Tipps & Tricks
Kalender, Aufgaben, Erinnerungen
1. Microsoft To Do E-Mails automatisch als Aufgaben
Eine E-Mail enthält eine wichtige Information, die Sie nicht vergessen wollen. Mit dem Aufgabenplaner Microsoft To Do verwandeln Sie die Nachricht automatisch in einen Task – aber nur unter bestimmten Voraussetzungen.
Ihr Bruder bittet Sie via E-Mail, ein paar Unterlagen mitzubringen, die er dringend braucht. Sie sind gerade unterwegs und wollen sich deshalb an die Aufgabe erinnern lassen. Statt eine To-do-App zu öffnen und händisch einen neuen Eintrag zu erstellen, markieren Sie die Mail – und sie taucht automatisch und umgehend im kostenlosen Taskplaner Microsoft To Do für Android und iOS auf. Sie nden die neue Aufgabe unter dem Reiter Gekennzeichnete E-Mail. Ihr Name ist der Betreff der Mail. Tippen Sie auf den Eintrag, fügen Sie auf Wunsch Fälligkeitsdatum und Erinnerung hinzu. Es gibt allerdings ein paar Voraussetzungen für das praktische Feature: Zunächst müssen Sie es in der To-do-App aktivieren: Tippen Sie oben auf Ihr Konto und dann auf Einstellungen. Scrollen Sie bis zum Bereich Verbundene Apps, und schieben Sie den Schalter hinter Gekennzeichnete E-Mail auf Ein. Weitere Bedingung: Sie müssen ein E-Mail-Konto verwenden, das von Microsoft gehostet wird, also Outlook.com, Hotmail.com oder Live.com. Wollen Sie eine Mail kennzeichnen und so in einen Task verwandeln, öffnen Sie Outlook in der App, im Browser oder auf dem Desktop. Tippen oder klicken Sie auf das Fahnen- Symbol neben der entsprechenden Nachricht in der Mail-Übersicht.
2. Aufgaben: To-do-Liste Aufgaben ge ltert anzeigen
Jede Menge verschiedene Aufgaben stehen an, und Sie fürchten, den Überblick zu verlieren. Welche Tasks haben eine hohe Priorität und sind in den nächsten drei Tagen fällig? Die App Aufgaben: Todo Liste ltert alle To-dos und zeigt sie übersichtlich an.
Private Einkaufslisten, Tasks für den Job, Aufgaben für den Verein und die Planung für den Urlaub: Die kostenlose Android-App Aufgaben: Todo Liste ermöglicht es, beliebig viele Listen und darin Aufgaben anzulegen. Damit es überschaubar bleibt, wählen Sie für jede Liste eine Farbe aus. Die Anwendung zeigt dazu einen anschaulichen Farbkreis an. Wie in anderen Aufgaben-Apps auch, legen Sie über das Plus- Symbol neue Tasks an. Sie können Notizen ergänzen, Fälligkeitsdatum und Erinnerung einrichten sowie die Priorität de nieren. Die verschiedenen Listen nden Sie, indem Sie oben links auf die drei Striche tippen. Die intuitiv bedienbare App bringt ein paar clevere Extras mit. So lassen Sie sich entweder erinnern, wenn die Aufgabe fällig ist oder im Voraus. Im zweiten Fall legen Sie frei Minuten, Stunden, Tage, Wochen, Monate oder sogar Jahre fest. Auch Wiederholungen sind möglich, etwa mit täglichen Remindern an bestimmten Tagen oder nur einmal pro Monat, für immer oder bis zu einem bestimmten Datum. Jetzt haben Sie viele Aufgaben in diverse Listen verteilt. Nun ltern Sie die Einträge. Dazu gibt es die Option Neue ge lterte Liste in der Menüleiste. Sie vergeben einen Namen
und eine Farbe. Dann bestimmen Sie, welche Listen und Daten eingeschlossen werden, zum Beispiel Heute, Heute + 1 oder Heute +3. Auch die Priorität der enthaltenen Aufgaben kann eine Rolle spielen. So zeigen Sie zum Beispiel alle Tasks mit hoher Priorität an, die bereits in den nächsten drei Tagen fällig werden. Speichern Sie die Liste mit einem Tippen auf das Häkchen. Die ge lterte Liste erscheint nun im Menü unter den Standard-Listen. Sie passt sich automatisch an und enthält immer die passenden, ge lterten Einträge.
3. Digical Kalender mit Wettervorhersage
Müssen Sie morgen einen Schirm einpacken, damit Sie nicht klatschnass zu einem wichtigen Meeting erscheinen? Die Kalender-App Digical hat die Vorhersage in die Terminansicht integriert.
