EI­GE­NE FOR­MU­LA­RE MIT WORD ER­STEL­LEN

For­mu­la­re kom­men im­mer dann zum Ein­satz, wenn Vor­dru­cke oder Form­blät­ter nach ei­ner fes­ten Vor­ga­be aus­zu­fül­len sind. Mit Word kön­nen Sie For­mu­la­re nicht nur er­stel­len, son­dern auch di­rekt am Bild­schirm aus­fül­len. Durch ei­nen For­mu­lar­schutz sor­gen Sie da­fü

PCgo - - Praxis - Pe­ter Sch­noor/hl

1 Ei­ne Do­ku­men­ten­vor­la­ge für die wei­te­re Ver­wen­dung er­stel­len

Da­mit Ih­nen das Do­ku­ment mit den For­mu­lar­fel­dern je­der­zeit zur Ver­fü­gung steht, le­gen Sie für Ihr For­mu­lar zu­nächst ei­ne Do­ku­ment­vor­la­ge an. Wäh­len Sie da­zu die Me­nü­schrit­te Da­tei, Neu, Lee­res Do­ku­ment, Er­stel­len. Das neue Do­ku­ment spei­chern Sie gleich als Vor­la­ge ab. Ak­ti­vie­ren Sie da­zu das Re­gis­ter Da­tei. Wäh­len Sie dort den Be­fehl Spei­chern und sen­den aus. Kli­cken Sie auf den Be­fehl Da­tei­typ än­dern und dann auf das Sym­bol Vor­la­ge. Mit ei­nem Klick auf Spei­chern un­ter wer­den Sie nach dem Datei­na­men für die Vor­la­ge ge­fragt. Ge­ben Sie den Datei­na­men For­mu­lar­vor­la­ge ein, und kli­cken Sie dann auf Spei­chern. Ab so­fort ar­bei­ten Sie in der neu­en Do­ku­men­ten­vor­la­ge. Wenn Sie be­reits mit Word 2016 ar­bei­ten nden Sie den Spei­cher­be­fehl für die Vor­la­ge im Re­gis­ter Da­tei, Ex­por­tie­ren.

2 Aus­rich­ten der For­mu­lar­fel­der mit­hil­fe von Ta­bel­len

In die­sem Bei­spiel soll ein For­mu­lar zur Auf­nah­me von Kon­tak­ten er­stellt wer­den. Schrei­ben Sie da­her als Über­schrift in Ih­re Vor­la­ge: Kon­tak­te er­fas­sen. Be­tä­ti­gen Sie dann die [En­ter]-Tas­te. Um Fel­der in ei­nem For­mu­lar ge­nau zu po­si­tio­nie­ren, bie­ten sich Ta­bel­len an. Ak­ti­vie­ren Sie im Men­üband das Re­gis­ter Ein­fü­gen. Kli­cken Sie in der Grup­pe Ta­bel­le auf das gleich­na­mi­ge Sym­bol. Im nächs­ten Me­nü wäh­len Sie den Be­fehl Ta­bel­le ein­fü­gen. Das Dia­log­fens­ter wird ein­ge­blen­det. Se­lek­tie­ren Sie ei­ne Ta­bel­le mit zwei Spal­ten und sechs Zei­len. Mit ei­nem Klick auf OK wird die Ta­bel­le er­stellt. In der lin­ken Spal­te sol­len die Be­zeich­nungs­fel­der ste­hen. Tip­pen Sie da­her in die lin­ken Zel­len der Ta­bel­le un­ter­ein­an­der ein: An­re­de, Na­me, Da­tum Da­ten­er­he­bung, Voll­jäh­rig, Bild, Al­le Da­ten er­fasst. In die rech­te Spal­te kom­men die For­mu­lar­fel­der, mit de­nen das For­mu­lar spä­ter ge­füllt wer­den soll. Schrei­ben Sie un­ter­halb der Ta­bel­le: Bit­te al­le be­kann­ten Da­ten aus­fül­len. Nicht be­kann­te Da­ten müs­sen spä­ter nach­ge­reicht wer­den. Freie Be­mer­kun­gen:. Der Be­reich für die frei­en Be­mer­kun­gen wird spä­ter frei­ge­ge­ben, wäh­rend der Rest des For­mu­lars ge­schützt wird, so­dass dort nur For­mu­lar­fel­der aus­ge­füllt wer­den.

