Rathaus zieht Lehren aus Betrugsskandal

Spezialfirma hat Abläufe im Langenfelder Gebäudemanagement bewertet. Erkenntnisse für gesamte Stadtverwaltung

LANGENFELD Der im Februar im Rathaus aufgeflogene Betrugsskandal hat Spuren hinterlassen. Neben dem finanziellen Schaden hat er Schwachstellen der Stadtverwaltung bloßgelegt. Wie berichtet, soll ein Mitarbeiter des städtischen Gebäudemanagements fast 20 Jahre lang unbemerkt 1,9 Millionen Euro für sich abgezweigt haben. Bürgermeister Frank Schneider hat danach Kontrollmechanismen verstärkt und Spezialisten der Firma „Weisse & Kollegen“(W&K) aus Hamburg verwaltungsinterne Abläufe und Strukturen für nötige Veränderungen bewerten lassen. „Es geht nicht nur ums Gebäudemanagement. Das Gutachten wird auf das gesamte Rathaus übertragen“, betonte Schneider in der Ratssitzung, wo W&K-Mitarbeiter Patrick Roßkothen einen Zwischenbericht gab.

Ausgangspunkt ist indes der Betrugsskandal im Gebäudemanagement mit der Frage, wie dies fast zwei Jahrzehnte lang unentdeckt bleiben konnte. Nach Schneiders Angaben soll der unmittelbar gefeuerte, aber geständige Ex-Mitarbeiter bei der Vergabe von Instandhaltungsarbeiten Rechnungen mit Briefköpfen nicht existierender Unternehmen über nicht erbrachte Handwerksarbeiten erstellt haben. Er nutzte laut Schneider die Regelung aus, dass er kleinere Arbeiten frei vergeben konnte. Bis Mitte letzten Jahres lag diese Kostengrenze bei 3000 Euro, seither ist sie auf 1200 Euro festgelegt.

Roßkothen hatte im Langenfelder Gebäudemanagement unter 33 dort üblichen Abläufen die zehn mit dem größten Betrugsrisiko behafteten Tätigkeiten genauer unter die Lupe genommen. Vor allem konzentrierte er sich dabei auf die Vergabe von Aufträgen an Handwerksfirmen und die Abrechnung der damit verbundenen Kosten. Bei jährlich bis zu 15.000 Rechnungen im Gebäudemanagement reicht nach Roßkothens Angaben das Vier-Augen-Prinzip als Kontrollmechanismus nur sehr bedingt. „Landauf, landab sind in den Verwaltungen vor allem Schnittstellen schwierig zu kontrollieren“, berichtete der Gutachter. „Ob zum Beispiel ein Schaden da war und behoben wurde.“

Eben diese Schwachstelle sowie das Vertrauen seiner Kollegen hatte der betrügerische Mitarbeiter des Gebäudemanagements ausgenutzt, wenn er kleinere Handwerksarbeiten ohne aufwändiges Verfahren frei an Scheinfirmen vergab. Ist beispielsweise eine beschädigte Tür in einer Schultoilette zu ersetzen, würde laut Bürgermeister Schneider eine formelle Vergabe den Gesamtbetrag in die Höhe treiben. Mangels Bauabnahme blieben die Betrügereien bis zu einer internen Kontrolle im Februar unentdeckt.

Laut Schneider gilt bei den als Konsequenz dieses Betrugs veränderten Abläufen im Gebäudemanagement: „So viel Kontrolle wie nötig und sinnvoll, soviel gegenseitiges Vertrauen wie möglich.“Verbessert wurde bereits die Dokumentationspflicht – etwa mit Fotos von den Bauarbeiten. Roßkothen bezeichnete solch eine Dokumentation zu jeder Rechnung als wichtig, „um wenigstens stichprobenartig überprüfen zu können, ob eine Leistung vollbracht wurde und die Höhe des Betrags gerechtfertigt ist“.

In das neue elektronische Vergabeverfahren werden laut Schneider auch Auftragsvergaben unterhalb der genannten Kostengrenze dokumentiert. Auf diese Daten hätten dann Mitarbeiter verschiedener Dienststellen im Rathaus Zugriff. Die Plausibilitätsprüfung von Firmendaten werde mit dem Buchungssystem der Stadtkasse verknüpft. Bestehende Firmendatenbanken sollen engmaschiger kontrolliert werden als bisher. Zuständigkeiten von Mitarbeitern sollen rotieren, wo es sinnvoll ist. Zudem seien zur Überprüfung von Abläufen im Rathaus zwei zusätzliche Stellen besetzt worden.