Microsoft Office: Tipps und Tricks
Microsoft hat in O ce viele kleine Funktionen versteckt, mit denen sich die Programme nach Ihren persönlichen Anforderungen optimieren lassen – wir zeigen Ihnen diese praktischen Tipps und Tricks.
EXCEL ❯ Fenster teilen
Bei umfangreichen Tabellen liegen die Bereiche, die zu bearbeiten sind, und die Ergebnisbereiche weit auseinander. Damit Sie in solchen Tabellen die Ergebnisse im Blick behalten, sollten Sie das Tabellenfenster teilen. Bei sehr umfangreichen Tabellen können Sie das Tabellenblatt in bis zu vier Bereiche aufteilen. Der Vorteil gegenüber dem Fixieren liegt darin, das Sie in diesen Bereichen unabhängig voneinander scrollen können. Um zum Beispiel eine weit entfernte Ergebniszeile vom Rest der Tabelle zu teilen, klicken Sie in die Spalte A der Zeile, in der das Ergebnis steht. Aktivieren Sie das Register Ansicht und klicken Sie in der Gruppe Fenster auf das Symbol Teilen. Schon haben Sie Ihr Fenster in zwei Bereiche geteilt. Sie können die Teilungsbalken mit gedrückter linker Maustaste verschieben. Um eine Teilung rückgängig zu machen, klicken Sie nochmals auf das Symbol Teilen oder führen Sie einen Doppelklick auf den Teilungsbalken aus. Die jeweilige Markierung in der Tabelle bildet die linke obere Ecke des neuen Teilungsfensters. Wenn Sie mit der Teilung vier Fenster erzeugen wollen, klicken Sie in die gewünschte Zeile und Spalte, in der die Teilung statt nden soll.
OUTLOOK ❯ Das schnelle Lese-Layout
Bei kleineren Bildschirmen kann der Lesebereich für die E-Mails sehr klein werden. Bevor Sie jetzt anfangen, die Breiten der Fenster manuell so einzustellen, dass Sie den Lesebereich sinnvoll nutzen können, gibt es einen einfachen Trick. Klicken Sie in der Statusleiste des
Posteingangs auf das Symbol Leselayout. Jetzt wird die linke Spalte für die Ordnerdarstellung und die rechte Spalte für die Aufgabendarstellung ausgeblendet und der Lesebereich entsprechend erweitert. Um wieder alle Spalten zu sehen klicken Sie in der Statusleiste auf das Symbol Normal. So können Sie komfortabel zwischen diesen beiden Ansichten wechseln.
EXCEL ❯ Mehrere Tabellen anzeigen
Hin und wieder muss man an mehreren Tabellen parallel arbeiten. Damit Sie nicht ständig zwischen den Tabellenansichten hin- und herschalten müssen ist es zweckmäßig, dass Sie alle benötigten Tabellen nebeneinander auf dem Bildschirm sehen. Wenn Sie eine Tabelle aus einer anderen Arbeitsmappe gleichzeitig auf dem Bildschirm sehen möchten, müssen Sie zunächst die zweite Arbeitsmappe ö nen. Aktivieren Sie dann das Register Ansicht. Klicken Sie in der Gruppe Fenster auf das Symbol Alle anordnen. Das Dialogfenster Fenster anordnen wird eingeblendet. Hier bietet sich die Option Vertikal an. Aktivieren Sie diese Option und klicken Sie anschließend auf die Schalt äche OK. Jetzt werden die gewünschten Tabellen aus den aktivierten Arbeitsmappen nebeneinander angezeigt. Um wieder nur eine Tabelle zu sehen, aktivieren Sie diese und klicken auf das Symbol Maximieren. Was aber, wenn Sie mehrere Tabellen aus einer einzigen Arbeitsmappe sehen wollen? Auch das ist kein Problem. Klicken Sie dazu im Register Ansicht auf das Symbol Neues Fenster. Wählen Sie anschließend das
Symbol Alle anordnen aus. Entscheiden Sie sich für die Aufteilung Unterteilt, Horizontal, Vertikal oder Überlappend. Betätigen Sie abschließend die Schalt äche OK. Sie sehen auf dem Bildschirm jetzt zweimal dieselbe Tabelle aus der geö neten Arbeitsmappe. Sie müssen jetzt nur auf einer Bildschirmseite eine andere Tabelle auswählen, dann haben Sie beide Tabellen aus einer Arbeitsmappe im Blick und können diese bearbeiten.
OUTLOOK ❯ Die Ansicht des Posteingangs übersichtlich reduzieren
Wenn der Posteingang überquillt, wird es unübersichtlich. Sie könnten der Unübersichtlichkeit mit Unterordnern Einhalt gebieten. Schnelle Übersichtlichkeit gewährleistet aber auch dieser Trick. Aktivieren Sie im E-Mail-Bereich das Register Ansicht. Klicken Sie in der Gruppe Aktuelle Ansicht auf das Symbol Ansichtseinstellungen. Das Dialogfenster Erweiterte Ansichtseinstellungen wird eingeblendet. Klicken Sie in diesem Dialogfenster auf die Schalt äche Sortieren. Wählen Sie im daraufhin eingeblendeten Fenster im ersten Auswahlfeld Sortieren nach den Eintrag Erhalten aus und klicken Sie dann auf die Option Absteigend. Bestätigen Sie die Eingaben jeweils mit OK. Falls Ihre Daten jetzt noch nicht nach dem Datum gruppiert sind, klicken Sie auf den Auswahlpfeil neben der Spaltenüberschrift Datum. Wählen Sie im dann eingeblendeten Untermenü den Befehl In Gruppen anzeigen. Jetzt wird Ihr Posteingang gruppiert. Dabei werden die Gruppen Heute, Gestern, Letzte Woche, Vorletzte Woche, Vorvorletzte Woche, Letzter Monat und Älter erzeugt. Der Trick liegt jetzt darin, die Gruppen zu reduzieren. Am einfachsten klicken Sie in der Gruppe Anordnung auf das Symbol Erweitern, Reduzieren und wählen im Untermenü den Befehl Alle Gruppen reduzieren aus. Schon haben Sie nur noch die Gruppenbezeichnungen im Blick. Die Gruppe, die Sie näher betrachten wollen, erweitern Sie mit einem Klick auf das kleine Dreieck rechts von der Gruppe. Schon werden alle E-Mails dieser Gruppe dargestellt. Mit einem weiteren Klick auf dieses Dreieck wird die Gruppe wieder reduziert und Sie können die nächste Gruppe erweitern.
WORD ❯ Dokumente vergleichen
Wenn Sie ein Word Dokument in zwei unterschiedlichen Varianten gespeichert haben, können Sie diese miteinander vergleichen. Zum Testen dieses Tricks benötigen Sie zwei Word Dokumente. Bei dem zweiten Dokument haben Sie schon Ergänzungen angefügt. Dieses Dokument ist jetzt das aktive Dokument. Um diese Dokumente miteinander zu vergleichen, aktivieren Sie die Schalt äche Überprüfen. Klicken Sie auf das Symbol Vergleichen. Im jetzt eingeblendeten Untermenü klicken Sie nochmals auf Vergleichen. Im Dialogfenster Dokumente vergleichen wählen Sie als Originaldokument die erste Datei. Als überarbeitetes Dokument wählen Sie Datei 2. Im Bereich Änderungen anzeigen in aktivieren Sie das Optionskästchen Originaldokument. Mit einem Klick auf die Schalt äche OK werden die Änderungen im Originaldokument angezeigt. In der Gruppe Änderungen können Sie jede Änderung annehmen und ablehnen.