Mi­cro­soft Of­fice: Tipps und Tricks

PCgo - - Editorial - Pe­ter Sch­noor/hl

Mi­cro­soft hat in O ce vie­le klei­ne Funk­tio­nen ver­steckt, mit de­nen sich die Pro­gram­me nach Ih­ren per­sön­li­chen An­for­de­run­gen op­ti­mie­ren las­sen – wir zei­gen Ih­nen die­se prak­ti­schen Tipps und Tricks.

EX­CEL ❯ Fens­ter tei­len

Bei um­fang­rei­chen Ta­bel­len lie­gen die Be­rei­che, die zu be­ar­bei­ten sind, und die Er­geb­nis­be­rei­che weit aus­ein­an­der. Da­mit Sie in sol­chen Ta­bel­len die Er­geb­nis­se im Blick be­hal­ten, soll­ten Sie das Ta­bel­len­fens­ter tei­len. Bei sehr um­fang­rei­chen Ta­bel­len kön­nen Sie das Ta­bel­len­blatt in bis zu vier Be­rei­che auf­tei­len. Der Vor­teil ge­gen­über dem Fi­xie­ren liegt dar­in, das Sie in die­sen Be­rei­chen un­ab­hän­gig von­ein­an­der scrol­len kön­nen. Um zum Bei­spiel ei­ne weit ent­fern­te Er­geb­nis­zei­le vom Rest der Ta­bel­le zu tei­len, kli­cken Sie in die Spal­te A der Zei­le, in der das Er­geb­nis steht. Ak­ti­vie­ren Sie das Re­gis­ter An­sicht und kli­cken Sie in der Grup­pe Fens­ter auf das Sym­bol Tei­len. Schon ha­ben Sie Ihr Fens­ter in zwei Be­rei­che ge­teilt. Sie kön­nen die Tei­lungs­bal­ken mit ge­drück­ter lin­ker Maus­tas­te ver­schie­ben. Um ei­ne Tei­lung rück­gän­gig zu ma­chen, kli­cken Sie noch­mals auf das Sym­bol Tei­len oder füh­ren Sie ei­nen Dop­pel­klick auf den Tei­lungs­bal­ken aus. Die je­wei­li­ge Mar­kie­rung in der Ta­bel­le bil­det die lin­ke obe­re Ecke des neu­en Tei­lungs­fens­ters. Wenn Sie mit der Tei­lung vier Fens­ter er­zeu­gen wol­len, kli­cken Sie in die ge­wünsch­te Zei­le und Spal­te, in der die Tei­lung statt nden soll.

OUT­LOOK ❯ Das schnel­le Le­se-Lay­out

Bei klei­ne­ren Bild­schir­men kann der Le­se­be­reich für die E-Mails sehr klein wer­den. Be­vor Sie jetzt an­fan­gen, die Brei­ten der Fens­ter ma­nu­ell so ein­zu­stel­len, dass Sie den Le­se­be­reich sinn­voll nut­zen kön­nen, gibt es ei­nen ein­fa­chen Trick. Kli­cken Sie in der Sta­tus­leis­te des

Postein­gangs auf das Sym­bol Le­sel­ay­out. Jetzt wird die lin­ke Spal­te für die Ord­ner­dar­stel­lung und die rech­te Spal­te für die Auf­ga­ben­dar­stel­lung aus­ge­blen­det und der Le­se­be­reich ent­spre­chend er­wei­tert. Um wie­der al­le Spal­ten zu se­hen kli­cken Sie in der Sta­tus­leis­te auf das Sym­bol Nor­mal. So kön­nen Sie kom­for­ta­bel zwi­schen die­sen bei­den An­sich­ten wech­seln.

