Ex­cel-Work­shop

Der Ar­ti­kel gibt Tipps zur Da­ten­ein­ga­be und zeigt, wie Sie Ex­cel au­to­ma­tisch für sich ar­bei­ten las­sen

PC-WELT - - Inhalt - VON MICHA­EL RUPP

Ex­cel kann Text so um­bre­chen, dass er in­ner­halb ei­ner Zel­le in meh­re­ren Zei­len dar­ge­stellt wird. An­hand der Spal­ten­brei­te er­mit­telt Ex­cel da­bei au­to­ma­tisch, an wel­cher Stel­le der Text um­bro­chen wer­den muss, da­mit nichts ab­ge­schnit­ten wird. Prak­tisch: Wenn Sie nach­träg­lich die Spal­ten­brei­te ver­grö­ßern oder ver­klei­nern, passt Ex­cel den Text­um­bruch au­to­ma­tisch an. Mar­kie­ren Sie die Zel­len, in de­nen der um­bro­che­ne Text steht oder in die Sie län­ge­ren Text ein­ge­ben möch­ten. Um schnell ei­ne gan­ze Spal­te zu mar­kie­ren, kli­cken Sie auf den Buch­sta­ben im Spal­ten­kopf. Kli­cken Sie dann auf der Re­gis­ter­kar­te „Start“auf die Schalt­flä­che „Text­um­bruch“.

Ist der um­bro­che­ne Text in man­chen Zei­len nicht voll­stän­dig sicht­bar, hat Ex­cel die be­tref­fen­den Zei­len auf ei­ne be­stimm­te Hö­he fest­ge­legt. In die­sem Fall mar­kie­ren Sie die Zei­le(n) und kli­cken auf dem Re­gis­ter „Start“auf „For­mat -> Zei­len­hö­he au­to­ma­tisch an­pas­sen“.

Den Text in den Spal­ten „Dich­ter & Den­ker“und „Be­wer­tung“un­se­res Bei­spiels hat Ex­cel am un­te­ren Zel­len­rand aus­ge­rich­tet – schö­ner wä­re ei­ne Aus­rich­tung am obe­ren Rand. Mar­kie­ren Sie mit ei­nem Klick auf den Spal­ten­kopf „A“die ers­te Spal­te und dann bei ge­drück­ter Strg-Tas­te und Klick auf Spal­ten­kopf „C“die drit­te Spal­te. Kli­cken Sie auf dem „Start“-Re­gis­ter in der Funk­ti­ons­grup­pe „Aus­rich­tung“auf „Oben aus­rich­ten“.

Nor­ma­ler­wei­se ent­fernt Ex­cel bei Zah­len die Null in der zwei­ten Nach­kom­ma­stel­le, doch bei Wäh­rungs­an­ga­ben ist die üb­li­che Darstel­lung mit zwei Nach­kom­ma­stel­len wün­schens­wert. Wie Ex­cel ein­ge­ge­be­ne Zah­len in ei­ner Zel­le an­zeigt, stel­len Sie auf der Re­gis­ter­kar­te „Start“mit den Schalt­flä­chen in der Grup­pe „Zahl“ein. Mar­kie­ren Sie in Ih­rer Ta­bel­le die Zel­len mit Wäh­rungs­an­ga­ben, und wäh­len Sie in der Grup­pe „Zahl“oben im Aus­klapp­feld „Wäh­rung“– schon stellt Ex­cel die Be­trä­ge mit zwei Nach­kom­ma­stel­len und Eu­ro­zei­chen dar.

Nor­ma­ler­wei­se ist im Aus­klapp­me­nü in der Grup­pe „Zah­len“das For­mat „Stan­dard“vor­ein­ge­stellt. Wer­den ein­ge­ge­be­ne Wer­te – so wie im Fal­le der Wäh­rungs­an­ga­ben aus Schritt 5 – nicht wie ge­wünscht an­ge­zeigt, ist ei­ne Än­de­rung des For­mats nö­tig. Ne­ben „Wäh­rung“stellt Ex­cel wei­te­re Zah­len­for­ma­te be­reit, et­wa „Da­tum kurz“für Ka­len­der­ein­trä­ge wie „24.06.2017“, „Da­tum lang“für Ein­trä­ge nach dem Mus­ter „Sams­tag, 24. Ju­ni 2017“so­wie „Zeit“für Uhr­zeit­an­ga­ben wie „12:45:34“. Bei Aus­wahl von „Pro­zent“mul­ti­pli­ziert Ex­cel den Zell­wert mit 100 und zeigt das Er­geb­nis mit ei­nem Pro­zent­zei­chen an. In Zel­len, die als „Text“for­ma­tiert sind, be­han­delt Ex­cel al­le Ein­ga­ben – auch Zah­len und Ter­mi­ne – als Text.

Ent­spricht kei­nes der vor­de­fi­nier­ten Zah­len­for­ma­te Ih­ren An­for­de­run­gen, neh­men Sie per Klick auf den Pfeil rechts un­ten in der Grup­pe „Zahl“auf der Me­nü­leis­te in­di­vi­du­el­le For­ma­tie­rungs­ein­stel­lun­gen vor.

