-Kor­rek­tur/Au­to­Kor­rek­tur-Op­tio­nen lässt sich die zur Ver­fü­gung ste­hen­de Lis­te er­gän­zen. Wenn Sie et­wa un­ter Er­set­zen Ih­re Initia­len ein­tip­pen und un­ter durch den vol­len Na­men, wird aus zum Bei­spiel mm plus Le­er­zei­chen Mar­tin Mus­ter. Wer hö­he­re An­sprü­che hat und ggf. den Text­bau­stein for­ma­tie­ren möch­te, greift zum Au­to­Text. Ver­ge­ben Sie im zu­ge­hö­ri­gen Fens­ter ei­nen Na­men und bei Be­darf ei­ne Tas­ten­kom­bi­na­ti­on. Set­zen Sie ein Häk­chen beim Kon­troll­käst­chen Da­tei­sys­tem. Wich­tig: Be­vor Sie das Fens­ter ver­las­sen, kli­cken Sie auf Au­to­Text/Neu. Da­mit de­fi­nie­ren Sie, dass ein neu­er Au­to­Text tat­säch­lich an­ge­legt wird. Da­nach steht der Text­bau­stein über Ex­tras/Au­to­Text in Kom­bi­na­ti­on mit der Schalt­flä­che Ein­fü­gen zur Ver­fü­gung. Goog­le Docs ver­birgt die Au­to­Kor­rek­turFunk­ti­on un­ter Tools/Ein­stel­lun­gen. Lei­der hat die Funk­ti­on Pro­ble­me mit der Großund Klein­schrei­bung. Aus mm wird mar­tin mus­ter, aus MM MAR­TIN MUS­TER. Brauch­bar ist die Funk­ti­on da­mit nur zur Kor­rek­tur klei­ner Feh­ler. Ei­ne Au­to­Text-Funk­ti­on stellt Goog­le nicht zur Ver­fü­gung.

Fort­ge­schrit­te­ne Funk­ti­on: Se­ri­en­brief

Die Se­ri­en­brief­funk­ti­on be­fin­det sich im Wri­ter un­ter Ex­tras/Se­ri­en­brief-As­sis­tent. Im gleich­na­mi­gen Fens­ter kann man das ak­tu­el­le Do­ku­ment di­rekt zum Se­ri­en­brie­fDo­ku­ment ge­ne­rie­ren. Wich­tig ist die Ver­bin­dung zur ge­wünsch­ten Adress­lis­te. Nach der Aus­wahl der Adress­lis­te muss ei­ne Ver­bin­dung zwi­schen den Adressele­men­ten

von Wri­ter und den Spal­ten­über­schrif­ten der Adress­lis­te her­ge­stellt wer­den. Die Brief­an­re­de wird eben­falls im Se­ri­en­brie­fAs­sis­ten­ten de­fi­niert. Goog­le Docs be­nö­tigt ein Add-On, um Se­ri­en­brie­fe zu er­stel­len. In der Ba­sis­ver­si­on des Crea­tors sind die An­zahl der Brie­fe (50 pro Be­nut­zer) so­wie die Zei­len für die Be­ar­bei­tung von Da­ten­sät­zen (zehn) be­grenzt. Die Plus-Ver­si­on gibt es für 30 Eu­ro im Jahr. Auf­ge­passt: Es gel­ten die Quo­tas & Li­mi­tie­run­gen des G Sui­te Be­nut­zer­kon­tos und von Goog­le Apps Script. Die Su­che nach der Se­ri­en­brief­funk­ti­on er­weist sich als sehr um­ständ­lich. Die Goog­le Hil­fe kennt näm­lich den Be­griff Se­ri­en­brief nicht. Schau­en Sie bei Be­darf am Bes­ten im Chro­me Web­s­to­re nach: https://chro­me.goog­le.com/web­s­to­re/ de­tail/docs-crea­tor/amon­fodkchmkpo­li­h­jink­bcao nom­do­ag

Ta­bel­len­kal­ku­la­ti­on

Funk­tio­nen sind in gro­ßer Aus­wahl so­wohl in Calc als auch in Goog­le Ta­bel­len über Ein­fü­gen/Funk­ti­on ver­füg­bar. Das ei­gent­li­che Hand­ling un­ter­schei­det sich in Calc nur un­we­sent­lich von Mi­cro­soft Ex­cel. Goog­le-An­wen­der müs­sen je­doch lei­der auf den Kom­fort ei­nes Funk­ti­ons-As­sis­ten­ten ver­zich­ten. Im Ide­al­fall kennt man Na­me und Syn­tax der Funk­ti­on. An­sons­ten gibt es un­ter Funk­ti­on/Mehr ei­ne Lis­te al­ler zur Ver­fü­gung ste­hen­den Funk­tio­nen zu­züg­lich ei­ner Er­läu­te­rung. Schön wä­re es, könn­te man die Funk­ti­on hier di­rekt aus­wäh­len. Un­prak­tisch: Der An­wen­der muss zu­rück ins Ta­bel­len­ar­beits­blatt und dort den Funk­ti­ons­na­men mit vor­an­ge­stell­tem Gleich­heits­zei­chen ein­tip­pen. Bei­spiel: Sie wol­len den Wert 5,99 auf ei­nen glat­ten Be­trag run­den. Da­zu ge­ben Sie =Run­den( ein. Nach­dem die sich öff­nen­de Klam­mer er­fasst ist, er­scheint ein Funk­ti­ons­hil­fe­kas­ten mit De­fi­ni­ti­on, Syn­tax so­wie ei­nem Re­fe­renz­bei­spiel. Das war’s dann aber auch schon. Den Rest müs­sen die An­wen­der sel­ber er­le­di­gen.