EX­CEL ❯ Meh­re­re Ta­bel­len an­zei­gen

Hin und wie­der muss man an meh­re­ren Ta­bel­len par­al­lel ar­bei­ten. Da­mit Sie nicht stän­dig zwi­schen den Ta­bel­len­an­sich­ten hin- und her­schal­ten müs­sen ist es zweck­mä­ßig, dass Sie al­le be­nö­tig­ten Ta­bel­len ne­ben­ein­an­der auf dem Bild­schirm se­hen. Wenn Sie ei­ne Ta­bel­le aus ei­ner an­de­ren Ar­beits­map­pe gleich­zei­tig auf dem Bild­schirm se­hen möch­ten, müs­sen Sie zu­nächst die zwei­te Ar­beits­map­pe ö nen. Ak­ti­vie­ren Sie dann das Re­gis­ter An­sicht. Kli­cken Sie in der Grup­pe Fens­ter auf das Sym­bol Al­le an­ord­nen. Das Dia­log­fens­ter Fens­ter an­ord­nen wird ein­ge­blen­det. Hier bie­tet sich die Op­ti­on Ver­ti­kal an. Ak­ti­vie­ren Sie die­se Op­ti­on und kli­cken Sie an­schlie­ßend auf die Schalt äche OK. Jetzt wer­den die ge­wünsch­ten Ta­bel­len aus den ak­ti­vier­ten Ar­beits­map­pen ne­ben­ein­an­der an­ge­zeigt. Um wie­der nur ei­ne Ta­bel­le zu se­hen, ak­ti­vie­ren Sie die­se und kli­cken auf das Sym­bol Ma­xi­mie­ren. Was aber, wenn Sie meh­re­re Ta­bel­len aus ei­ner ein­zi­gen Ar­beits­map­pe se­hen wol­len? Auch das ist kein Pro­blem. Kli­cken Sie da­zu im Re­gis­ter An­sicht auf das Sym­bol Neu­es Fens­ter. Wäh­len Sie an­schlie­ßend das

Sym­bol Al­le an­ord­nen aus. Ent­schei­den Sie sich für die Auf­tei­lung Un­ter­teilt, Ho­ri­zon­tal, Ver­ti­kal oder Über­lap­pend. Be­tä­ti­gen Sie ab­schlie­ßend die Schalt äche OK. Sie se­hen auf dem Bild­schirm jetzt zwei­mal die­sel­be Ta­bel­le aus der geö ne­ten Ar­beits­map­pe. Sie müs­sen jetzt nur auf ei­ner Bild­schirm­sei­te ei­ne an­de­re Ta­bel­le aus­wäh­len, dann ha­ben Sie bei­de Ta­bel­len aus ei­ner Ar­beits­map­pe im Blick und kön­nen die­se be­ar­bei­ten.