Da­ten­rei­hen von Ex­cel ver­voll­stän­di­gen las­sen

Ob fort­lau­fend num­me­rier­te Spal­ten, Zah­len­rei­hen, Uhr­zei­ten oder Da­tums­an­ga­ben – Ex­cel kann Ih­nen mit au­to­ma­ti­schen Aus­füll­funk­tio­nen viel Ar­beit er­spa­ren. Das Pro­gramm un­ter­stützt Sie beim Ein­ge­ben von Da­ten durch das au­to­ma­ti­sche Be­fül­len der Zel­len, die ei­nem be­stimm­ten Mus­ter fol­gen. Be­schrif­ten Sie bei­spiels­wei­se ei­ne Spal­te mit dem Mo­nats­na­men Ja­nu­ar, wer­den (wie nach­fol­gend be­schrie­ben) die üb­ri­gen Mo­na­te bis De­zem­ber von Ex­cel für Sie ein­ge­tra­gen.

Ge­ben Sie ei­nen Wert in ei­ne Zel­le ein, und set­zen Sie den Maus­zei­ger dann auf das klei­ne Qua­drat rechts un­ten in der Um­ran­dung der Zel­le. Der Zei­ger wird zum Kreuz. Hal­ten Sie nun die lin­ke Maus­tas­te ge­drückt und fah­ren Sie ei­ne oder meh­re­re Zel­len nach oben, un­ten, links oder rechts. So­bald Sie die Maus­tas­te los­las­sen, be­füllt Ex­cel ent­spre­chend dem In­halt der Aus­gangs­zel­le die über­fah­re­nen Zel­len. Das ist et­wa prak­tisch, um gleich­ge­blie­be­ne Wer­te schnell in meh­re­re Fol­ge­mo­na­te ein­zu­tra­gen.

Be­nö­ti­gen Sie für ei­ne Zei­le oder Spal­te ei­ne be­stimm­te Da­ten­rei­he, schrei­ben Sie zwei auf- oder ab­stei­gen­de Zah­len in be­nach­bar­te Zel­len, bei­spiels­wei­se die Zahl 5 in die Zel­le A1 und 6 in Zel­le B1. Mar­kie­ren Sie die bei­den Zel­len mit der Maus, set­zen Sie den Maus­zei­ger auf das Qua­drat rechts un­ten in der Zel­len­um­ran­dung, und zie­hen Sie die Mar­kie­rung über die lee­ren Zel­len nach rechts oder nach un­ten. Ex­cel er­gänzt dann die Da­ten­rei­he au­to­ma­tisch mit 7, 8 und so wei­ter.

Auch Zah­len­rei­hen mit Ab­stän­den wie 2, 5, 8... oder 12,7, 12,1, 11,5... wer­den von Ex­cel er­gänzt. Zu­dem ver­ar­bei­tet Ex­cel Da­tums­wer­te. Schrei­ben Sie ein Da­tum oder ei­nen Mo­nats­na­men in ei­ne Zel­le und zie­hen Sie die­se über das Qua­drat in der Ecke un­ten rechts auf, zählt Ex­cel ent­spre­chend wei­ter. Zeit­li­che Ab­stän­de wie Wo­chen- oder Mo­nats­sprün­ge kann Ex­cel für Sie fort­füh­ren, wenn Sie zwei Zel­len mit Da­tums­wer­ten be­fül­len, mar­kie­ren und dann über das Qua­drat auf­zie­hen.

Beim Zie­hen zeigt der Maus­zei­ger in ei­nem Recht­eck an, wel­cher Wert an der je­wei­li­gen Zel­len­po­si­ti­on ein­ge­fügt wird, wenn Sie die Maus­tas­te los­las­sen. Da­durch kön­nen Sie leicht prü­fen, wie weit Sie zie­hen müs­sen und ob Ex­cel die Zah­len­rei­he in Ih­rem Sin­ne an­legt.

Zel­len­in­hal­te ko­pie­ren, ein­fü­gen und su­chen

In­hal­te aus Zel­len ko­pie­ren, aus­schnei­den, ein­fü­gen, su­chen und er­set­zen – Ex­cel macht es Ih­nen sehr ein­fach, in Ta­bel­len ein­ge­ge­be­ne Da­ten zu über­ar­bei­ten.

Zel­len las­sen sich mit der Maus an ei­ne an­de­re Stel­le auf dem Ta­bel­len­blatt ver­schie­ben oder ko­pie­ren. Da­zu mar­kie­ren Sie ei­ne Zel­le oder meh­re­re an­gren­zen­de Zel­len zu­nächst mit der Maus. Be­we­gen Sie den Maus­zei­ger dann an den Rand der zu ver­schie­ben­den Zel­le, bis der Zei­ger zu ei­nem Pfeil­kreuz wird, das in al­le vier Rich­tun­gen weist. Drü­cken Sie nun die lin­ke Maus­tas­te, zie­hen Sie die Zel­le(n) an die ge­wünsch­te Po­si­ti­on und las­sen Sie die Maus­tas­te wie­der los. Drü­cken Sie beim Ver­schie­ben zu­sätz­lich die Strg-Tas­te, so ko­piert Ex­cel die Zel­len.

