MICROSOFT OFFICE TIPPS UND TRICKS
Microsoft hat in O ce 2010/13 viele kleine Funktionen versteckt, mit denen sich die Programme nach Ihren persönlichen Anforderungen optimieren lassen. Wir zeigen Ihnen diese praktischen Tipps und Tricks.
EXCEL 2010 ❯ Umbruch erzwingen
Manche Einträge in Zellen werden oft recht lang und dadurch Tabellen schnell unübersichtlich. Sie sollten in einem solchen Fall besser einen Zeilenumbruch in einer Zelle durchführen bzw. erzwingen. Markieren Sie die gewünschte Zelle. Klicken Sie dann im Register Start in der Gruppe Ausrichtung auf das Symbol Zeilenumbruch. Jetzt passt sich der Inhalt dynamisch an die Zellenbreite an. Auch beim Verändern der Spaltenbreite passt sich der Inhalt jeweils an. Um einen manuellen Zeilenumbruch innerhalb einer Zelle zu erzeugen, klicken Sie zunächst an die Stelle, an der Ihr Umbruch statt nden soll. Erzwingen Sie dann den Umbruch mit der Tastenkombination [Alt] + [Enter].
OUTLOOK 2010 ❯ Gesendete Objekte & Elemente
In Outlook ab Version 2010 entstehen immer wieder Irritationen bei den Ordnern „Gesendete Objekte“und „Gesendete Elemente“. Das liegt daran, dass die Entwickler den Ordner für gesendete E-Mails in 2007 „Gesendete Objekte“genannt hatten. In Outlook 2010 hat man den Ordernamen ohne ersichtlichen Grund in „Gesendete Elemente“umbenannt. Wenn Sie die PSTDatei aus der Version Outlook 2007 nach Outlook 2010 importiert haben, sind beide Ordner vorhanden. Gesendete E-Mails landen jetzt alle in dem Ordner Gesendete Elemente. Wenn Sie sich wundern, dass der Ordner Postausgang meistens leer ist: Hier werden Ihre E-Mails nur so lange aufbewahrt, bis sie gesendet sind. Wenn der Postausgang nach dem Senden von E-Mails nicht leer ist, sollten Sie die dort übriggebliebenen E-Mails einmal kontrollieren. Entweder Sie haben die Übermittlung verzögert oder die E-Mail ist zu groß. Das sind die häu gsten Verzögerungsgründe.
OUTLOOK 2013 ❯ Schnellbausteine
Für Texte, die Sie des Öfteren benötigen, wurden in älteren Versionen unterschiedliche Signaturen mit diesen Texten angelegt. Das ist nicht mehr möglich. Sie können zwar mehrere Signaturen anlegen, aber pro E-Mail können Sie nur eine Signatur verwenden. Hier scha en die Schnellbausteine Abhilfe. In diesen Bausteinen können Sie Texte, Tabellen und Gra ken hinterlegen, die Sie dann bei Bedarf in Ihre E-Mails einfügen. Erstellen Sie eine neue E-Mail. Tippen Sie den Text und andere Elemente, die Sie häu g benötigen, in Ihre E-Mail ein. Markieren Sie anschließend den Text und eventuelle Tabellen und Gra ken. Aktivieren Sie dann das Registerblatt Einfügen und klicken Sie dort in der Gruppe Text auf das Symbol Schnellbausteine. Wählen Sie im dann eingeblendeten Auswahlmenü den Befehl Auswahl im Schnellbausteinkatalog speichern. Das Dialogfenster Neuen Baustein erstellen wird eingeblendet. Tippen Sie in das Feld Name einen aussagekräftigen Namen ein. Klicken Sie anschließend auf die Schalt
äche OK. Dieser Schnellbaustein ist jetzt gespeichert und kann in jeder E-Mail angewandt werden. Wenn Sie in einer neuen E-Mail in den Textbereich gehen
nden Sie im Register Einfügen mit einem Klick auf das Symbol Schnellbausteine den angelegten Text wieder und übernehmen ihn mit einem Mausklick auf den entsprechenden Eintrag. Eine weitere Möglichkeit zum Ein-