OUT­LOOK ❯ Die An­sicht des Postein­gangs über­sicht­lich re­du­zie­ren

Wenn der Postein­gang über­quillt, wird es un­über­sicht­lich. Sie könn­ten der Un­über­sicht­lich­keit mit Un­ter­ord­nern Ein­halt ge­bie­ten. Schnel­le Über­sicht­lich­keit ge­währ­leis­tet aber auch die­ser Trick. Ak­ti­vie­ren Sie im E-Mail-Be­reich das Re­gis­ter An­sicht. Kli­cken Sie in der Grup­pe Ak­tu­el­le An­sicht auf das Sym­bol An­sichts­ein­stel­lun­gen. Das Dia­log­fens­ter Er­wei­ter­te An­sichts­ein­stel­lun­gen wird ein­ge­blen­det. Kli­cken Sie in die­sem Dia­log­fens­ter auf die Schalt äche Sor­tie­ren. Wäh­len Sie im dar­auf­hin ein­ge­blen­de­ten Fens­ter im ers­ten Aus­wahl­feld Sor­tie­ren nach den Ein­trag Er­hal­ten aus und kli­cken Sie dann auf die Op­ti­on Ab­stei­gend. Be­stä­ti­gen Sie die Ein­ga­ben je­weils mit OK. Falls Ih­re Da­ten jetzt noch nicht nach dem Da­tum grup­piert sind, kli­cken Sie auf den Aus­wahl­pfeil ne­ben der Spal­ten­über­schrift Da­tum. Wäh­len Sie im dann ein­ge­blen­de­ten Un­ter­me­nü den Be­fehl In Grup­pen an­zei­gen. Jetzt wird Ihr Postein­gang grup­piert. Da­bei wer­den die Grup­pen Heu­te, Ges­tern, Letz­te Wo­che, Vor­letz­te Wo­che, Vor­vor­letz­te Wo­che, Letz­ter Mo­nat und Äl­ter er­zeugt. Der Trick liegt jetzt dar­in, die Grup­pen zu re­du­zie­ren. Am ein­fachs­ten kli­cken Sie in der Grup­pe An­ord­nung auf das Sym­bol Er­wei­tern, Re­du­zie­ren und wäh­len im Un­ter­me­nü den Be­fehl Al­le Grup­pen re­du­zie­ren aus. Schon ha­ben Sie nur noch die Grup­pen­be­zeich­nun­gen im Blick. Die Grup­pe, die Sie nä­her be­trach­ten wol­len, er­wei­tern Sie mit ei­nem Klick auf das klei­ne Drei­eck rechts von der Grup­pe. Schon wer­den al­le E-Mails die­ser Grup­pe dar­ge­stellt. Mit ei­nem wei­te­ren Klick auf die­ses Drei­eck wird die Grup­pe wie­der re­du­ziert und Sie kön­nen die nächs­te Grup­pe er­wei­tern.

WORD ❯ Do­ku­men­te ver­glei­chen

Wenn Sie ein Word Do­ku­ment in zwei un­ter­schied­li­chen Va­ri­an­ten ge­spei­chert ha­ben, kön­nen Sie die­se mit­ein­an­der ver­glei­chen. Zum Tes­ten die­ses Tricks be­nö­ti­gen Sie zwei Word Do­ku­men­te. Bei dem zwei­ten Do­ku­ment ha­ben Sie schon Er­gän­zun­gen an­ge­fügt. Die­ses Do­ku­ment ist jetzt das ak­ti­ve Do­ku­ment. Um die­se Do­ku­men­te mit­ein­an­der zu ver­glei­chen, ak­ti­vie­ren Sie die Schalt äche Über­prü­fen. Kli­cken Sie auf das Sym­bol Ver­glei­chen. Im jetzt ein­ge­blen­de­ten Un­ter­me­nü kli­cken Sie noch­mals auf Ver­glei­chen. Im Dia­log­fens­ter Do­ku­men­te ver­glei­chen wäh­len Sie als Ori­gi­nal­do­ku­ment die ers­te Da­tei. Als über­ar­bei­te­tes Do­ku­ment wäh­len Sie Da­tei 2. Im Be­reich Än­de­run­gen an­zei­gen in ak­ti­vie­ren Sie das Op­ti­ons­käst­chen Ori­gi­nal­do­ku­ment. Mit ei­nem Klick auf die Schalt äche OK wer­den die Än­de­run­gen im Ori­gi­nal­do­ku­ment an­ge­zeigt. In der Grup­pe Än­de­run­gen kön­nen Sie je­de Än­de­rung an­neh­men und ab­leh­nen.

Die Funk­ti­on Tei­len teilt Ih­re Ta­bel­le in bis zu vier Be­rei­che auf. Sie kön­nen in die­sen Be­rei­chen bei­spiels­wei­se un­ab­hän­gig von­ein­an­der scrol­len.

Links: Scha en Sie sich durch das Re­du­zie­ren von Ka­te­go­ri­en ei­nen über­sicht­li­chen Postein­gang.

Rechts: Über den Do­ku­men­ten­ver­gleich brin­gen Sie Do­ku­men­te auf ei­nen ein­heit­li­chen Stand.

Über die­se Op­ti­on kön­nen Sie sich meh­re­re Ta­bel­len­blät­ter gleich­zei­tig und in ver­schie­de­nen aus­wähl­ba­ren Po­si­tio­nen zu­ein­an­der auf dem Bild­schirm an­zei­gen las­sen.

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