In­hal­te schüt­zen

Möch­ten Ex­cel-An­wen­der Zell­be­rei­che schüt­zen, grund­sätz­lich aber das Ar­bei­ten mit der Ta­bel­le er­lau­ben, ar­bei­ten sie mit ei­ner Kom­bi­na­ti­on von Zell- und Blatt­schutz. Calc geht nicht wie Ex­cel über die Zell­for­ma­tie­rung son­dern über Be­ar­bei­ten/ Zell­schutz. Durch die­se Be­fehls­fol­ge ist das Be­ar­bei­ten für den mar­kier­ten Be­reich er- laubt. An­sons­ten greift die Si­cher­heits­maß­nah­me wie in Ex­cel in Kom­bi­na­ti­on mit dem Blatt­schutz aus dem Me­nü Ex­tras. Ei­nen an­de­ren An­satz ver­folgt Goog­le Ta­bel­len. Über Da­ten/Ge­schütz­te Ta­bel­len­blät­ter und Be­rei­che wird rechts ein Fens­ter ein­ge­blen­det. Kli­cken Sie auf Ta­bel­len­blatt. Ha­ken Sie das Kon­troll­käst­chen ne­ben Be­stimm­te Zel­len aus­ge­nom­men ab. Wäh­len Sie in der Ta­bel­le die Zel­le bzw. Zel­len aus, in de­nen Sie Ein­ga­ben er­lau­ben möch­ten. Nach Klick auf Be­rech­ti­gun­gen fest­le­gen ent­schei­den Sie sich für Beim Be­ar­bei­ten die­ses Be­reichs War­nun­gen an­zei­gen. Le­gen Sie nun fest, für wen die Ein­schrän­kung gel­ten soll. Der ge­schütz­te Be­reich kann wei­ter­hin be­ar­bei­ten wer­den.

Gestal­tung

In Sa­chen Ta­bel­len­lay­out las­sen Calc und Goog­le nur we­nig Wün­sche of­fen. Möch­ten Sie den In­halt ei­ner Zel­le in meh­re­ren Zei­len an­zei­gen, ar­bei­ten Sie in Calc mit Ta­bel­le/Um­bruch­ein­fü­gen, in Goog­le Ta­bel­len mit For­mat/Text­um­bruch. Die Mög­lich­keit, Text bei Platz­man­gel in der Zel­le schräg an­zu­zei­gen, be­fin­det sich in Calc un­ter For­mat/Zel­len im Dia­log Zel­len for­ma­tie­ren, Re­gis­ter Aus­rich­tung im Be­reich Schrei­brich­tung. Sheets stellt un­ter For­mat/Text dre­hen ver­schie­de­ne Nei­gungs­stu­fen zur Ver­fü­gung. Ei­ne Fein­ein­stel­lung ist aber lei­der nicht vor­ge­se­hen.

Fort­ge­schrit­te­ne Funk­ti­on

Mit Hil­fe von Zell­drop­downs wer­den Aus­wahl­mög­lich­kei­ten in Zel­len zur Ver­fü­gung ge­stellt. Das ist be­quem und re­du­ziert Ein­ga­be­feh­ler. Calc hat die­se Funk­ti­on im Me­nü Da­ten/Gül­tig­keit un­ter­ge­bracht. Wie in Ex­cel ar­bei­tet man un­ter Zu­las­sen mit dem Ein­trag Lis­te. Wäh­rend Ex­cel sich die In­for­ma­tio­nen je­doch über ei­ne Qu­el­len­an­ga­be aus der Ta­bel­le zieht, müs­sen Sie in Calc die Lis­ten­ele­men­te un­ter­ein­an­der im Be­reich Ein­trä­ge er­fas­sen. Goog­le Sheets funk­tio­niert ähn­lich. wie Calc. Das zu­ge­hö­ri­ge Fens­ter er­rei­chen Sie über Da­ten/Da­ten­va­li­die­rung. Im Feld Un­ter Lis­te aus ei­nem Be­reich wird der Ein­trag Ele­ment­lis­te be­nö­tigt. Wich­tig: Die ein­zel­nen Ele­men­te wer­den im Nach­bar­feld durch Kom­ma­ta oh­ne Le­er­zei­chen (!) ge­trennt auf­ge­führt (bei­spiels­wei­se Mon­tag,Di­ens­tag,Mitt­woch).

