Ausfülloptionen
Sie kennen sicher die Online-Formulare, etwa von Ämtern, in denen Sie gewisse Felder ausfüllen können. Wie Sie selbst solche Formulare mit LibreOf ce im Tool Writer erstellen, zeigt Ihnen dieser Workshop.
B eim Ausfüllen von Formular-Vordrucken besteht oft die Gefahr, dass nicht alle Eintragungen lesbar sind. Besser wäre das Ausfüllen am PC. Das Programm LibreOf ce Writer bietet Ihnen die Möglichkeit, solche Formulare zu erstellen. Durch den Einsatz dieser Vordrucke entstehen weniger Fehler, und die Formblätter lassen sich durch das Konvertieren in eine PDF-Datei gut verteilen. Ein weiterer Vorteil dieser Formulare: Sie können gezielt festlegen, welche Felder in einem Formular ausfüllbar sind oder für Eingaben gesperrt bleiben.
1. Ein ausfüllbares Formular mit Steuerelementen vorbereiten
Erstellen Sie zunächst ein neues Textdokument. Damit Sie das Dokument mit Steuerelementen versehen können, müssen Sie die Formular-Steuerelemente verwenden, die standardmäßig nicht angezeigt werden. Damit Sie Zugriff auf die FormularSteuerelemente bekommen, klicken Sie auf den Menübefehl Ansicht. Im daraufhin eingeblendeten Untermenü ziehen Sie den Mauszeiger auf den Befehl Symbolleisten. Wählen Sie aus dem jetzt angezeigten Menü den Befehl Formular-Steuerelemente aus. Dadurch werden die Formular-Steuerelemente eingeblendet, mit deren Hilfe Sie jetzt ein Formular erstellen können.
2. In den meisten Formularen ist ein Datumsfeld notwendig
Am Anfang des Dokuments soll ein Feld entstehen, in dem ein Datum eingegeben werden kann. Tippen Sie zunächst den Text Datum: ein. Klicken Sie anschließend in der Symbolleiste der Formular-Steuerelemente auf das Steuerelement Datumsfeld. Sobald Sie den Cursor in den Dokumentenbereich ziehen, wird der Mauszeiger als Kreuz dargestellt. Stellen Sie den Cursor neben den Text Datum: und ziehen das Steuerelement mit gedrückter linker Maustaste auf die gewünschte Größe auf. Das Feld wird angelegt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf dieses Steuerelement. Im jetzt eingeblendeten Untermenü wählen Sie den Befehl Steuerelement-Eigenschaften aus.
Das Dialogfenster Eigenschaften: Datumsfeld wird angezeigt. Dieses Steuerelement bietet eine Vielzahl von Eigenschaften an. Interessant ist die Eigenschaft Min.Datum. Standardmäßig nden Sie den Eintrag 01.01.1800. Sie sollten den Bereich auf einen sinnvollen Bereich einschränken. In diesem Beispiel wählen wir den 01.01.2020 aus. Die Eigenschaft Max.Datum legen Sie auf den 31.12.2040 fest. Die Eigenschaft Datumsformat setzen Sie über den Auswahlpfeil auf den Eintrag Standard (kurz JJJJ). Durch diese Einstellung wird das Datum immer mit einer vierstelligen Jahreszahl dargestellt.
3. Noch komfortabler geht es mit einem eingeblendeten Kalender
Soll das Datum nicht manuell eingetippt werden, gelingt es über einen eingeblendeten Kalender. Ziehen Sie den Scrollbalken in dem Eigenschaftsfenster bis ganz nach unten. Wählen Sie im Auswahlfeld Aufklappbar den Eintrag Ja aus. Dadurch wird neben dem Steuerelement Datum ein Auswahlpfeil angezeigt. Wenn der Entwurfsmodus der Steuerelemente ausgeschaltet ist und Sie auf diesen Auswahlpfeil klicken, wird ein Kalender in Ihr Dokument eingeblendet, aus dem sich ganz einfach ein Datum auswählen lässt.
4. Testen des Steuerelements im Entwurfsmodus
Um das Steuerelement auszuprobieren, klicken Sie in den Formular-Steuerelementen auf das Symbol Entwurfsmodus. Jetzt testen Sie die Möglichkeiten, die das Datumfeld bietet. Mit dem Symbol Entwurfsmodus schalten Sie je nach Bedarf zwischen den einzelnen Ansichten um.