3 In­halts­steu­e­r­ele­men­te zur For­mu­la­rer­stel­lung ver­füg­bar ma­chen

Mit den neu­en In­halts­steu­e­r­ele­men­ten in Word ab der Ver­si­on 2010 ist ein For­mu­lar schnell er­stellt. Sie kön­nen oh­ne Pro­gram­mier­kennt­nis­se er­stellt und so­fort ein­ge­setzt wer­den. Denn al­le kryp­ti­schen Schrit­te er­fol­gen au­to­ma­tisch im Hin­ter­grund und muss Sie nicht in­ter­es­sie­ren. Al­ler­dings wird das Re­gis­ter­blatt Ent­wick­ler­tools zum Er­zeu­gen die­ser Steu­e­r­ele­men­te be­nö­tigt. Die­ses Re­gis­ter­blatt ist stan­dard­mä­ßig nicht ak­ti­viert. Kli­cken Sie des­halb auf das Re­gis­ter­blatt Da­tei und wäh­len dann den Be­fehl Op­tio­nen aus. In den Op­tio­nen wäh­len Sie die Ka­te­go­rie Men­üband an­pas­sen. Set­zen Sie im Be­reich Men­üband an­pas­sen ein Häk­chen

in das Kon­troll­käst­chen Ent­wick­ler­tools. Mit ei­nem Klick auf die Schalt äche OK wird das Re­gis­ter­blatt Ent­wick­ler­tools im Men­üband ein­ge­blen­det.

4 Er­stel­lung ei­nes Kom­bi­na­ti­ons­fel­des zur Ein­ga­be von va­ria­blen Da­ten

Kom­bi­na­ti­ons­fel­der er­leich­tern dem An­wen­der die Ein­ga­be von Da­ten. Für die An­re­de in un­se­rem For­mu­lar bie­tet sich ein sol­ches Feld an. Kli­cken Sie des­halb in der Ta­bel­le in die rech­te Spal­te ne­ben An­re­de:. Akt­vie­ren Sie das Re­gis­ter­blatt Ent­wick­ler­tools. In der Grup­pe Steu­e­r­ele­men­te nden Sie die be­nö­tig­ten In­halts­steu­e­r­ele­men­te. Kli­cken Sie hier auf das Sym­bol Kom­bi­na­ti­ons­feld-In­halts­steu­e­r­ele­ment. Es wird in das Ta­bel­len­feld über­nom­men. Sie müs­sen jetzt noch fest­le­gen, wel­che Wer­te in dem Kom­bi­na­ti­ons­feld zur Ver­fü­gung ste­hen. Ak­ti­vie­ren Sie da­zu in der Grup­pe Steu­e­r­ele­men­te den Be­fehl Ei­gen­schaf­ten. Das Fens­ter Ei­gen­schaf­ten von In­halts­steu­e­r­ele­men­ten wird ein­ge­blen­det. Tip­pen Sie in das Feld Ti­tel den Ein­trag An­re­de ein. Set­zen Sie dann ein Häk­chen in das Käst­chen Das In­halts­steu­e­r­ele­ment kann nicht ge­löscht wer­den. Die­sen Ein­trag soll­ten Sie auch bei al­len fol­gen­den For­mu­lar­fel­dern vor­neh­men. Das Käst­chen Der In­halt kann nicht be­ar­bei­tet wer­den darf nicht ak­ti­viert sein (Häk­chen raus). Mit­hil­fe der Schalt äche Hin­zu­fü­gen fü­gen Sie die be­nö­tig­ten Ein­trä­ge für das Steu­e­r­ele­ment ein: Frau, Herr, Fir­ma, Amt, Bü­ro, Re­dak­ti­on, Un­be­kannt. Kli­cken Sie an­schlie­ßend auf die Schalt äche OK. Mo­men­tan steht in dem Steu­e­r­ele­ment Wäh­len Sie ei­nen Ein­trag aus. Die­se Vor­be­le­gung wan­deln Sie mit ei­nem Maus­klick auf das Sym­bol Ent­wurfs­an­sicht um. Än­dern Sie jetzt die Vor­be­le­gung auf den Text: Wäh­len Sie ei­ne An­re­de aus. Kli­cken Sie noch­mals auf das Sym­bol Ent­wurfs­an­sicht. Jetzt steht der ein­ge­ge­be­ne Text in dem Kom­bi­na­ti­ons­feld. Auch in den fol­gen­den Steu­e­r­ele­men­ten kön­nen Sie die Vor­be­le­gung auf die eben er­klär­te Art und Wei­se än­dern.

