KOPF- & FUSSZEILEN IN TEXT UND TABELLEN
Kopf- und Fußzeilen eignen sich zum Auslagern von Inhalten und wiederholen in mehrseitigen Dokumenten Informationen in den oberen und unteren Randbereichen von Seiten – wobei Sie bei Bedarf Ausnahmen definieren können. Folgendes vorab: Wie Sie in den verschiedenen Anwendungsprogrammen in Kopf- und Fußzeilen gelangen, diese verlassen oder deren Inhalte löschen, finden Sie im Info-Kasten Wissenswertes über Kopf- und Fußzeilen.
Tipp 1 so erstellen sie ganz unkompliziert eine Testdatei
Wollen Sie einzelne Arbeitsschritte unserer Tipps nachvollziehen, genügt ein leeres Dokument, in das Sie lediglich Seitenumbrüche einfügen. Das erledigen
Tipp 2 Vorgefertigte Kopf- und fußzeilen in Microsoft Word verwenden
Word lässt in Sachen Kopf- und Fußzeilen kaum Wünsche offen. Unter anderem hat das Textverarbeitungsprogramm vorgefertigte Bausteine inklusive Designelemente an Bord. Sobald Sie in eine der beiden Randzonen wechseln, erscheint automatisch das Register Entwurf, das auf die Arbeit mit Kopf-/ Fußzeilen abzielt. Nach einem Klick auf eine der Schaltflächen Kopfzeile oder Fußzeile (ganz links) erhalten Sie eine Auswahl verschiedener Designs und vordefinierte Einstellungen, beispielsweise die Angabe von Seitenzahlen und/oder Dokumenttitel, die Sie per Mausklick auswählen.
Tipp 3 Word: unterstützung bei Grafiken in Kopfzeile
Wenn Sie eine Grafik in einer Kopf- oder Fußzeile unterbringen wollen, sollten Sie diese in Word in ein Textfeld einfügen. Damit vereinfachen Sie das Verschieben an die gewünschte Position. Ziehen Sie ein Textfeld (Einfügen/Formen) auf, und fügen Sie die gewünschte Bilddatei dort ein. Bei Bedarf passen Sie Textfeld und/oder Bilddatei in der Größe an. Ziehen Sie das Textfeld an die gewünschte Position, und entfernen Sie dessen Rahmen unter Format/Formkontur/Keine Kontur. Achtung: Wenn die Grafik über die Randzone hinausragt, werden Kopf- und Fußzeile nicht automatisch in der Höhe angepasst. Sie können aber Absätze einfügen oder die Höhe der jeweiligen Zeile individuell einstellen.
Tipp 4 farbiger Hintergrund für ihre Randbereiche
In Word erzeugen Sie einen farbigen Hintergrund, der bis zum Rand reicht, in Kopf- und Fußzeilen mithilfe eines einfachen Rechtecks beziehungsweise Textfelds (siehe Tipp 3). Weisen Sie der Form die gewünschte Farbe zu, und geben Sie unter Zeichentools/ Format im Bereich Größe die Höhe des oberen (Standard 2,5 cm) beziehungweise unteren Seitenrands (Standard 2,0 cm) sowie die Papierbreite (Standard 21,0 cm, ohne rechten und linken Rand 16,0 cm) an. Danach entfernen Sie die Rahmenlinien und erfassen die gewünschten Inhalte. Um Feldfunktionen, zum Beispiel eine Seitenzahl (siehe Tipp 7), einzufügen,
achten Sie darauf, dass sich der Cursor tatsächlich in der Form befindet und wählen unbedingt den Befehl Aktuelle Position, da sonst die Form durch das Feld ersetzt wird. In Writer kann man zwar ein farbiges Feld passgenau einrichten (Einfügen/Textfeld beziehungsweise Form), es lässt sich jedoch nicht ohne Weiteres mit einer automatischen Seitenzahl kombinieren. In Excel können Sie indirekt einen farbigen Hintergrund einrichten. Dazu machen Sie einen Screenshot von einem Rechteck und speichern ihn als Grafik. Um die komplette Randzone mit einem Hintergrund zu versehen, müssen Sie die Grafik in den linken, mittleren und rechten Abschnitt einfügen. Die Größe des Bilds passt Excel automatisch an. Wie bei Writer gibt es in Excel Probleme bei der Kombination mit der Seitenzahl und anderen Feldern.
Tipp 5 Tricksen: Kopfzeile Für Seiten Im Querformat Drehen
Sie haben eine einzelne Seite im Querformat? Dann nimmt auch die Kopfzeile die gesamte Breite des Blatts ein. Mit einem Trick können Sie das verhindern. Richten Sie für die Querseite einen eigenen Abschnitt (siehe Tipp 8) ein, und entfernen Sie in diesem Abschnitt alle Inhalte der Kopfzeile. Legen Sie anschließend ein Textfeld (siehe Tipp 4) an. Drehen Sie das Textfeld um 90°, und schieben Sie es je nach Bedarf an den linken oder rechten Rand der Seite.
