Alle E-mails sichern, archivieren, umziehen
Mailstore Home hat sich zum Sicherungsprogramm privater E-mails schlechthin entwickelt. Das Backup schafft Speicherplatz bei Freemailern, macht Dateianhänge durchsuchbar und hilft, Nachrichten in andere Postfächer zu verschieben – alles mit dem Gratis-too
So wie man sich um die Datensicherung seiner persönlichen Dateien, Dokumente, Fotos und anderer wichtiger Inhalte selbst kümmern muss, so gilt das auch für die eigenen Mails. Die Verantwortung dafür, dass nichts verloren geht, liegt auch hier in Ihren Händen. Abhängig von der Art, Konfiguration und Größe des Postfachs hat der Provider nicht einmal die Möglichkeit, bei einem etwaigen Verlust zu helfen.
Genau das übernimmt Mailstore Home, indem das Programm Backups Ihrer elektronischen Nachrichten erstellt. Darüber hinaus bietet die Software weitere Funktionen: So lassen sich alle Mails inklusive Dateianhang dank Indizierung blitzschnell durchsuchen. Weil zudem viele FreemailAnbieter den Speicherplatz der Postfächer auf ein oder zwei Gbyte begrenzen, können Sie ältere Nachrichten vom Server löschen, nachdem Sie sie mit Mailstore Home gesichert haben. Für mehr Speicherplatz als Alternative verlangen die Mailanbieter meist zwischen drei und fünf Euro pro Monat, also bis zu 60 Euro pro Jahr. Schließlich erleichtert Mailstore Home den Wechsel des Mailprogramms beispielsweise von Outlook zu Thunderbird (auf HEFTDVD) oder umgekehrt, den Umzug auf einen neuen PC und den Wechsel des Mailproviders.
Voraussetzungen und Installation von Mailstore Home
Mailstore Home (auf HEFT-DVD) unterstützt alle gängigen Szenarien privater E-mails. Das schließt „Internet“postfächer wie
Gmail, GMX oder Web.de ebenso ein wie alle Accounts auf Basis der üblichen Mailprotokolle Imap und POP3 sowie Office 365. Unterstützt werden zudem lokal installierte Programme: Dazu zählen unter anderem Mozilla Thunderbird, alle Outlookversionen von 2003 bis 2019 und Windows (Live) Mail von Microsoft. Zudem unterstützt und verarbeitet Mailstore Home Archive im PST, EML und weiteren Dateiformaten, das ist wichtig für die genannten Wechselszenarien.
Das Programm lässt sich auf zweierlei Arten installieren: zum einen wie gewohnt auf dem Windows-rechner, zum zweiten als portable Version auf einem Usbstick oder einem anderen Datenträger. Mehr zur zweiten Variante lesen Sie im Kasten auf Seite 55. Normalerweise wählen Sie beim Setup die Option „Installieren auf diesem Rechner“und bestätigen mit „Installieren –› Fertigstellen –› Fertigstellen“. Nach dem Setup startet das Backupprogramm automatisch und schlägt als Speicherort für die Archive den Unterordner „Mailstore Home“
„Die Sicherung von E-mails ist genauso wichtig wie ein regelmäßiges Backup persönlicher Dokumente und Fotos.“
im „Dokumente“verzeichnis von „Eigene Dateien“auf der Festplatte vor. Übernehmen Sie mit „Start“den Archivordner oder ändern ihn, falls gewünscht.
Backup konfigurieren und die erste Mailsicherung durchführen
Zum Sichern der elektronischen Nachrichten klicken Sie auf der Startseite von Mailstore Home auf „Emails archivieren“. Nun kommt es darauf an, welche Postfächer Sie sichern möchten und ob Sie Ihre Mails online über den Browser oder mit einem PCProgramm wie Outlook oder Thunderbird verwalten.
Zum Archivieren eines Onlinekontos tippen Sie unter „Profil erstellen“bei „Emailkonto“Ihre Mailadresse ein – beispielsweise Ihre Gmail oder Gmxadresse – und fahren mit „Start“fort. Nach Eingabe Ihres Mailkennworts bestätigen Sie mit „OK“; daraufhin erscheint die Meldung, dass ein neues Profil erstellt wurde. Der Ausdruck „Profil“wird hier wie bei Backuptools üblich für eine bestimmte Sicherungsaufgabe gewählt. Die Profilbezeichnung können Sie über die Taste F2 beliebig ändern. Die Sicherung selbst starten Sie, indem Sie doppelt auf den jeweiligen Eintrag in der Profile-liste klicken.
Die „manuelle Konfiguration der Servereinstellungen“im Dialog für die Passworteingabe oder die „Erweitert“schaltfläche mit Imap beziehungsweise Pop3postfach benötigen Sie in der Regel nicht. Beachten Sie aber, dass einige Mailprovider – zum Beispiel Google – eine zusätzliche Autorisierung verlangen, die Sie in einem weiteren Browserfenster über „Zulassen“erteilen. Das Erstellen des ersten kompletten Backups kann bei einem Onlinekontos einige Zeit in Anspruch nehmen, weil dabei sämtliche Inhalte inklusive der Mailanhänge heruntergeladen werden. Das dauert je nach Datenmenge und Internetverbindung seine Zeit.