Nor­ma­ler­wei­se über­schreibt Ex­cel beim Ver­schie­ben und Ko­pie­ren in den Ziel­zel­len vor­han­de­ne In­hal­te. Ex­cel kann Zel­len je­doch auch so ver­schie­ben, dass kei­ne In­hal­te im Ziel ver­lo­ren ge­hen. Im Bei­spiel möch­ten wir „Mül­ler“aus Zel­le B2 in die April-Spal­te an die Stel­le von „Mitsch“set­zen, die üb­ri­gen Na­men sol­len nach links rü­cken. Da­zu mar­kie­ren Sie die Zel­le B2, fah­ren an den Zel­len­rand, bis das Pfeil­kreuz er­scheint, und hal­ten die lin­ke Maus­tas­te und die Shift-Tas­te ge­drückt. Beim Be­we­gen der Maus wird der Zei­ger zum Ein­fü­ge­bal­ken, der die Po­si­ti­on mar­kiert, vor oder über der Ex­cel die In­hal­te ein­fügt. Im Bei­spiel set­zen Sie den Ein­fü­ge­bal­ken zwi­schen die Zel­len E2 und F2, und las­sen nun die Mau­sund die Shift-Tas­te los.

Möch­ten Sie zu­vor mar­kier­te Zel­len ko­pie­ren und an an­de­rer Stel­le auf Ih­rem Ta­bel­len­blatt, in ein an­de­res Ta­bel­len­blatt oder ei­ne an­de­re Ar­beits­map­pe wie­der ein­fü­gen, kli­cken Sie auf „Start“und dann links auf „Ko­pie­ren“. Schnel­ler geht es mit der Tas­ten­kom­bi­na­ti­on Strg-C. Sol­len die Zel­len nicht ko­piert, son­dern aus­ge­schnit­ten wer­den, geht das mit „Aus­schnei­den“oder der Tas­ten­kom­bi­na­ti­on Strg-X. Ex­cel mar­kiert den ko­pier­ten oder aus­ge­schnit­te­nen Be­reich mit ei­nem ge­stri­chel­ten Rah­men.

Wäh­len Sie per Klick ins ge­wünsch­te Ta­bel­len­blatt ei­ne Zel­le als lin­ke obe­re Ecke des Ein­fü­ge­be­reichs aus. Kli­cken Sie dann auf „Start -> Ein­fü­gen“Schnel­ler geht es mit dem Tas­ten­kom­bi­na­ti­on Strg-V. Ex­cel setzt die Zel­len ein.

Ne­ben den ein­ge­füg­ten Zel­len blen­det Ex­cel ein Zwi­schen­ab­la­ge­sym­bol mit ei­nem Pfeil schwe­bend über dem Ar­beits­blatt ein. Kli­cken Sie dar­auf, so er­scheint ei­ne Mi­ni-Pa­let­te mit Ein­fü­ge­optio­nen zum An­kli­cken. Bei­spiels­wei­se kann Ex­cel die ur­sprüng­li­che For­ma­tie­rung der Zel­len ent­fer­nen oder bei­be­hal­ten, Rah­men lö­schen oder statt der Zel­len­in­hal­te nur die da­hin­ter lie­gen­den For­meln ko­pie­ren.

Zum schnel­len Auf­fin­den von Text in Zel­len ge­hen Sie auf „Start -> Su­chen und Aus­wäh­len -> Su­chen“. Tip­pen Sie den Such­be­griff ein und prü­fen Sie nach ei­nem Klick auf „Op­tio­nen“die Such­vor­ein­stel­lun­gen. Klicks auf „Wei­ter­su­chen“bringt Sie der Rei­he nach zu den Fund­stel­len. Möch­ten Sie ge­fun­de­nen Text er­set­zen las­sen, kli­cken Sie auf „Er­set­zen“. Tra­gen Sie bei „Er­set­zen durch“den neu­en Text ein, und ge­hen Sie auf „Al­le er­set­zen“.

Wenn Sie in be­nach­bar­te Zel­len län­ge­re Textin­hal­te schrei­ben, sind Ih­re Ein­ga­ben oft un­über­sicht­lich. So­bald die Text­län­ge über die Brei­te ei­ner Zel­le hin­aus­geht, ver­deck­ten die In­hal­te der be­nach­bar­ten Zel­le den Text und ein Teil da­von ist nicht mehr sicht­bar. Sie könn­ten nun ein­fach die Spal­te, in der Ihr Text steht, durch Ver­schie­ben der Trenn­li­nie in der Spal­ten­über­schrift ver­brei­tern, doch da­durch wür­de die be­tref­fen­de Spal­te über­pro­por­tio­nal groß, und die Ta­bel­le wirkt un­gleich­mä­ßig.

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