5 Ein Text-In­halts­steu­e­r­ele­ment für For­ma­tie­run­gen er­stel­len

Die Textin­halts­steu­e­r­ele­men­te tei­len sich in zwei Ar­ten auf. Zum ei­nen gibt es das Nur-Text-In­halts­steu­e­r­ele­ment, das nur For­ma­tie­run­gen am ge­sam­ten Text­ein­trag er­laubt. Um ein­zel­ne Text­tei­le for­ma­tie­ren zu kön­nen, gibt es das Rich-Text-Steu­e­r­ele­ment. Für das Feld Na­me reicht das Nur-Text-Steu­e­r­ele­ment. Set­zen Sie die­ses Feld in die ent­spre­chen­de Zel­le der Ta­bel­le ein. Im Ent­wurfs­mo­dus pas­sen Sie die Vor­ga­be­be­schrei­bung an. Mit­hil­fe der Ei­gen­schaf­ten ver­ge­ben Sie den Ti­tel für das Steu­e­r­ele­ment. Sie soll­ten auch bei die­sen Steu­e­r­ele­men­ten da­für sor­gen, dass die­se nicht ge­löscht wer­den kön­nen. Mit der Op­ti­on Wa­gen­rück­läu­fe zu­las­sen ha­ben Sie die Mög­lich­keit, meh­re­re Ab­sät­ze in die­sem Steu­e­r­ele­ment zu er­lau­ben.

6 Das For­mu­lar­feld für die Da­tums­aus­wahl de­fi­nie­ren

Für das Auf­nah­me­da­tum er­stel­len Sie das Da­tums­aus­wahl-Steu­e­r­ele­ment in der ent­spre­chen­den Ta­bel­len­zel­le. Wäh­len Sie über den Be­fehl Ei­gen­schaf­ten im Be­reich Da­tum wie folgt an­zei­gen das For­mat der Da­tums­an­zei­ge. In der spä­te­ren Funk­ti­on wird Ih­nen mit ei­nem Maus­klick auf die­ses Feld ein Ka­len­der ein­ge-

blen­det, mit des­sen Hil­fe Sie ein Da­tum durch An­kli­cken aus­wäh­len kön­nen. Durch Be­tä­ti­gen der Schalt

äche OK wird das Steu­e­r­ele­ment er­zeugt.

7 Ein Kon­troll­käst­chen für spä­te­re Be­stä­ti­gun­gen ein­fü­gen

Kon­troll­käst­chen die­nen zur Be­stä­ti­gung von be­stimm­ten Sach­ver­hal­ten. Das ist für die Fra­ge nach der Voll­jäh­rig­keit nutz­bar. Nut­zen Sie hier das Kon­troll­käst­chen­steu­e­r­ele­ment. Schal­ten Sie die Ei­gen­schaf­ten zu die­sem Steu­e­r­ele­ment ein, kön­nen Sie hier ein ei­ge­nes Sym­bol für Ak­ti­vie­rung und De­ak­ti­vie­rung ein­ge­ben. Das glei­che Pro­ze­de­re gilt für die Ab­fra­ge im For­mu­lar, ob al­le Da­ten er­fasst sind.

8 Auch Bil­der kön­nen in ei­nem For­mu­lar­feld dar­ge­stellt wer­den

Ein sehr ein­fach zu be­die­nen­des, aber sehr e ekt­vol­les Steu­e­r­ele­ment ist das Bild­in­halts­steu­e­r­ele­ment. Nach­dem die­ses For­mu­lar­feld in die Zel­len ne­ben Bild ein­ge­setzt ist, wird per Maus­klick auf das Sym­bol in der Mit­te des Steu­e­r­ele­ments das Ex­plo­rer-Fens­ter ein­ge­blen­det, und Sie wäh­len ein Bild aus. Wei­te­re Ein­stel­lun­gen sind für die­ses Steu­e­r­ele­ment nicht not­wen­dig.