fügen des Textbausteins: Tippen Sie die ersten Buchstaben des Namens Ihres Textbausteins ein und betätigen Sie dann die [Enter]-Taste. Nun erscheint der Schnellbaustein in Ihrer E-Mail. Wenn Sie mehrere Schnellbausteine erstellen, wird es mit der Übersicht schwierig. Dann hilft Ihnen ein kleiner Trick weiter. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen der Schnellbausteine. Wählen Sie im dann eingeblendeten Kontextmenü den Befehl Organisieren und löschen aus. Das Dialogfenster Organizer für Bausteine wird eingeblendet. Wählen Sie den gewünschten Baustein aus und klicken Sie dann auf die Schalt äche Einfügen. In diesem Dialogfenster können Sie auch bei Bedarf nicht genutzte Bausteine löschen. Zum Ändern eines bestehenden Bausteins fügen Sie diesen zunächst in eine neue E-Mail ein. Führen Sie dann die Änderungen durch und speichern Sie den Baustein unter dem gleichen Namen. Der bestehende Baustein wird dann, nachdem Sie die Rückmeldung zum Ändern bestätigt haben, gespeichert.
WORD ❯ Der Navigationsbereich
Der Navigationsbereich von Word bietet viele Möglichkeiten, um Ihre Dokumente zu verwalten. Um den Navigationsbereich ausreizen zu können, müssen Sie mit den Formatvorlagen für Überschriften arbeiten. Formatieren Sie die Überschriften Ihres Dokuments mit den dort bereitgestellten Überschriftformaten. Stellen Sie dazu die Schreibmarke in eine der Überschriften und klicken Sie in der Gruppe Formatvorlagen auf die Überschrift 1. Sie können auch die weiteren Überschriften („Überschrift 2“etc.) nutzen und erhalten dann in einem großen mehrseitigen Dokument eine sehr gute Gliederung. Zum Einschalten der Navigation aktivieren Sie das Registerblatt Ansicht und klicken dort in der Gruppe Anzeigen auf das Kontrollkästchen Navigationsbereich. Er wird dann im linken Bereich des Word-Fensters angezeigt. Ein weiterer Vorteil beim Arbeiten mit Überschriften: Sie können alle Überschriften mit einem Mausklick automatisch nummerieren. Klicken Sie dazu im Register Start in der Gruppe Absatz auf das Symbol Liste mit mehreren Überschriften. Wählen Sie dort die Listenbibliothek aus, die mit dem Eintrag 1 Überschrift 1 beginnt. Jetzt wird Ihr Dokument durchnummeriert. Wenn Sie jetzt zu einer bestimmten Überschrift in Ihrem Dokument wechseln wollen, klicken Sie die entsprechende Überschrift im Navigationsbereich an. Das ist eine Option, die bei großen Dokumenten sehr praktisch ist. Hier nun noch ein weiterer sehr praktischer Vorteil: Möchten Sie einen Bereich verschieben, wählen Sie nur die gewünschte Überschrift aus und verschieben diese mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Stelle in der Navigation. Der komplette Inhalt unter dieser Überschrift wird mit verschoben. Nach dieser Aktion werden alle Überschriften im Dokument automatisch neu nummeriert. Noch ein Tipp zum Navigationsbereich: Im Register Ergebnis werden die Tre er angezeigt, die Sie in das Fenster Dokument durchsuchen eintippen. Bereits ab dem ersten Buchstaben beginnt die Suche und die Ergebnisse werden im Navigationsbereich angezeigt und im Dokument gelb markiert. Bei mehreren Tre ern klicken Sie im Navigationsbereich auf das gesuchte Ergebnis. Das Dokument wird dann an der entsprechenden Stelle angezeigt. Peter Schnoor/hl