Prä­sen­ta­ti­on

Prä­sen­ta­tio­nen wer­den in Li­breOf­fice mit Im­press er­stellt. Bei Goog­le lau­fen sie un­ter dem schlich­ten Na­men Prä­sen­ta­tio­nen.

Bei­de Pro­gram­me ver­fü­gen über ei­nen re­spek­ta­blen Funk­ti­ons­um­fang. Bei­spiels­wei­se ist es wie bei Po­wer­Po­int mög­lich, Fo­li­en­über­gän­ge ein­zu­rich­ten. Der ent­spre­chen­de Be­fehl be­fin­det sich je­weils im Me­nü Fo­lie. Es er­scheint ein Fens­ter im rech­ten Bild­schirm­be­reich. Die Über­gän­ge las­sen sich in­tui­tiv ein­stel­len. Wer Fo­li­en­num­mern ein­bin­den möch­te, kann das in bei­den Pro­gram­men im Me­nü Ein­fü­gen, Ani­ma­tio­nen un­ter An­sicht, Mas­ter­ele­men­te bzw. den Zu­gang zum Mas­ter un­ter Fo­lie. Wol­len Sie Lis­ten­typ und Far­be än­dern, stellt Im­press un­ter For­mat zwei Be­ar­bei­tungs­al­ter­na­ti­ven (Lis­ten so­wie Auf­zäh­lung und Num­me­rie­rung) zur Ver­fü­gung. Bei­de er­schlie­ßen sich dem An­wen­der rasch durch ein biss­chen Ex­pe­ri­men­tie­ren. Das gilt auch für Goog­le, das sich auf die Funk­ti­on Auf­zäh­lung und Num­me­rie­rung be­schränkt.

An­wen­dungs­über­grei­fend

An­spruchs­voll ist die Ar­beit mit Steu­e­r­ele­men­ten, bei­spiels­wei­se Kon­troll­käst­chen oder Op­ti­ons­fel­der. Das gilt für al­le An­wen­dungs­pro­gram­me. Mi­cro­soft führt die­se im Rib­bon Ent­wick­ler­tools. Li­breOf­fice hat sei­ne Steu­e­r­ele­men­te im Me­nü An­sicht un­ter Sym­bolleis­ten/For­mu­lar-Steu­e­r­ele­men­te gut ver­steckt. Auf die­se Wei­se steht ei­ne wei­te­re Sym­bolleis­te zur Ver­fü­gung. Ein­fach das ge­wünsch­te Ele- ment aus­wäh­len und mit der Maus auf­zie­hen. Un­ter Goog­le gibt es in der Ta­bel­len­kal­ku­la­ti­on im Me­nü Ein­fü­gen zwar ei­nen For­mu­lar-Be­fehl, ei­ne an­wen­dungs­über­grei­fen­de Steu­e­r­ele­men­te-Funk­ti­on fehlt je­doch lei­der. Mit Hil­fe von Ma­kros las­sen sich Ar­beits­schrit­te im Li­breOf­fice un­ter Ex­tras auch au­to­ma­ti­sie­ren. Wich­tig: Da­mit Sie Ma­kros auf­zeich­nen kön­nen, ach­ten Sie un­be­dingt dar­auf, dass un­ter Ex­tras/Op­tio­nen un­ter Li­breOf­fice/Er­wei­tert die Op­ti­on Er­mög­licht ei­ne Ma­kro-Auf­zeich­nung (ein­ge­schränkt) ak­ti­viert ist. Sonst funk­tio­niert es nicht. In Goog­le Docs fin­den Sie Ma­kros un­ter Tools. Nach der Auf­zeich­nung wird das Ma­kro au­to­ma­tisch in Script-Co­de um­ge­wan­delt. Wer Ja­vaS­cript be­herrscht, kann das Ma­kro bei Be­darf be­ar­bei­ten. Fazit: Re­vo­lu­tio­nä­re neue We­ge ge­hen we­der Li­breOf­fice noch Goog­le Docs. Wer sich ein­mal mit den Pa­ke­ten ver­traut ge­macht hat, soll­te aber schnell zum Ziel kom­men. Auch wenn Goog­le im Ver­gleich der Me­nüs nicht so gut ab­schnei­det, dürf­te es für pri­va­te An­sprü­che in den meis­ten Fäl­len völ­lig aus­rei­chend sein.

Bild oben: Bei Goog­le Docs las­sen sich Far­be und Li­ni­en in ei­nem ein­zi­gen Fens­ter aus­wäh­len. Bild rechts: Wri­ter er­mög­licht be­lie­bi­ge Kom­bi­na­tio­nen von Far­be und Li­ni­en.

Goog­le Ta­bel­len: Die Ar­beit mit Funk­tio­nen über­zeugt den „ver­wöhn­ten“Ex­cel-An­wen­der nicht.

Glei­che Ar­beits­si­tua­ti­on: Calc bie­tet mit sei­nem Funk­ti­ons-As­sis­ten­ten deut­lich mehr Kom­fort.

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