E-Rechnungen boomen
Papier-Rechnungen verursachen enorme Kosten. Inzwischen gibt es kaum noch ein Unternehmen, das seine Buchhaltung in Aktenordnern und Papierform erledigt. Statt dessen kommt Buchhaltungs- und Rechnungserstellungs-Software zum Einsatz. Doch noch immer werden dann die in elektronischer Form erstellten Rechnungen ausgedruckt, in Umschläge gesteckt, frankiert – und beim Empfänger wird dann der Umschlag manuell geöffnet und die Rechnung eingescannt. Deutsche Unternehmen schreiben jedes Jahr rund 32 Milliarden Rechnungen, schätzt die Bundesregierung. Mehr als 90 Prozent davon werden in Papierform gestellt. Das sind bei einer Seite pro Rechnung rund 144.000 Tonnen Schreibpapier, was der Ladung von etwa 48 komplet- ten Güterzügen entspricht. Das Einsparpotenzial beim kompletten Bearbeitungsprozess beläuft sich allein in Deutschland auf Milliardensummen im Jahr. Dennoch liegt der Anteil elektronischer Rechnungen aktuell noch im einstelligen Prozent-Bereich. Eine Umfrage der Wirtschaftsjunioren Deutschland zeigt das Potenzial: Nur neun Prozent der befragten mittelständischen Unternehmen versenden ausschließlich elektronische Rechnungen, 37 Prozent nutzen ausschließlich die Papierform, 48 Prozent beide Versandwege. „Daher suchen immer mehr Unternehmen nach Möglichkeiten, Rechnungen elektronisch zu stellen, zu übertragen und zu verarbeiten. Dieses ‚E-Invoicing‘ senkt Kosten signifikant“, sagt Prof. Dr. Georg Rainer Hofmann, Leiter der Kompetenzgruppe E-Commerce im eco – Verband der Internetwirtschaft. „Damit die digitale Transformation im E-Invoicing gelingt, ist es notwendig, auf europäischer Ebene offizielle und damit verlässliche Standards zu definieren. Auf deren Basis lassen sich offene Systeme konstruieren, mit denen elektronische Rechnungen universell erstellt, übertragen, empfangen, verarbeitet und archiviert werden können“, so Hofmann weiter. Die meisten papierlosen Rechnungen werden derzeit im PDFFormat erstellt und per Anhang an eine E-Mail versandt. Größere Unternehmen nutzen den internationalen Standard Edifact. Zudem haben sich in einigen Branchen separate Lösungen etabliert, etwa der Standard VDA 4938 des Verbandes der deutschen Automobilindustrie (VDA). Ein Vorschlag für hybride Rechnungen ist das Format ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). In hybriden Rechnungen sind die Daten in zwei Komponenten gespeichert, in strukturierter Form als XML-Daten und parallel als direkt lesbare ikonische PDF Daten. Ausgerechnet bei elektronischen Rechnungen prescht der öffentliche Sektor voran. Im Juni legte das Bundesinnenministerium einen Gesetzentwurf vor, der für öffentliche Auftraggeber die Möglichkeit und die Pflicht zu E-Rechnungen vorsieht. Ab Herbst 2018 soll dann entweder das deutsche Format XRechnung oder der neue Standard der Europäischen Norm EN 16931 (CEN TC 434) gelten.
Unternehmen können durch digitale Rechnungserstellung, -versand und -archivierung Kosten in Milliardenhöhe sparen. Europäische Standards entstehen gerade.