5. Die Ausrichtung der Texte und Steuerelemente mit einer Tabelle
Damit Ihre Steuerelemente genau an der Stelle stehen, wo Sie diese stehen haben wollen, fügen Sie eine Tabelle ein. In diesem Beispiel wird ein Kontaktformular erstellt. Dazu benötigen Sie zunächst eine zweispaltige Tabelle. Setzen Sie die Schreibmarke an eine freie Stelle in Ihrem Formular. Aktivieren Sie den Menübefehl Tabelle, und klicken Sie dann im Untermenü auf den Befehl Tabelle einfügen. Das Dialogfenster Tabelle einfügen wird eingeblendet. Tippen Sie in das Feld Name den Text Kontakte ein. Lassen Sie im Feld Spalten den Wert 2 stehen. Stellen Sie den Wert Zeilen auf 3 ein. Betätigen Sie abschließend die Schalt äche Einfügen. Die Tabelle wird nun in Ihr Dokument eingefügt.
6. Ein Steuerelement für die persönliche Anrede anlegen
Setzen Sie die Schreibmarke in die erste Zelle der Tabelle und tippen dort ein: Anre
de:. Mit der [Tabulator]-Taste bewegen Sie die Schreibmarke in die rechte Zelle. Hier soll die Auswahl für Frau, Herr und Divers erscheinen. Dazu benötigen Sie drei Optionsfelder. Aktivieren Sie in der Symbolleiste Formular-Steuerelemente das Symbol Entwurfsmodus, sodass der Entwurfsmodus eingeschaltet ist. Sie erkennen den eingeschalteten Entwurfsmodus daran, dass ein blau hinterlegtes Kästchen um das Symbol angezeigt wird. Nur dann sind die Symbole für die Steuerelemente aktiv. Achten Sie darauf, dass auch der Assistent eingeschaltet ist. Im eingeschalteten Modus wird das Symbol für den Assistenten mit einem Rahmen umgeben.
Klicken Sie jetzt in der Symbolleiste auf das Symbol Gruppierungsrahmen. Ziehen Sie das nun eingeblendete Fadenkreuz an die gewünschte Stelle im Formular und im Anschluss das Steuerelement mit gedrückter linker Maustaste so weit auf, dass es in die Zelle passt. Das Dialogfenster Gruppenelement-Assistent wird angezeigt. In die Eingabezeile Welche Bezeichnung sollen die Optionsfelder erhalten? tippen Sie den Text Frau ein. Klicken Sie dann auf die Schalt äche mit dem Doppelpfeil nach rechts. Dadurch wird dieses Optionsfeld in die Au istung der Optionsfelder übernommen. Tippen Sie anschließend in die Eingabezeile den Text Herr ein und betätigen wieder die Schalt äche zur Übernahme. Als Drittes tippen Sie Divers in die Eingabezeile und übernehmen auch diesen Wert. Durch das Betätigen der Schalt äche Vor gelangen Sie zum nächsten Punkt des Assistenten. In diesem Dialogfenster legen Sie fest, welches Optionsfeld standardmäßig aktiv ist. Da die Entscheidung für diese Auswahl erst beim Erfassen des Formulars feststeht, aktivieren Sie die Option Nein,kein Feld soll ausgewählt sein. Betätigen Sie die Schalt äche Vor. In diesem Dialogfenster legen Sie fest, welche Werte den Optionsfeldern zugewiesen werden. Das ist nur für die Programmierung von Steuerelementen von Interesse, deshalb betätigen Sie die Schalt äche Vor. Jetzt werden Sie nach einem Namen für die Beschriftung Ihrer Optionsgruppen gefragt. Entfernen Sie den angebotenen Inhalt im Textfeld, und betätigen Sie abschließend die Schalt äche Beenden.
7. Die Optionsschalt ächen im gewünschten Layout anordnen
Leider stehen nach dem vorausgegangenen Schritt die Optionsschalt ächen untereinander. Das soll geändert werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Gruppierungsrahmen. Im daraufhin eingeblendeten Kontextmenü wählen Sie den Befehl Aufheben aus. Markieren Sie jetzt den Gruppenrahmen und entfernen ihn. Ziehen Sie das Optionskästchen Frau in die linke Seite des Tabellenfeldes. Ziehen Sie anschließend den Rahmen dieses Optionsfeldes schmaler. Bewegen Sie das Optionsfeld Herr neben das Optionsfeld Frau.
Das Optionsfeld Divers kommt neben Herr.
Zum Testen dieser Felder schalten Sie den Entwurfsmodus aus. Klicken Sie dazu auf das Symbol Entwurfsmodus an/aus. Jetzt treffen Sie Ihre Auswahl; es bleibt immer nur ein Optionskästchen aktiv.