Mit zwei Fenstern arbeitet die kostenlose AndroidApp Digical: In der oberen Hälfte steht die Übersicht, je nach gewählter Darstellung etwa Monat oder Woche. Darunter nden sich eingetragene Termine mit Uhrzeit und einigen Details. Hier ist bereits eine der Besonderheiten der Anwendung zu sehen: Sie zeigt die Wettervorhersage an, entweder automatisch für den Standort oder einen bestimmten Ort – inklusive Temperatur und Niederschlagsmenge. Auch in den Widgets sind Wettersymbole und Temperaturen zu sehen. Damit das Wetter angezeigt wird, tippen Sie in der App auf die drei Striche oben links und scrollen nach unten bis zu den Einstellungen. Gehen Sie zum Punkt Wetter, und setzen Sie ein Häkchen bei Wetter im Kalender zeigen.
4. Evernote Tage oder Wochen vorausplanen
In Evernote speichern Sie alle Notizen, sammeln Ihre Ideen und führen Ihre To-do-Listen. Sie können mit dem Tool aber auch Tage, Monate oder bestimmte Ereignisse planen – und das alles sogar mit den passenden Vorlagen.
Sie müssen ein Event für die Firma planen oder wollen an einem Tag besonders viele Dinge erledigen? Die in der Basis-Version kostenlose Notizen-App Evernote bringt diverse Vorlagen mit, um zum Beispiel den Ablauf eines Tages oder die Vorhaben eines Monats einzutragen und übersichtlich darzustellen. Evernote stellt auch Schablonen für Jahresziele, zur Geschenkeplanung oder Kalenderansichten bereit. Die Vorlagen nden Sie auch in der Android- und iOS-App. Tippen Sie auf das Plus- Symbol bzw. das Quadrat mit dem Stift unten rechts, und gehen Sie auf Textnotiz. Im freien Feld erscheint nun der graue Button Vorlage. Tippen Sie auf ihn, nden Sie eine Übersicht mit verschiedenen Schablonen. Tippen Sie eine an, erscheint am unteren Rand das Feld Vorlage anwenden. Tippen Sie darauf, wird eine neue Notiz mit dieser Vorlage erstellt. Sie füllen die freien Felder aus, können aber auch die vorgegebenen Textteile anpassen. Wollen Sie Farben und Größen verändern, öffnen Sie die Notiz in der Windows- oder Mac-App von Evernote. Dann können Sie beispielsweise einzelne Tabellenfelder einfärben.
5. Outlook Kalender als Widget nutzen
Für Ihre E-Mails verwenden Sie Outlook – und Sie greifen auch auf den integrierten Kalender zu, um Ihre Termine zu verwalten. Statt dafür die App zu öffnen, legen Sie doch einfach ein KalenderWidget auf dem Android-Homescreen ab.
Fast hätten Sie das wichtige Skype-Gespräch vergessen, doch zum Glück haben Sie rechtzeitig auf das Smartphone-Display geschaut. Auf dem Homescreen be ndet sich ein Kalender-Widget, das den Termin anzeigt. Viele mobile Kalender enthalten Widgets – aber auch Outlook. Die E-Mail-App hat einen Kalender integriert. Sie nden ihn in der Android- und iOS-App, indem Sie unten rechts auf das entsprechende Symbol tippen. Sie müssen aber nicht umständlich den Umweg über die E-Mail-App gehen, um Termine zu sehen und zu verwalten. Einfacher ist der Weg über ein Widget auf dem Startbildschirm – das ist aber nur auf Android-Telefonen möglich. Drücken Sie lange auf eine freie Stelle des Homescreens, und gehen Sie auf Widgets. Scrollen Sie nach unten bis zu Outlook, und suchen Sie dort die Kalender-Optionen. Es stehen verschiedene Größen zur Verfügung. Das Widget zeigt anstehende Termine an, über das Plus- Symbol oben rechts erstellen Sie einen neuen Eintrag. Es öff
net sich anschließend die Kalender-Ober äche in der Outlook-App.
6. Google Calendar Schnellere Bedienung mit Shortcuts
Einen neuen Termin erstellen oder den heutigen Tag anzeigen, ohne umständlich mit dem Touchpad zu hantieren: Der Google Calendar lässt sich auf dem Notebook über Tasten schneller bedienen.
Im Kalender navigieren, die Ansicht ändern, Termine anpassen: Das alles geht im Google Calendar auch über Shortcuts, allerdings nur im Browser. Die Option müssen Sie zuerst aktivieren: Öffnen Sie den Kalender über https://calendar.google.com/calendar im Browser. Klicken Sie rechts oben auf das Zahnrad und auf Einstellungen. Scrollen Sie im Bereich Allgemein bis zum Punkt Tastenkombinationen aktivieren. Klicken Sie in das Kästchen davor. Tippen Sie bei geöffnetem Kalender im Browser ein t, wechseln Sie zum aktuellen Tag. Bestätigen Sie die g- Taste, öffnet sich ein Mini-Fenster, in dem Sie ein bestimmtes Datum eingeben und den Tag direkt öffnen. Die Tasten 1 bis 5 zeigen verschiedene Ansichten an: Bei 1 ist es der aktuelle Tag, bei 2 die Woche, bei 3 der Monat und bei 4 die folgenden vier Wochen ab heute. Drücken Sie die 5, zeigt der Kalender bald anstehende Termine in einer Liste an. Mit c oder [Shift+c] erstellen Sie einen neuen Termin. Der Unterschied: Bei der Tastenkombination bleibt die Übersicht im Hintergrund geöffnet.
