Digitale Rechnungen haben Fußangeln
Kleine und mittlere Unternehmen verstoßen gegen Archivierungsvorschriften. Das rächt sich bei Betriebsprüfungen.
KREIS METTMANN Das Horrorszenario jagt jedem Handwerker oder Inhaber eines kleinen bis mittleren Unternehmens einen gehörigen Schrecken ein: Betriebsprüfung des Finanzamtes für die Jahre 2015 und 2016 – und weil die digital gestellten Lieferanten-Rechnungen falsch abgelegt wurden, weil obendrein zu der Rechnung gehörende Mails sogar gelöscht und nicht ordnungsgemäß archiviert wurden, werden eingekaufte Produkte und Dienstleistungen rückwirkend nicht als Betriebsausgaben anerkannt.
Addiert macht das in dem fiktiven Fall einen Betrag von 820.000 Euro an Kosten, die steuerlich nicht mehr geltend gemacht werden können. Das wirkt sich sofort auf die Umsatzsteuer-Abrechnung aus und steigert den bisher um diese Kosten geminderten Gewinn. Die Steuererklärung muss geändert werden. Eine empfindlich hohe Steuernachzahlung wäre die Folge.
„Wir haben da eine offene Flanke“, sagt der Hauptgeschäftsführer der Kreishandwerkerschaft, Martin Lindemann. Beim Umgang mit elektronisch erzeugten Rechnungen müssten die Betriebe ihre bisherige Praxis überprüfen und unter Umständen ändern.
Kam bislang eine Rechnung in Form einer PDF-Datei, dann druckten die meisten Empfänger diese aus und hefteten sie samt Zahlbeleg in den Aktenordner. Schon falsch! Denn um Manipulationen an digital gestellten Rechnung erkennen zu können, fordern Gesetzgeber und Finanzverwaltung die Aufbewah- rung im ursprünglichen Format. Ausdrucken ist erlaubt, sofern das PDF erhalten bleibt.
Mehr noch: Falls in der begleitenden Mail mehr steht als der Satz: „Im Anhang finden Sie unsere Rechnung vom...“, muss auch diese Mail archiviert werden; zum Beispiel, falls sie Hinweise zur Zahlungsfrist oder dem Skonto bei rascher Bezahlung enthält.
Das kann ganz praktische Auswirkungen haben. Zu einer Alarmstimmung sieht Hauptgeschäftsführer Lindemann allerdings keinen Anlass: „Der Steuerberater des jeweiligen Betriebs ist in der Pflicht, die Handwerker als seine Mandanten auf die notwendigen Veränderungen hinzuweisen.“Begleitend gebe es Informationen bei der Kreishandwerkerschaft und den Betriebsberatern der Handwerkskammer.
Die unaufgeregte Position Lindemanns steht im Widerspruch zu den Erzählungen mancher Berater. Die nutzen die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“(GoBD), um zunächst ein Horrorszenario zu zeichnen und dann als Lösung Systeme zur Datenarchivierung anzubieten. Auch hier emp- fiehlt es sich, sorgfältig und in aller Ruhe ein Produkt auszuwählen. „Es gibt nur wenige Lösungen, die wirklich alle Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllen“, weiß Lindemann zu berichten. Und: Man binde sich mit dieser Entscheidung sehr lange an eine Lösung. Steuerunterlagen müssen mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Auf Anfrage unserer Zeitung verweist Franz Lehmkuhl vom nordrhein-westfälischen Finanzministerium darauf, dass die entsprechenden Vorschriften bereits Ende 2014 vom Bundesfinanzministerium überarbeitet wurden. Gültig seien sie für Veranlagungszeiträume ab dem 31. Dezember 2014: „Aus Sicht des Ministeriums der Finanzen NRW ist seitens der Finanzverwaltung die Berücksichtigung der GoBD durch den Steuerpflichtigen im Einzelfall mit Augenmaß zu würdigen.“Damit sei gemeint, dass „eine Verwerfung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung nicht allein damit begründet werden (kann), dass die technischen Anforderungen der GoBD nicht beachtet worden sind.“Wie schwer die Verstöße sind, müsse allerdings im Einzelfall entschieden werden.