8. Steuerelemente zum Ausfüllen von Textfeldern einfügen
Tippen Sie in die zweite Zeile der Tabelle den Text Name: ein. Schalten Sie anschließend wieder den Entwurfsmodus in der Symbolleiste Formular-Steuerelemente ein. Klicken Sie dann auf das Textfeld-Steuerelement. Ziehen Sie es in der rechten Tabellenzelle auf. Das Textfeld ist mit grünen Anfasspunkten markiert, und Sie können mit diesen die Lage und die Länge des Textfeldes korrigieren. Ziehen Sie im Eigenschaftsfenster den Scrollbalken nach unten, bis Sie den Eintrag Standardtext sehen. Tippen Sie dort ein: Bitte Eingabe. Schließen Sie das Dialogfenster, und aktivieren Sie dann die nächste Tabellenzelle. Geben Sie dort ein: Firma:. Erstellen Sie in der letzten Zelle der ersten Tabelle ein weiteres SteuerelementTextfeld.
9. Ein Kombinationsfeld für Auswahl-Eingaben anlegen
Zur Erweiterung der Tabelle klicken Sie in die letzte Zelle der Tabelle. Betätigen Sie dann die [Tabulator]-Taste. Schon wird die Tabelle um eine Zeile erweitert.
Tippen Sie in das linke Feld ein: Kontaktart. Im rechten Feld dieser Tabellenzeile soll über ein Kombinationsfeld die Art des Kontaktes ausgewählt werden. Aktivieren Sie das Steuerelement Kombinationsfeld. Ziehen Sie es mit gedrückter linker Maustaste in die entsprechende Zelle. Der Kombina
tionsfeld-Assistent wird eingeblendet. Da die Werte nicht aus einer Datenquelle bezogen werden, betätigen Sie die Schalt äche Abbrechen. Führen Sie anschließend einen Doppelklick auf das Kombinationsfeld aus. Daraufhin öffnet sich das Eigenschaftenfenster. Ziehen Sie den Scrollbalken in diesem Dialogfenster so lange nach unten, bis Sie das Feld Listen-Einträge sehen. Tippen Sie dort ein: Geschäftskunde. Betätigen Sie dann die Tastenkombination [Shift]+[Enter]. Dadurch gelangen Sie in die nächste Zeile der Eingabe. Geben Sie den Text Lieferant ein. Tippen Sie mithilfe der Tastenkombination [Shift]+[Enter] zusätzlich die Einträge Privat und Sonstiges ein. Die einzelnen Eintragungen sollten jetzt untereinander in dem Feld stehen. Schließen Sie dann das Dialogfenster.
10. Weitere Steuerelemente für ein Formular anlegen
Legen Sie vielleicht noch ein Steuerfeld für den Umsatz an. Verwenden Sie dazu das Steuerelement Währungsfeld. Und ein Feld, ob der Kontakt aktiv ist, passt auch noch gut in das Formular. Dafür bietet sich das Steuerelement Markierfeld an. Diese Felder reichen zum Testen des Formulars aus. Das Formular ist fertig und kann jetzt abgespeichert werden.
11. Das Formular als Vorlage für weitere Benutzung speichern
Zum Testen der Formularfunktionen schalten Sie den Entwurfsmodus der Steuerelemente aus. Korrigieren Sie bei Bedarf nicht korrekt funktionierende Steuerelemente, und richten Sie diese optimal aus. Wenn Sie mit Ihrem Formular zufrieden sind, setzen Sie alle eventuell noch vorhandenen Eintragungen zurück.
Damit Ihr Dokument nicht überschrieben werden kann, speichern Sie es als Vorlage ab. Wählen Sie dazu den Menübefehl Datei aus. Ziehen Sie den Cursor auf den Befehl Dokumentenvorlagen, und klicken Sie im jetzt eingeblendeten Untermenü auf den
Befehl Als Dokumentenvorlage speichern. Das Dialogfenster Als Dokumentenvorlage speichern wird angezeigt. Vergeben Sie einen Namen für Ihre Dokumentenvorlage, zum Beispiel Kontakte. Wählen Sie anschließend eine Kategorie aus der Vorschlagsliste aus; in diesem Beispiel Meine Dokumentenvorlagen. Betätigen Sie abschließend die Schalt äche Speichern. Schließen Sie dann das Dokument.
Zum Bearbeiten Ihres Formulars klicken Sie auf Datei und ziehen dann den Cursor auf den Eintrag Dokumentenvorlagen. Wählen Sie im Untermenü den Eintrag Writer Dokumentenvorlagen aus. Klicken Sie dann auf die gewünschte Dokumentenvorlage. Jetzt wird ein neues Textdokument auf Basis Ihrer Vorlage erstellt und kann bearbeitet werden, ohne dass Ihre Originalvorlage überschrieben wird. Speichern Sie das ausgefüllte Formular einfach wie gewohnt als normales Textdokument ab. Benötigen Sie die Formatvorlage erneut, können Sie diese wieder aus Ihrem Vorlagen-Pool abrufen.