9 Platz­hal­ter für die Ein­ga­be von frei­em Text ein­fü­gen

In die­sem Fall müs­sen Sie vor dem Schutz des For­mu­lars ei­nen Ab­schnitts­um­bruch ein­fü­gen. Sie kön­nen dann be­stimm­te Ab­schnit­te des For­mu­lars frei­ge­ben und an­de­re Ab­schnit­te sper­ren. Um Ab­schnit­te in ei­nem For­mu­lar zu er­zeu­gen, stel­len Sie die Schreib­mar­ke zu­nächst an die Stel­le des Do­ku­ments, wo ein neu­er Ab­schnitt ent­ste­hen soll. In un­se­rem For­mu­lar z.B. un­ter­halb des Text­ein­trags Freie Be­mer­kun­gen. Ak­ti­vie­ren Sie das Re­gis­ter­blatt Sei­ten­lay­out. Kli­cken Sie hier in der Grup­pe Sei­te ein­rich­ten auf den Be­fehl Um­brü­che. Wäh­len Sie im ein­ge­blen­de­ten Un­ter­me­nü im Be­reich Ab­schnitts­um­brü­che den Be­fehl Fort­lau­fend aus. Schon ha­ben Sie ei­nen neu­en Ab­schnitt er­zeugt.

10 For­mu­lar schüt­zen, dass nur For­mu­lar­fel­der aus­ge­füllt wer­den

Da­mit der Auf­bau des For­mu­lars nicht ver­än­dert wer­den kann, muss es ge­schützt wer­den. Da­zu müs­sen Sie sich im Re­gis­ter­blatt Ent­wick­ler­tools be nden. Kli­cken Sie dort in der Grup­pe Schüt­zen auf das Sym­bol Be­ar­bei­tung ein­schrän­ken. Ak­ti­vie­ren Sie im ein­ge­blen­de­ten Ar­beits­be­reich das Käst­chen Be­ar­bei­tung s ein­schrän­kun­gen. Wäh­len Sie an­schlie­ßend aus dem Aus­wahl feld Aus­fül­len von For­mu­la­ren. Kli­cken Sie dann auf den dar­un­ter lie­gen­den Be­fehl Ab­schnit­te aus­wäh­len. Das Dia­log­fens­ter Ab­schnitt schüt­zen wird ein­ge­blen­det. Neh­men Sie den Ha­ken aus dem Kon­troll­käst­chen Ab­schnitt 2 her­aus. Kli­cken Sie dann auf die Schalt äche OK und im Ar­beits­be­reich auf den Be­fehl Ja, Schutz jetzt an­wen­den. In der an­schlie­ßen­den Pass­wort­ab­fra­ge kön­nen Sie bei Be­darf noch ein Pass­wort ein­ge­ben, und schon ist das For­mu­lar fer­tig.

Durch das Spei­chern als Vor­la­ge steht Ih­nen je­der­zeit ein lee­res For­mu­lar zur Ver­fü­gung.

Links: Erst mit dem Ein­blen­den der Re­gis­ter­kar­te Ent­wick­ler­tools kön­nen Sie auf die Lis­te der Steu­e­r­ele­men­te zu­grei­fen.

Rechts: Mit ei­nem Kom­bi­na­ti­ons­feld er­leich­tern Sie dem An­wen­der die Ein­ga­be von Da­ten, da hier gleich meh­re­re Vor­ga­ben zur Ver­fü­gung ste­hen.

Im Da­tums­steu­e­r­ele­ment su­chen Sie das ge­wünsch­te Da­tum aus. Stan­dard­mä­ßig wird das ak­tu­el­le Da­tum vor­ge­schla­gen.

Rechts: Mit dem Bild­in­halts­steu­e­r­ele­ment las­sen sich auch Bil­der ein­fü­gen.

Über die­se Ab­fra­ge- und Be­stä­ti­gungs­fens­ter schüt­zen Sie ein­zel­ne Ab­schnit­te Ih­res For­mu­lars.

Links: Wäh­len Sie ein Kon­troll­käst­chen wie zum Bei­spiel zur Be­stä­ti­gung der Voll­jäh­rig­keit.

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