Tipp 6 So bleiben Kopf- und Fußzeile auf der ersten Seite leer
Die erste Seite Ihres Dokuments ist ein Deckblatt, auf dem die Kopf- beziehungsweise Fußzeile leer bleiben soll? Wechseln Sie in Word in die jeweilige Randzone, und klicken Sie auf die Schaltfläche Erste Seite anders. Entfernen Sie die unerwünschten Inhalte. Ist eine Seitennummerierung unter den gelöschten Angaben, wird die Seite mitgezählt, obwohl die Seitennummer nicht sichtbar ist. Die Funktion Gerade und ungerade Seite unterschiedlich setzen Sie analog ein (GoogeDocs: Schaltfläche Optionen/Kopfzeilenformat).
Tipp 7 Seitenzahl in der Textverarbeitung: mit beliebiger Nummer starten
Die Seitenzahl lässt sich in Word auf unterschiedliche Weise einfügen, sobald sich die Eingabemarkierung in einer Kopf- beziehungsweise Fußzeile befin
det. Verwenden Sie ein vordefiniertes Layout (siehe Tipp 2) oder die Schaltfläche Seitenzahl aus dem Register Entwurf, bei der Sie aus unterschiedlichen Positionen auswählen können. Die Ziffer erscheint als Feld, das dafür sorgt, dass die Seitennummern auf den Folgeseiten hochgezählt werden (Writer: Einfügen/Seitennummer, Google Docs Einfügen/Seitennummer/Seitenzahl).
Sie wollen nicht mit Seite 1 starten? Markieren Sie in Word das Feld, und entscheiden Sie sich im Kontextmenü für Seitenzahl formatieren. Im folgenden Dialog wählen Sie die Option Beginnen bei: aus und tragen die gewünschte Startzahl in das nebenstehende Feld ein (Google Docs Optionen/Seitenummer). In Writer klicken Sie in den ersten Absatz Ihres Dokuments. Wählen Sie Format/Absatz/Textfluss, und haken Sie unter Umbrüche die Kästchen Einfügen, Mit Seitenvorlage und Seitennummer ab.
TIpp 8 Individuelle Randzoneninhalte mithilfe eines Abschnittwechsels
Wenn Sie für unterschiedliche Abschnitte, zum Beispiel für jedes Kapitel in einem Benutzerhandbuch, eigene Kopf- oder Fußzeilen einrichten wollen, arbeiten Sie in Word mit einem Abschnittwechsel. Dazu wählen Sie zu Beginn des neuen Abschnitts Layout/ Umbrüche/Nächste Seite. Wechseln Sie in die Kopfoder Fußzeile, und klicken Sie im Register Entwurf im Bereich Navigation auf die Schaltfläche Mit vorheriger verknüpfen. Darüber ist es möglich, eine Verbindung zwischen Randzonen unterschiedlicher Abschnitte aufzulösen. Waren im Vorfeld bereits Inhalte in den Randzonen enthalten, werden diese zunächst übernommen, können jedoch für den neuen Abschnitt individuell angepasst werden. Writer unterstützt die Technik grundsätzlich auch, die Umsetzung ist jedoch sehr umständlich, da Anwender für jeden Abschnitt eine eigene Seitenvorlage einrichten müssen.
TIpp 9 Seitenzahlen in der Tabellenkalkulation: Darauf sollten Sie achten
In Excel geben Sie Seitenzahlen in Kopf- und Fußzeilen ganz bequem unter Ansicht/Seitenlayout durch einen Klick auf die Schaltfläche Seitenzahl ein. Es erscheint der Code &[Seite]. Wenn Sie nicht mit der Ziffer 1 beginnen wollen, addieren Sie einfach den gewünschten Wert hinzu. Der Eintrag &[Seite]+5 weist als Startnummer die Ziffer 6 aus. In Calc finden Sie unter Einfügen/Kopf/Fußzeile ebenfalls die Schaltfläche Seitenzahl. Die Zahl, mit der Sie beginnen möchten, legen Sie unter Format/Seitenvorlage/Tabelle fest. Haken Sie das Kontrollkästchen Erste Seitennummer ab, und wählen Sie im nebenstehenden Dropdownfeld den gewünschten Wert aus.
TIpp 10 Ein Abwasch: Kopf- und Fußzeilen tabellenübergreifend nutzen
Ihre Arbeitsmappe enthält mehrere Tabellenarbeitsblätter? Mit gedrückter [STRG]-Taste können Sie in den gängigen Tabellenkalkulationen mehrere Tabellenregister zugleich aktivieren. Damit ist die Vorausset
zung erfüllt, deren Kopf- und Fußzeilen, zum Beispiel in Excel unter Ansicht/Seitenlayout, in einem Rutsch einzurichten. Praktisch: Die Seitenzahlen werden automatisch tabellenübergreifend durchnummeriert.
Tipp 11 Möglichkeiten der Textverarbeitung für Tabellen nutzen
Textverarbeitungsprogramme offerieren mehr Gestaltungsmöglichkeiten als Tabellenkalkulationen. Nutzen Sie die Möglichkeiten der Zusammenarbeit der Office-Programme, und fügen Sie Ihre Tabelle/n in ein Textdokument ein, indem Sie sie zum Beispiel kopieren, verknüpfen oder einen Screenshot machen. Tipp: In Excel ist es möglich, unter Start/Kopieren/Als Bild kopieren einen zusammenhängenden markierten Zellbereich oder ein Diagramm als Bild zu extrahieren.
Tipp 12 Microsoft: Kopf und Fußzeilen mit Makrounterstützung gestalten
Sie sind fit in Sachen VBA und Makros? Dann können Sie Inhalte und Gestaltung Ihrer Kopf- und Fußzeilen