Rufen Sie Ihre Mails mit Outlook oder Thunderbird (auf HEFT-DVD) ab, kann Mailstore Home auch die ohnehin schon lokal gespeicherten Daten archivieren. Bei dieser Variante archivieren Sie sämtliche Postfächer, die Sie mit dem installierten Mailprogramm verwalten, mit nur einem Profil. So lassen sich auch mehr als drei Mailaccounts mit der Home-version sichern. Zum Einrichten klicken Sie in Mailstore Home wieder auf „Emails archivieren“, nun aber auf „Microsoft Outlook“beziehungsweise „Mozilla Thunderbird“und bestätigen die weiteren Schritte, um das BackupProfil zu erstellen. Die Archivierung selbst starten Sie wieder per Doppelklick.
Feinschliff an den Archiven: Eigenschaften und Indizierung
Das Umbenennen der Profilbezeichnungen über die F2-taste kennen Sie bereits. Daneben bietet Mailstore Home weitere Einstel
lungen, die Sie durch Markieren eines Profils gefolgt von einem Klick auf „Eigenschaften –› Weiter“aufrufen. Über „Ordner“legen Sie fest, welche Unterverzeichnisse eines Postfachs in die Sicherung eingezogen oder welche ausgeschlossen werden sollen. Bei „Filter“lässt sich über Zeiträume beziehungsweise das Datum definieren, welche Nachrichten zu sichern sind.
Die „Löschen“option ist wichtig, wenn der Onlinespeicherplatz eines Kontos knapp ist. Voreingestellt ist, dass Mailstore Home eigenständig nichts löscht. Über die Schaltfläche mit den drei Punkten rechts daneben stehen verschiedene Löschoptionen nach der Archivierung zur Verfügung. Damit Sie – wie im nächsten Abschnitt beschrieben – nicht nur die archivierten Mails, sondern auch die gespeicherten Dateianhänge durchsuchen können, schließen Sie diese in die Indizierung durch Mailstore Home ein. Dazu klicken Sie auf der Programmoberfläche auf „Verwaltung“und beim Suchindex auf „Ändern“. Aktivieren Sie alle Kästchen für die verschiedenen Textdateiformate und ergänzen Sie darunter gegebenenfalls weitere, indem Sie „rtf“(für „Rich Text Format“), „pdf“(für „Portable Document Format“) oder „ppt“beziehungsweise „pptx“(für Powerpointanhänge) eingeben. Bestätigen Sie mit „OK –› OK –› Index neu aufbauen“.
Je nach zusätzlichem Dateiformat müssen Sie unter Umständen noch sogenannte Filter installieren: Die Details erläutert der Hersteller in seiner Onlinehilfe (https:// help.mailstore.com/de/home) unter „Verwaltung“. Weitere Unterstützung bei Problemen finden Sie zudem in der deutsch
sprachigen User Community unter https:// community.mailstore.com/de.
Weil die Home-variante keine automatische Sicherung nach Zeitplan zulässt, empfehlen wir, durch Anklicken eines Profils mit der rechten Maustaste über das Kontextmenü eine Desktop-verknüpfung anzulegen. Diese haben Sie eher im Blick, das Backup ist dann per Doppelklick schnell ausgeführt.
Alternativ automatisieren Sie das Sichern Ihrer Mails, indem Sie in Windows 10 die „Aufgabenplanung“starten, darin rechts auf „Einfache Aufgabe erstellen“klicken und dem Einrichtungsassistenten folgen. Wichtig ist, im vierten Schritt die Option „Programm starten“auszuwählen und im folgenden Fenster in die Zeile unter „Programm/skript“den kompletten Link der zuvor erstellten Desktop-verknüpfung zu kopieren. Die Rückfrage beantworten Sie mit „Ja –› Fertigstellen“.
Die Suchfunktionen: So finden Sie Nachrichten und Anhänge
Die Suchfunktion von Mailstore Home ist insbesondere wichtig, wenn Sie ältere Nachrichten aus Platzgründen vom Providerserver löschen und diese dann nur noch als Backup vorliegen.
In der Aufgabenleiste links zeigt die Software sämtliche angelegten Archive inklusive Unterordnern wie Posteingang, Postausgang, Spam und so weiter. Durch diese Nachrichten können Sie wie im Browser oder Mailprogramm manuell navigieren. Darüber hinaus stellt Mailstore Home drei Suchoptionen zur Verfügung: links oben das Feld für die „Schnellsuche im Archiv“, in der Mitte der Aufgaben links die Funktion „Emails suchen“und schließlich oben rechts „Suchen in Email“.
Die Schnellsuche ist am schnellsten, vorausgesetzt man ist mit den wichtigsten Suchparametern vertraut: Dazu zählen das Sternchen (*) als Trunkierungszeichen für beliebige Buchstaben, die Suche von Phrasen innerhalb von Anführungszeichen wie bei Google und die Einschränkung nach Feldern wie „subject:xy“(also die Suche nach „xy“in der Betreffzeile). Beispiele und Erklärungen finden Sie wieder in der Onlinehilfe beim Anbieter.
„Emails suchen“bietet im Wesentlichen die gleichen Funktionen, hier aber bequem über Menü- und Dialogfenster. Wichtig für die Suche in Dateianhängen ist, dass diese wie beschrieben in den Suchindex aufgenommen worden sind.
„Suchen in Email“schließlich hebt den Suchbegriff innerhalb eines Mailtextes hervor, nachdem Sie eine einzelne Nachricht durch Anklicken markiert haben. Diese Funktion ist in langen und vielfach weitergeleiteten Mails nützlich.