Fünf Tipps: Mail-Chaos künftig vermeiden

Sie wollen verhindern, dass Chaos im Postfach entsteht? Mit den folgenden Tipps schaffen Sie das.

Legen Sie Ordner an: Bei Ihnen liegen alle Mails im Posteingang? Da ist es schwer, eine Nachricht zu nden. Überlegen Sie sich deshalb eine Struktur, und erstellen Sie Ordner bzw. Labels in Gmail, etwa für einzelne Projekte.

Bearbeiten Sie jede Mail sofort:

Lassen Sie Nachrichten nicht im Posteingang liegen, sondern löschen sie, wenn sie unwichtig sind, beantworten sie oder markieren sie, um sie später zu bearbeiten. Dann erhalten Sie eine Erinnerung. In Outlook geht das mit Rechtsklick auf eine Nachricht und Zur Nachverfolgung. Wählen Sie ein Fähnchen, und gehen Sie auf Erinnerung. In Gmail wählen Sie nach dem Rechtsklick auf eine Nachricht Zurückstellen.

E-Mails ltern lassen: Der Posteingang ist weniger verstopft, wenn Newsletter oder Nachrichten eines bestimmten Empfängers direkt in einem eigenen Ordner landen. Sie legen dafür Kriterien sowie das Zielverzeichnis fest und de nieren das anschließend als Filter. In Outlook erreichen Sie die Regeln im Reiter Start, in Gmail über den Abwärtspfeil im Suchfeld.

Anhänge speichern: Das Postfach ist ständig voll? Speichern Sie wichtige Anhänge auf der Festplatte und löschen Sie die E-Mail anschließend.

Vermeiden Sie unnötige E-Mails:

Bestellen Sie alle Nachrichten ab, die Sie sowieso nie ansehen. Dazu gehören Newsletter, aber vielleicht sind Sie auch in weiteren Verteilern gelandet – in der Mailing-Liste des früheren Sportvereins oder der des Ex-Kollegen, der Memos herumschickt. Über üssige Mails können Sie auch verhindern, indem Sie zum Telefonhörer greifen: Damit lassen sich Fragen schnell klären, und die andere Person braucht nicht zu antworten.