Papierloses Rathaus – Digitalisierung hat Priorität

LEICHLINGEN E-Government als elektronische Kommunikation zwischen Bürgern, Unternehmen und Verwaltung soll im Leichlinger Rathaus künftig vieles einfacher, ortsunabhängig und zeitlich flexibel machen: Terminvereinbarungen in der Verwaltung laufen schon übers Internet, hat in der Praxis aber ein Problem: Durch die Digitalisierung von Verwaltungsabläufen wird das Aufgabenvolumen der IT-Stabsstelle des Bürgermeisters in Zukunft deutlich wachsen. Derzeit gibt es für diese Tätigkeiten im Leichlinger Rathaus nur anderthalb Stellen. Zum Vergleich: In Wermelskirchen sind es acht. Als ein Ergebnis seiner Personal-und Organisationsuntersuchung hat Berater Ludwig Heimann deshalb den Mitgliedern des Haupt- und Finanzausschusses empfohlen, diese Kapazitäten deutlich auszubauen. „Die Stadt sollte zeitnah für eine angemessene und dauerhafte Personalausstattung in der IT-Stabsstelle Sorge tragen.“

Eine weitere dringende Empfehlung gab er für das Büro Bürgermeister ab. Die Abläufe von der Erstellung bis zum Versand der Verwaltungsvorlagen an die Politik seien aufwändig und langwierig. Einen Grund sieht der Berater darin, dass die meisten Zustellungen immer noch auf Papier erfolgen. Bei Ratsmitgliedern und sachkundigen Bürgern sind es immerhin noch 45 Prozent. „Wir empfehlen daher, zunächst die Abläufe innerhalb der Verwaltung zu digitalisieren.“Auch die politischen Vertreter und Sitzungsteilnehmer sollen schrittweise auf den papierlosen Sitzungsdienst umgestellt werden. Ziel solle es sein, nach der Kommunalwahl im Jahr 2020 die Unterlagen ausschließlich elektronisch zu verschicken. Mehr Digitalisierung empfiehlt der Berater auch im Bereich „Personalservice“: Die Stadtverwaltung sollte kurzfristig ein vollständig elektronisches Bewerbermanagement einführen, mittelfristig die Personalakten digitalisieren. Eine dringende Empfehlung auch für den Kulturbereich: Eine rechtzeitige Nachfolgeregelung müsse gefunden werden. Schließlich scheidet die derzeitige Mitarbeiterin 2019 aus. „Dadurch wird sichergestellt, dass das gute Kulturprogramm der Stadt unterbrechungsfrei weitergeführt werden kann.“Schließlich lebe diese Arbeit von den Kontakten in die Kulturwelt, die mit der Mitarbeiterin – ohne eingearbeiteten Nachfolger – das Rathaus verließen.