7. Ewiger Kalender Lokaler Kalender für alle Daten
Welcher Wochentag war eigentlich der 2. Oktober 2013? In wie vielen Tagen ist Weihnachten? Wann war der Todestag des Onkels? Diese Informationen lesen Sie in der App Ewiger Kalender ab. Eine weitere Besonderheit: Sie speichert Daten nur lokal.
Die Android-Anwendung Ewiger Kalender hebt sich von anderen Kalendern ab, denn Sie können darin jedes Datum zwischen den Jahren 0 bis 9999 aufrufen, wie es in der App-Beschreibung heißt. So können Anwender nachsehen, welcher Wochentag an einem lange zurückliegenden Datum war. Es gibt drei Kalenderansichten: für den Tag, für den Monat und das Jahr. Anwender schalten über die Reiter in der unteren Leiste zwischen ihnen um. Die App zeigt auch an, wie lange Feiertage zurückliegen oder in wie vielen Tagen sie statt nden – zum Beispiel Weihnachten. Nutzer tragen Geburtstage ein und können auch Todestage markieren. Ebenso lassen sich Jahrestage, Urlaubs-Zeiträume und Termine vermerken. Dafür stehen verschiedene Farben zur Verfügung, bei Erinnerungen sind verschiedene Intervalle möglich. Die Benachrichtigungen sind vor allem bei Geburtstagen praktisch, denn der Google Calendar beispielsweise zeigt diese zwar an, schickt aber keine Erinnerungen. Die Anwendung sieht etwas altbacken aus, ist aber übersichtlich – und geeignet für Anwender, die ihre Daten privat halten wollen. Denn das Programm speichert alle Daten nur lokal auf dem Gerät. Die Informationen können via Bluetooth mit einem anderen Gerät synchronisiert werden.
8. Nirvana for GTD To-do-Liste mit Prioritäten erstellen
Der Text für den Kunden muss morgen fertig sein und ist deshalb als Nächstes dran, während das Konzept erst nächste Woche fällig wird. Allerdings dauert die Arbeit daran länger. Die App Nirvana for GTD ermöglicht eine detaillierte Aufgabenplanung.
GTD ist die Abkürzung für Getting things done, also Dinge erledigt bekommen. Genau dabei will die App
Nirvana for GTD helfen. Anders als bei einfachen Aufgabenplanern können Nutzer anstehende Tasks exakt priorisieren und so den Überblick behalten, was wirklich wichtig ist und zuerst getan werden muss. Die App ist englischsprachig, aber sehr intuitiv zu bedienen und klar aufgebaut. Tippen Sie zum Erstellen eines To-dos in der App auf das Plus- Symbol. Anschließend vergeben Sie einen Namen und bestimmen mit Tippen auf Next, wann die Aufgabe dran ist – zum Beispiel als Nächstes oder irgendwann. Sie können den Task auch einem Projekt zuweisen sowie ihn als privat oder beru ich kennzeichnen. Bestätigen Sie jeweils mit Save oben rechts, und gehen Sie mit dem Kreuz links oben einen Schritt zurück. Danach weisen Sie über den gleichnamigen Button Tags zu. Das können auch Personen sein, die zuständig sind. Unter Notes halten Sie Notizen fest. Dann tippen Sie nacheinander auf Due date, Energy und Time, um Fälligkeitsdatum, benötigtes Energielevel und wahrscheinliche Dauer auszuwählen. Tippen Sie zum Schluss auf Create. Die Einträge lassen sich in der Android- und iOS-App mit Gesten schnell bearbeiten und mit Browser- sowie Windows- und MacApps synchronisieren. Alle anstehenden Aufgaben können ge ltert werden, etwa nach Tags, Fälligkeit und Dauer. Auf der Startseite sind alle Tasks in verschiedenen Kategorien aufgeführt.
9.
Google Tasks
Aufgaben über Gmail generieren Google verzahnt alle seine Dienste eng miteinander – so auch den Aufgabenplaner Tasks mit Gmail.
Der Vorteil: To-dos lassen sich im E-Mail-Programm schnell erstellen und dann in der Tasks- App abrufen.
Wenn Sie den Browser am PC nutzen, haben Sie auch immer Gmail offen? Beim Schreiben einer Nachricht fällt Ihnen ein, dass Sie noch etwas zu erledigen haben: In der rechten Seitenleiste nden Sie das Symbol für Tasks. Klicken Sie darauf und auf Aufgabe erstellen, fügen Sie eine hinzu. Noch einfacher: Mail anklicken, festhalten und in das Taskplaner-Feld ziehen. Google verwandelt die Nachricht in eine Aufgabe, die E-Mail bleibt trotzdem im Posteingang. In der TasksApp für Android und iOS taucht das neue To-do umgehend auf – es ist mit einem kleinen Brief gekennzeichnet. Tippen Sie auf das Briefsymbol, öffnet sich die dazugehörige E-Mail.